Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Faktureringssystemet, der hjalp mig med at forlade det store firma og beholde mine klienter

Af Diane Mercer, advokat — solopraksis — Boston, MA

Jeg forlod et firma med 140 advokater efter elleve år. Grundene var de sædvanlige: presset fra fakturerbare timer, ledelsesmæssig afdrift, et praksisområde jeg var vokset fra. Hvad jeg ikke havde forudset, var, at den infrastruktur, jeg havde taget for givet — faktureringssoftware, advokatsekretærstøtte, debitorstyring — ville forsvinde sammen med lønnen.

Mine første tre måneder som soloadvokat var fagligt fine og administrativt pinlige. Jeg lavede fremragende juridisk arbejde. Jeg registrerede også fakturerbare timer i et regneark, skrev fakturaer i et Word-dokument og sendte dem via e-mail med undskyldninger for formateringen.

To klienter kom med bemærkninger. Den ene — en lille virksomhedsejer, jeg havde repræsenteret i årevis — sagde, at han altid havde antaget, at mit gamle firma havde et avanceret faktureringssystem, og spekulerede på, om jeg havde den samme infrastruktur nu. En anden klient, en familie i en arvesag, spurgte, hvorfor fakturaen så anderledes ud hver måned.

De var høflige. Fakturaerne var inkonsekvente og uprofessionelle.

De specifikke problemer med manuel juridisk fakturering

Juridisk fakturering er mere kompleks end de fleste professionelle serviceydelsers fakturering. De problemer, jeg håndterede manuelt:

Flere sager pr. klient. Den samme klient kunne have en ansættelsessag, en kontraktgennemgang og en lejeforhandling kørende samtidig. Hver sag har brug for sin egen faktureringslinje. Samlet fakturering på tværs af sager skaber forvirring og lejlighedsvis tvister om, hvilket arbejde der hører til hvilket forskud.

Sporing af honorarforskud. Mange af mine klienter betaler et forskud. Jeg fakturerer mod det månedligt og anmoder om genopfyldning, når saldiene falder under en tærskel. At spore forskudssaldi manuelt — på tværs af syv klienter samtidig — var en konstant kilde til bekymring. Jeg lavede to faktureringsfejl på tre måneder, der krævede korrektions-e-mails til klienter.

Overholdelse af klientmiddelregler. Forskudsmidler skal opbevares på en klientkonto og ikke røres, før de er optjent. Den regnskabsmæssige disciplin, der kræves, er anderledes end almindelig virksomhedsfakturering. At gøre dette forkert skaber risiko for klager til advokatnævnet.

Tidsregistrering på tværs af engagementer. Jeg skifter mellem klientsager i løbet af dagen. At rekonstruere fakturerbar tid fra hukommelsen i slutningen af ugen er upålideligt. Jeg underfakturerede med anslået 15-20 % simpelthen fordi jeg ikke registrerede tid på arbejdstidspunktet.

Jeg fandt InvoiceFlow efter at have søgt efter apps, der kunne håndtere fakturering pr. sag med sporing af honorarforskud. Det løste ikke klientmiddelregnskabet (til det bruger jeg dedikeret klientkontosoftware), men det løste alt andet.

Den månedlige forskudsfaktura

Faktura for en juridisk sag som PDF genereret af Invoice Flow app med Professional-skabelonen — firmabrevhoved, advokat- og paralegal-tid, retsudlæg og sagsnummeret
Samme sag som en ren opgørelse — sagsnummer, advokatnummer, udlæg, klar til chefjuristens kontor.

For klienter på månedlige forskud sender jeg en todelt faktura: anmodningen om forskudsgenopfyldning og den detaljerede faktureringsopgørelse.

Sagsbaseret faktura — [Klientnavn] — [Måned år]:

Genopfyldningsbeløbet og den aktuelle saldo er eksplicit angivet på hver faktura. Klienten kan se præcis, hvor deres forskud står, uden et telefonopkald.

Timebaserede fakturaer uden forskud

For transaktionsbaserede sager, hvor klienten betaler pr. faktura frem for at opretholde et forskud:

Sagsfaktura — [Klientnavn] — [Måned år]:

Udlæg dokumenteres separat fra juridisk salær. Klienter stiller nogle gange spørgsmål ved et samlet beløb — de stiller aldrig spørgsmål ved specificerede omkostninger, de genkender.

Fakturaer med fast salær

Invoice Flow app fakturaeditor for en solo-advokat — advokat- og paralegal-timer plus retsgebyr og kurér-udlæg med sagsnummer og advokatnummer i brugerdefinerede felter
Advokat- og paralegal-tid plus udlæg — én sagsfaktura, ingen separat refusionsanmodning.

Nogle sager faktureres bedre med fast salær. Testamente- og fondspakker, simple kontraktgennemgange, standardstiftelsesdokumenter:

Juridiske ydelser til fast salær — [Klientnavn] — [Dato]:

Fakturering med fast salær er renere for klienter, der er utrygge ved åbne timebaserede aftaler. Omfangsdefinitionen på fakturaen — “udarbejdelse, gennemgangsmøde, koordinering af underskrift” — sætter forventninger og begrænser scope creep.

Erhvervsklientfakturaer med indkøbsordrekrav

Små og mellemstore erhvervsklienter med indkøbsafdelinger kræver erhvervsfakturafelter:

Juridiske ydelser — [Virksomhedsnavn] — [Måned år]:

Erhvervsklienter med indkøbsprocesser behandler fakturaer hurtigere, når de kan matche dem til indkøbsordrenumre. Netto 30 overholdes. Ad hoc-fakturering uden en indkøbsordrereference tager 45-60 dage.

Fakturaer for resultatafhængige engagementer

Invoice Flow app-dokumenter for en advokatpraksis — en erhvervslejesag, en betalt retainer for arveplanlægning, en gennemgang af en startup-kontrakt og en betalt tvistesag
Sager, retainere, tvister — hver med sit sagsnummer, uden behov for en praksisstyringspakke.

For resultatafhængige sager, hvor salæret er en procentdel af inddrivelsen, kræver afslutningsfakturaen ved forlig omhyggelig dokumentation:

Opgørelse over resultatafhængigt salær — [Klientnavn] — [Dato]:

Den specificerede omkostningsbilag er afgørende. Klienter, der modtager en resultatafhængig afslutningsopgørelse uden at forstå, hvad der er blevet fratrukket, vil stille spørgsmål, der forsinker udbetalingen. At dokumentere alt på afslutningsfakturaen, med omkostninger vedlagt, forhindrer næsten alle udbetalingstvister.

To år som soloadvokat

Aktuelle praksisnøgletal:

Jeg fakturerer mere pr. måned, end jeg tjente som lønnet advokatfuldmægtig. Forskellen er margin — jeg beholder væsentligt mere af, hvad jeg fakturerer.

Den administrative forbedring har været betydelig. Jeg har ikke lavet en forskudssaldofejl i atten måneder. Jeg har ikke misset en faktureringscyklus. Jeg sender fakturaer til tiden, de ser professionelle ud, og klienterne behandler dem uden spørgsmål.

De to klienter, der kom med bemærkninger om mine tidlige fakturaer, er stadig klienter. De har aldrig nævnt faktureringen igen.

Hvad InvoiceFlow gør for advokater

Solo- og mindre firmaadvokater har brug for faktureringssystemer, der håndterer fakturering pr. sag, sporing af forskudssaldo, udlægslinjeposter, aftaler om fast salær, erhvervsindkøbsordrefelter og afslutningsopgørelser for resultatafhængige salærer. InvoiceFlow leverer fakturastrukturen pr. sag, anmodninger om forskudsgenopfyldning, udlægsdokumentation og erhvervsklientindkøbsordrefelter, der gør juridisk fakturering professionel og konsekvent.

Download InvoiceFlow. Byg fakturaskabeloner på sagsniveau. Opsæt sporing af honorarforskud. Stop med at sende Word-dokumentfakturaer, og begynd at fakturere som det firma, du har opbygget.

Diane Mercer er advokat i solopraksis i Boston, Massachusetts, og leverer erhvervsret, kommerciel ejendomsret, ansættelsessager og arveplanlægning til små og mellemstore virksomheder og privatpersoner.