Invoice Flow app icon Invoice Flow management ดาวน์โหลดแอป
TH

ระบบเรียกเก็บเงินที่ช่วยให้ฉันออกจากสำนักงานใหญ่และรักษาลูกความไว้ได้

โดย ไดแอน เมอร์เซอร์ ทนายความ — สำนักงานเดี่ยว — บอสตัน รัฐแมสซาชูเซตส์

ฉันลาออกจากสำนักงานที่มีทนายความ 140 คนหลังทำงานมาสิบเอ็ดปี เหตุผลก็เป็นเรื่องปกติ ทั้งแรงกดดันเรื่องชั่วโมงเรียกเก็บ ทิศทางการบริหารที่เปลี่ยนไป และสาขากฎหมายที่ฉันเติบโตเกินขึ้นมาแล้ว สิ่งที่ฉันไม่ได้คาดคิดคือ โครงสร้างพื้นฐานที่ฉันเคยคิดว่าเป็นเรื่องธรรมดา — ซอฟต์แวร์เรียกเก็บเงิน ทีมผู้ช่วยทนาย ระบบบัญชีลูกหนี้ — จะหายไปพร้อมกับเงินเดือน

สามเดือนแรกของฉันในฐานะทนายอิสระ ในเชิงวิชาชีพนั้นดี แต่ในเชิงธุรการช่างน่าอาย ฉันทำงานกฎหมายได้ยอดเยี่ยม แต่ในขณะเดียวกันก็ติดตามชั่วโมงเรียกเก็บในสเปรดชีต เขียนใบแจ้งหนี้ในเอกสาร Word และส่งทางอีเมลพร้อมคำขอโทษเรื่องการจัดรูปแบบ

ลูกความสองรายเอ่ยถึงเรื่องนี้ รายหนึ่ง — เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ฉันเป็นตัวแทนมาหลายปี — บอกว่าเขาเคยคิดว่าสำนักงานเก่าของฉันมีระบบเรียกเก็บเงินที่ทันสมัย และสงสัยว่าตอนนี้ฉันยังมีโครงสร้างพื้นฐานแบบเดียวกันหรือไม่ ลูกความอีกราย เป็นครอบครัวที่ดำเนินคดีเรื่องมรดก ถามว่าทำไมใบแจ้งหนี้ถึงหน้าตาเปลี่ยนไปทุกเดือน

พวกเขาแค่พูดอย่างสุภาพ ความจริงคือใบแจ้งหนี้ของฉันไม่สม่ำเสมอและไม่เป็นมืออาชีพ

ปัญหาเฉพาะของการเรียกเก็บเงินด้านกฎหมายด้วยมือ

การเรียกเก็บเงินด้านกฎหมายซับซ้อนกว่าการเรียกเก็บเงินของบริการวิชาชีพส่วนใหญ่ ปัญหาที่ฉันจัดการด้วยมือมีดังนี้:

หลายคดีต่อลูกความหนึ่งราย ลูกความรายเดียวกันอาจมีคดีจ้างงาน คดีตรวจสอบสัญญา และคดีเจรจาสัญญาเช่า เกิดขึ้นพร้อมกัน แต่ละคดีต้องมีรายการเรียกเก็บของตัวเอง การรวมใบแจ้งหนี้ข้ามคดีทำให้เกิดความสับสน และบางครั้งเกิดข้อโต้แย้งว่างานไหนใช้กับเงินมัดจำก้อนใด

การติดตามเงินมัดจำล่วงหน้า ลูกความหลายรายจ่ายเงินมัดจำล่วงหน้า ฉันเรียกเก็บหักจากเงินก้อนนั้นรายเดือนและขอเติมเงินเมื่อยอดต่ำกว่าเกณฑ์ การติดตามยอดเงินมัดจำด้วยมือ — พร้อมกันเจ็ดลูกความ — เป็นแหล่งความกังวลตลอดเวลา ฉันทำผิดพลาดเรื่องการเรียกเก็บสองครั้งในสามเดือน ซึ่งต้องส่งอีเมลแก้ไขให้ลูกความ

การปฏิบัติตามข้อกำหนด IOLTA เงินมัดจำต้องเก็บไว้ในบัญชีทรัสต์ของลูกความและห้ามแตะจนกว่าจะได้รับค่าตอบแทนแล้ว วินัยทางบัญชีที่ต้องใช้แตกต่างจากการเรียกเก็บเงินธุรกิจทั่วไป การทำผิดพลาดตรงนี้สร้างความเสี่ยงต่อการถูกร้องเรียนต่อเนติบัณฑิตยสภา

การติดตามเวลาข้ามหลายงาน ฉันสลับไปมาระหว่างคดีของลูกความตลอดทั้งวัน การมานั่งประกอบเวลาเรียกเก็บจากความทรงจำในตอนสิ้นสัปดาห์ไม่น่าเชื่อถือ ฉันเรียกเก็บต่ำกว่าจริงประมาณ 15-20% เพียงเพราะไม่ได้บันทึกเวลา ณ จุดที่ทำงาน

ฉันพบ InvoiceFlow หลังจากค้นหาแอปที่จัดการการออกใบแจ้งหนี้แยกตามคดีพร้อมติดตามเงินมัดจำได้ มันไม่ได้แก้ปัญหาบัญชี IOLTA (เรื่องนั้นฉันใช้ซอฟต์แวร์บัญชีทรัสต์โดยเฉพาะ) แต่มันแก้ทุกอย่างที่เหลือ

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำรายเดือน

ใบแจ้งหนี้คดีความในรูปแบบ PDF สร้างโดย Invoice Flow app ด้วยเทมเพลต Professional — หัวจดหมายสำนักงาน เวลาของทนายและผู้ช่วยทนาย ค่าใช้จ่ายศาล และหมายเลขคดี
คดีเดียวกันในรูปใบแจ้งยอดที่สะอาดตา — หมายเลขคดี เลขทะเบียนเนติบัณฑิต ค่าใช้จ่าย พร้อมส่งเข้าสำนักงาน GC

สำหรับลูกความที่จ่ายเงินมัดจำรายเดือน ฉันส่งใบแจ้งหนี้สองส่วน: คำขอเติมเงินมัดจำ และใบแจ้งยอดเรียกเก็บโดยละเอียด

ใบแจ้งหนี้รายคดี — [ชื่อลูกความ] — [เดือน ปี]:

จำนวนเงินที่ต้องเติมและยอดคงเหลือปัจจุบันระบุชัดเจนในทุกใบแจ้งหนี้ ลูกความเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเงินมัดจำอยู่ที่เท่าใดโดยไม่ต้องโทรถาม

ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บรายชั่วโมงโดยไม่มีเงินมัดจำ

สำหรับคดีที่อิงกับธุรกรรมซึ่งลูกความจ่ายตามใบแจ้งหนี้แทนที่จะคงเงินมัดจำไว้:

ใบแจ้งหนี้รายคดี — [ชื่อลูกความ] — [เดือน ปี]:

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทนถูกบันทึกแยกจากค่าบริการกฎหมาย บางครั้งลูกความตั้งคำถามกับยอดรวมก้อนเดียว — แต่ไม่เคยตั้งคำถามกับค่าใช้จ่ายที่แจกแจงรายการซึ่งพวกเขารู้จัก

ใบแจ้งหนี้ค่าบริการเหมาจ่ายรายคดี

ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ของแอป Invoice Flow ของทนายเดี่ยว — ชั่วโมงทนายและผู้ช่วยทนาย รวมถึงค่ายื่นศาลและค่าจัดส่งเอกสารพร้อมหมายเลขคดีและหมายเลขเนติบัณฑิตในฟิลด์กำหนดเอง
เวลาทนายและผู้ช่วยทนายรวมกับค่าใช้จ่าย — ใบแจ้งหนี้คดีเดียว ไม่มีคำขอเบิกคืนแยกต่างหาก

บางคดีเหมาะกับการเรียกเก็บแบบเหมาจ่ายมากกว่า ชุดพินัยกรรมและทรัสต์ การตรวจสอบสัญญาแบบง่าย เอกสารจัดตั้งมาตรฐาน:

บริการกฎหมายแบบเหมาจ่าย — [ชื่อลูกความ] — [วันที่]:

การเรียกเก็บแบบเหมาจ่ายชัดเจนกว่าสำหรับลูกความที่ไม่สบายใจกับการคิดค่าบริการรายชั่วโมงแบบปลายเปิด การกำหนดขอบเขตในใบแจ้งหนี้ — “การจัดเตรียม การประชุมทบทวน การประสานงานการลงนาม” — ตั้งความคาดหวังและจำกัดการขยายงานเกินขอบเขต

ใบแจ้งหนี้ลูกความองค์กรพร้อมข้อกำหนด PO

ลูกความธุรกิจขนาดเล็กและกลางที่มีแผนกจัดซื้อต้องการฟิลด์ใบแจ้งหนี้แบบองค์กร:

บริการกฎหมาย — [ชื่อบริษัท] — [เดือน ปี]:

ลูกความองค์กรที่มีขั้นตอนจัดซื้อประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้เร็วขึ้นเมื่อจับคู่กับเลข PO ได้ กำหนดชำระ 30 วันจะทันเวลา ส่วนการออกใบแจ้งหนี้แบบไม่มีอ้างอิง PO ใช้เวลา 45-60 วัน

ใบแจ้งหนี้งานแบบเก็บเมื่อชนะคดี

เอกสารของ Invoice Flow app ของสำนักงานกฎหมาย — คดีสัญญาเช่าองค์กร รีเทนเนอร์วางแผนมรดกที่ชำระแล้ว การตรวจสอบสัญญาสตาร์ทอัพ และคดีข้อพิพาทที่ชำระแล้ว
คดี รีเทนเนอร์ ข้อพิพาท — แต่ละรายการมีหมายเลขคดีของตน ไม่ต้องใช้ชุดโปรแกรมบริหารสำนักงาน

สำหรับคดีแบบเก็บเมื่อชนะคดี ซึ่งค่าธรรมเนียมคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของเงินที่ได้รับ ใบแจ้งหนี้ปิดคดีตอนประนีประนอมต้องบันทึกอย่างรอบคอบ:

ใบแจ้งยอดค่าธรรมเนียมแบบเก็บเมื่อชนะคดี — [ชื่อลูกความ] — [วันที่]:

เอกสารแนบรายการค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องสำคัญยิ่ง ลูกความที่ได้รับใบแจ้งยอดปิดคดีโดยไม่เข้าใจว่ามีการหักอะไรบ้างจะถามคำถามที่ทำให้การจ่ายเงินล่าช้า การบันทึกทุกอย่างในใบแจ้งหนี้ปิดคดีพร้อมแนบค่าใช้จ่าย ป้องกันข้อพิพาทเรื่องการจ่ายเงินได้เกือบทั้งหมด

สองปีในฐานะทนายอิสระ

ตัวชี้วัดปัจจุบันของสำนักงาน:

ฉันเรียกเก็บได้ต่อเดือนมากกว่าที่เคยได้ตอนเป็นทนายลูกจ้างเงินเดือน ความแตกต่างคือส่วนต่างกำไร — ฉันเก็บสิ่งที่เรียกเก็บได้ไว้กับตัวมากกว่ามาก

การปรับปรุงด้านธุรการก็มีนัยสำคัญ ฉันไม่ได้ทำผิดพลาดเรื่องยอดเงินมัดจำมาสิบแปดเดือนแล้ว ฉันไม่พลาดรอบการเรียกเก็บ ฉันส่งใบแจ้งหนี้ตรงเวลา หน้าตาเป็นมืออาชีพ และลูกความประมวลผลได้โดยไม่มีคำถาม

ลูกความสองรายที่เคยเอ่ยถึงใบแจ้งหนี้ยุคแรกของฉันยังคงเป็นลูกความอยู่ พวกเขาไม่เคยพูดถึงเรื่องใบแจ้งหนี้อีกเลย

InvoiceFlow ทำอะไรให้ทนายความได้บ้าง

ทนายความที่ทำงานคนเดียวและสำนักงานขนาดเล็กต้องการระบบเรียกเก็บเงินที่จัดการการออกใบแจ้งหนี้แยกตามคดี การติดตามยอดเงินมัดจำ รายการค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทน ข้อตกลงค่าบริการเหมาจ่าย ฟิลด์ PO องค์กร และใบแจ้งยอดปิดคดีแบบเก็บเมื่อชนะคดี InvoiceFlow มอบโครงสร้างใบแจ้งหนี้รายคดี คำขอเติมเงินมัดจำ การบันทึกค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทน และฟิลด์ PO ของลูกความองค์กร ที่ทำให้การเรียกเก็บเงินด้านกฎหมายเป็นมืออาชีพและสม่ำเสมอ

ดาวน์โหลด InvoiceFlow สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ระดับรายคดี ตั้งค่าการติดตามเงินมัดจำ เลิกส่งใบแจ้งหนี้แบบเอกสาร Word แล้วเริ่มเรียกเก็บเงินเหมือนสำนักงานที่คุณสร้างขึ้นมา

ไดแอน เมอร์เซอร์ เป็นทนายความที่ทำงานคนเดียวในบอสตัน รัฐแมสซาชูเซตส์ ให้บริการด้านกฎหมายธุรกิจ อสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ คดีจ้างงาน และการวางแผนมรดก แก่ธุรกิจขนาดเล็กและกลางและบุคคลทั่วไป