Invoice Flow app icon Invoice Flow management Uygulamayı edin
TR

Büyük Hukuk Bürosundan Ayrılmama ve Müvekkillerimi Korumama Yardımcı Olan Faturalandırma Sistemi

Diane Mercer, Avukat — Serbest Büro — Boston, MA

On bir yılın ardından 140 avukatlı bir bürodan ayrıldım. Sebepler alışıldıktı: faturalanabilir saat baskısı, yönetimsel savrulma, artık bana dar gelen bir uzmanlık alanı. Öngöremediğim şey ise doğal karşıladığım altyapının — faturalandırma yazılımı, stajyer desteği, alacak takibi — maaşla birlikte ortadan kalkacağıydı.

Serbest avukatlık yaptığım ilk üç ay mesleki açıdan gayet iyi, idari açıdan ise utanç vericiydi. Mükemmel hukuki iş çıkarıyordum. Aynı zamanda faturalanabilir saatlerimi bir tabloya işliyor, faturaları Word belgesinde yazıyor ve biçimlendirme için özür dileyerek e-postayla gönderiyordum.

İki müvekkil yorum yaptı. Biri — yıllardır temsil ettiğim küçük bir işletme sahibi — eski büromun gelişmiş bir faturalandırma sistemi olduğunu hep varsaydığını ve şimdi aynı altyapıya sahip olup olmadığımı merak ettiğini söyledi. Bir başka müvekkil, bir miras işi yürüten bir aile, faturanın neden her ay farklı göründüğünü sordu.

Kibar davranıyorlardı. Faturalar tutarsız ve profesyonellikten uzaktı.

Manuel Hukuki Faturalandırmanın Özel Sorunları

Hukuki faturalandırma çoğu profesyonel hizmet faturalandırmasından daha karmaşıktır. Manuel olarak yönettiğim sorunlar:

Müvekkil başına birden çok dosya. Aynı müvekkilin eşzamanlı olarak bir iş hukuku dosyası, bir sözleşme incelemesi ve bir kira müzakeresi olabilir. Her dosyanın kendi faturalandırma satırına ihtiyacı vardır. Dosyalar arasında birleştirilmiş faturalandırma kafa karışıklığına ve zaman zaman hangi işin hangi avansa ait olduğuna dair anlaşmazlıklara yol açar.

Avans takibi. Müvekkillerimin çoğu peşin avans öder. Ben aylık olarak bu avansa mahsuben fatura keserim ve bakiye bir eşiğin altına düştüğünde tamamlama talep ederim. Avans bakiyelerini manuel takip etmek — aynı anda yedi müvekkil için — sürekli bir kaygı kaynağıydı. Üç ayda, müvekkile düzeltme e-postası göndermeyi gerektiren iki faturalandırma hatası yaptım.

Emanet hesabı (müvekkil vekâlet hesabı) uyumu. Avans fonları müvekkil emanet hesabında tutulmalı ve hak edilene kadar dokunulmamalıdır. Gereken muhasebe disiplini, genel işletme faturalandırmasından farklıdır. Bunu yanlış yapmak, meslek örgütüne şikâyet riski yaratır.

İşler arasında zaman takibi. Gün boyunca müvekkil dosyaları arasında geçiş yaparım. Faturalanabilir zamanı hafta sonunda hafızadan yeniden kurmak güvenilir değildir. İşin yapıldığı anda zamanı kaydetmediğim için, tahminen %15-20 oranında eksik faturalandırma yapıyordum.

InvoiceFlow’u, avans takibiyle dosya başına faturalandırmayı yönetebilecek uygulamalar ararken buldum. Emanet hesabı muhasebesini çözmedi (bunun için özel bir emanet muhasebe yazılımı kullanıyorum), ama diğer her şeyi çözdü.

Aylık Avans Faturası

Invoice Flow app tarafından Professional şablonuyla oluşturulmuş hukuki dava faturası PDF'i — firma antetli kağıdı, avukat ve paralegal zamanı, mahkeme masrafları ve dava numarası
Aynı dava temiz bir hesap özeti olarak — dava numarası, baro numarası, masraflar, hukuk müşavirliğine hazır.

Aylık avans üzerinden çalışan müvekkiller için iki bölümlü bir fatura gönderiyorum: avans tamamlama talebi ve ayrıntılı faturalandırma özeti.

Dosya Esaslı Fatura — [Müvekkil Adı] — [Ay Yıl]:

Tamamlama tutarı ve güncel bakiye her faturada açıkça belirtilir. Müvekkil, telefon açmadan avansının tam olarak hangi durumda olduğunu görebilir.

Avans Olmadan Saatlik Faturalar

Müvekkilin avans tutmak yerine fatura başına ödeme yaptığı işlem esaslı dosyalar için:

Dosya Faturası — [Müvekkil Adı] — [Ay Yıl]:

Masraflar, hukuki ücretlerden ayrı olarak belgelenir. Müvekkiller bazen toplu bir tutarı sorgular — tanıdıkları kalemlendirilmiş masrafları asla sorgulamazlar.

Sabit Ücretli Dosya Faturaları

Solo bir avukatın Invoice Flow app fatura editörü — avukat ve hukuk asistanı saatleri artı özel alanlarda dava numarası ve baro numarasıyla mahkeme başvuru ve kurye harcamaları
Avukat ve hukuk asistanı zamanı artı harcamalar — tek dava faturası, ayrı bir geri ödeme talebi yok.

Bazı dosyalar sabit ücretle faturalandırmak için daha uygundur. Vasiyet ve vakıf paketleri, basit sözleşme incelemeleri, standart kuruluş belgeleri:

Sabit Ücretli Hukuki Hizmetler — [Müvekkil Adı] — [Tarih]:

Sabit ücretli faturalandırma, ucu açık saatlik düzenlemelerden rahatsız olan müvekkiller için daha nettir. Faturadaki kapsam tanımı — “hazırlık, inceleme görüşmesi, imza koordinasyonu” — beklentileri belirler ve kapsam kaymasını sınırlar.

Satın Alma Talebi Gerektiren Kurumsal Müvekkil Faturaları

Satın alma departmanları olan küçük ve orta ölçekli işletme müvekkilleri, kurumsal fatura alanlarını gerektirir:

Hukuki Hizmetler — [Şirket Adı] — [Ay Yıl]:

Satın alma süreçleri olan kurumsal müvekkiller, faturaları satın alma talebi numaralarıyla eşleştirebildiklerinde daha hızlı işleme alır. 30 günlük vade karşılanır. Satın alma talebi referansı olmayan gelişigüzel faturalandırma 45-60 gün sürer.

Başarı Primi Faturaları

Invoice Flow app bir hukuk bürosunun belgeleri — kurumsal bir kira davası, ödenmiş bir mülk planı paketi, bir girişim sözleşmesi incelemesi ve ödenmiş bir uyuşmazlık davası
Davalar, paketler, uyuşmazlıklar — her biri kendi dava numarasıyla, hiçbir büro yönetimi yazılımı gerektirmeden.

Ücretin, elde edilen tutarın bir yüzdesi olduğu başarı primi dosyalarında, uzlaşma anındaki kapanış faturası dikkatli belgeleme gerektirir:

Başarı Primi Beyanı — [Müvekkil Adı] — [Tarih]:

Kalemlendirilmiş masraf eki kritiktir. Neyin düşüldüğünü anlamadan başarı primi kapanış beyanı alan müvekkiller, ödemeyi geciktirecek sorular soracaktır. Her şeyi kapanış faturasında, masraflar ekli olarak belgelemek, ödeme anlaşmazlıklarının neredeyse tamamını önler.

Serbest Avukat Olarak İki Yıl

Güncel büro göstergeleri:

Maaşlı avukat olarak kazandığımdan daha fazlasını aylık faturalandırıyorum. Fark, kâr marjında — faturaladığımın çok daha büyük bir kısmı bende kalıyor.

İdari iyileşme çarpıcı oldu. On sekiz aydır avans bakiyesi hatası yapmadım. Hiçbir faturalandırma döngüsünü kaçırmadım. Faturaları zamanında gönderiyorum, profesyonel görünüyorlar ve müvekkiller onları sorusuz işliyor.

İlk faturalarım hakkında yorum yapan iki müvekkil hâlâ müvekkilim. Faturalandırmadan bir daha hiç bahsetmediler.

InvoiceFlow Avukatlar için Ne Yapar

Serbest ve küçük büro avukatlarının; dosya başına faturalandırma, avans bakiyesi takibi, masraf satır kalemleri, sabit ücret düzenlemeleri, kurumsal satın alma talebi alanları ve başarı primi kapanış beyanlarını yönetebilen faturalandırma sistemlerine ihtiyacı vardır. InvoiceFlow; dosya başına fatura yapısını, avans tamamlama taleplerini, masraf belgelemesini ve kurumsal müvekkil satın alma talebi alanlarını sağlayarak hukuki faturalandırmayı profesyonel ve tutarlı hale getirir.

InvoiceFlow’u indirin. Dosya düzeyinde fatura şablonları oluşturun. Avans takibini kurun. Word belgesi faturalar göndermeyi bırakın ve kurduğunuz büroya yakışır şekilde faturalandırmaya başlayın.

Diane Mercer, Boston, Massachusetts’te serbest çalışan bir avukattır; küçük ve orta ölçekli işletmelere ve bireylere ticaret hukuku, ticari gayrimenkul, iş hukuku ve miras planlaması hizmetleri sunmaktadır.