Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Faktureringssystemet som hjalp meg å forlate storadvokaturen og beholde klientene mine

Av Diane Mercer, advokat — Solopraksis — Boston, MA

Jeg forlot et firma med 140 advokater etter elleve år. Grunnene var standard: presset om fakturerbare timer, ledelsesdrift, et fagområde jeg hadde vokst fra. Det jeg ikke hadde forutsett, var at infrastrukturen jeg hadde tatt for gitt — faktureringsprogramvare, sekretærstøtte, kundefordringer — ville forsvinne sammen med lønnsslippen.

Mine første tre måneder som soloadvokat var faglig fine og administrativt pinlige. Jeg gjorde utmerket juridisk arbeid. Jeg sporet også fakturerbare timer i et regneark, skrev fakturaer i et Word-dokument og sendte dem på e-post med unnskyldninger for formateringen.

To klienter kom med kommentarer. Én — en småbedriftseier jeg hadde representert i årevis — sa at han alltid hadde antatt at mitt gamle firma hadde et sofistikert faktureringssystem, og lurte på om jeg hadde den samme infrastrukturen nå. En annen klient, en familie som drev en arvesak, spurte hvorfor fakturaen så annerledes ut hver måned.

De var høflige. Fakturaene var inkonsekvente og uprofesjonelle.

De spesifikke problemene med manuell juridisk fakturering

Juridisk fakturering er mer kompleks enn de fleste former for fakturering av profesjonelle tjenester. Problemene jeg håndterte manuelt:

Flere saker per klient. Den samme klienten kan ha en arbeidsrettssak, en kontraktsgjennomgang og en leieforhandling gående samtidig. Hver sak trenger sin egen faktureringslinje. Konsolidert fakturering på tvers av saker skaper forvirring og, av og til, tvister om hvilket arbeid som gjelder hvilket forskudd.

Forskuddssporing. Mange av klientene mine betaler et forskudd. Jeg fakturerer mot det månedlig og ber om påfyll når saldoen faller under en terskel. Å spore forskuddssaldoer manuelt — på tvers av syv klienter samtidig — var en konstant kilde til bekymring. Jeg gjorde to faktureringsfeil på tre måneder som krevde korrigerings-e-poster til klientene.

Klientmiddelregler. Forskuddsmidler må holdes på en atskilt klientkonto og ikke røres før de er opptjent. Regnskapsdisiplinen som kreves er annerledes enn ved vanlig bedriftsfakturering. Å gjøre dette feil skaper risiko for klage til advokatforeningen.

Tidssporing på tvers av oppdrag. Jeg beveger meg mellom klientsaker gjennom dagen. Å rekonstruere fakturerbar tid fra hukommelsen ved ukens slutt er upålitelig. Jeg underfakturerte anslagsvis 15–20 % rett og slett fordi jeg ikke fanget opp tid i arbeidsøyeblikket.

Jeg fant InvoiceFlow etter å ha søkt etter apper som kunne håndtere fakturering per sak med forskuddssporing. Den løste ikke klientmiddelregnskapet (for det bruker jeg dedikert programvare for klientmiddelregnskap), men den løste alt annet.

Den månedlige forskuddsfakturaen

Faktura for en juridisk sak som PDF generert av Invoice Flow app med Professional-malen — firmaets brevhode, advokat- og paralegal-tid, rettsutlegg og saksnummeret
Samme sak som et rent kontoutdrag — saksnummer, advokatnummer, utlegg, klar for advokatkontoret.

For klienter på månedlige forskudd sender jeg en todelt faktura: forespørselen om forskuddspåfyll og den detaljerte faktureringsoversikten.

Saksbasert faktura — [Klientnavn] — [Måned År]:

Påfyllingsbeløpet og gjeldende saldo er eksplisitte på hver faktura. Klienten kan se nøyaktig hvor forskuddet deres står uten en telefonsamtale.

Timefakturaer uten forskudd

For transaksjonsbaserte saker der klienten betaler per faktura i stedet for å holde et forskudd:

Saksfaktura — [Klientnavn] — [Måned År]:

Utlegg er dokumentert atskilt fra juridiske honorarer. Klienter stiller av og til spørsmål ved et samlebeløp — de stiller aldri spørsmål ved spesifiserte kostnader de kjenner igjen.

Fastprisfakturaer

Invoice Flow app fakturaredigerer for en advokat med egen praksis – advokat- og advokatsekretærtimer pluss rettsgebyr og bud-utlegg med saksnummer og advokatbevillingsnummer i egendefinerte felt
Advokat- og sekretærtid pluss utlegg – én saksfaktura, ingen separat refusjonsforespørsel.

Noen saker faktureres bedre til fastpris. Testament- og trustpakker, enkle kontraktsgjennomganger, standard stiftelsesdokumenter:

Juridiske tjenester til fastpris — [Klientnavn] — [Dato]:

Fastprisfakturering er renere for klienter som er ukomfortable med åpne timeavtaler. Omfangsdefinisjonen på fakturaen — «utarbeidelse, gjennomgangsmøte, koordinering av signering» — setter forventninger og begrenser omfangsutglidning.

Bedriftsfakturaer med PO-krav

Små og mellomstore bedriftsklienter med innkjøpsavdelinger krever bedriftsfakturafelt:

Juridiske tjenester — [Firmanavn] — [Måned År]:

Bedriftsklienter med innkjøpsprosesser behandler fakturaer raskere når de kan matche dem mot PO-nummer. Netto 30 blir overholdt. Ad hoc-fakturering uten PO-referanse tar 45–60 dager.

Fakturaer for suksesshonoraroppdrag

Invoice Flow app dokumenter for en advokatpraksis — en bedriftsleiesak, en betalt retainer for arveplan, en gjennomgang av oppstartskontrakt og en betalt tvistesak
Saker, retainere, tvister — hver med sitt saksnummer, ingen praksisstyringspakke nødvendig.

For suksesshonorarsaker der honoraret er en prosentandel av det oppnådde, trenger sluttfakturaen ved forlik nøye dokumentasjon:

Suksesshonoraroppgave — [Klientnavn] — [Dato]:

Det spesifiserte kostnadsvedlegget er avgjørende. Klienter som mottar en avregningsoppgave ved suksesshonorar uten å forstå hva som er trukket fra, vil stille spørsmål som forsinker utbetalingen. Å dokumentere alt på sluttfakturaen, med kostnader vedlagt, forhindrer nesten alle utbetalingstvister.

To år som soloadvokat

Gjeldende praksisnøkkeltall:

Jeg fakturerer mer per måned enn jeg tjente som lønnet advokatfullmektig. Forskjellen er margin — jeg beholder vesentlig mer av det jeg fakturerer.

Den administrative forbedringen har vært betydelig. Jeg har ikke gjort en forskuddssaldofeil på atten måneder. Jeg har ikke bommet på en faktureringssyklus. Jeg sender fakturaer i tide, de ser profesjonelle ut, og klientene behandler dem uten spørsmål.

De to klientene som kommenterte mine tidlige fakturaer er fortsatt klienter. De har aldri nevnt faktureringen igjen.

Hva InvoiceFlow gjør for advokater

Solo- og småfirmaadvokater trenger faktureringssystemer som håndterer fakturering per sak, sporing av forskuddssaldo, utleggslinjeposter, fastprisordninger, bedrifts-PO-felt og avregningsoppgaver ved suksesshonorar. InvoiceFlow tilbyr fakturastrukturen per sak, forespørsler om forskuddspåfyll, utleggsdokumentasjon og bedrifts-PO-feltene som gjør juridisk fakturering profesjonell og konsekvent.

Last ned InvoiceFlow. Bygg saksbaserte fakturamaler. Sett opp forskuddssporing. Slutt å sende Word-dokumentfakturaer og begynn å fakturere som firmaet du har bygget.

Diane Mercer er advokat i solopraksis i Boston, Massachusetts, og tilbyr forretningsjuss, næringseiendom, arbeidsrett og arveplanlegging til små og mellomstore bedrifter og privatpersoner.