Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Система выставления счетов, которая помогла мне уйти из крупной фирмы и сохранить клиентов

Дайан Мерсер, адвокат — индивидуальная практика — Бостон, Массачусетс

Я ушла из фирмы со 140 адвокатами после одиннадцати лет работы. Причины были стандартными: давление оплачиваемых часов, управленческий дрейф, область практики, которую я переросла. Чего я не ожидала — так это того, что инфраструктура, которую я воспринимала как должное (биллинговое ПО, поддержка помощников юриста, дебиторская задолженность), исчезнет вместе с зарплатой.

Мои первые три месяца индивидуальной практики были профессионально нормальными и административно постыдными. Я выполняла отличную юридическую работу. Я также отслеживала оплачиваемые часы в таблице, писала счета в документе Word и отправляла их по электронной почте с извинениями за оформление.

Двое клиентов сделали замечания. Один — владелец малого бизнеса, которого я представляла годами, — сказал, что всегда полагал, будто у моей старой фирмы была продвинутая биллинговая система, и поинтересовался, есть ли у меня теперь такая же инфраструктура. Другая клиентка, семья, ведущая наследственное дело, спросила, почему счёт каждый месяц выглядит по-разному.

Они были вежливы. Счета были непоследовательными и непрофессиональными.

Конкретные проблемы ручного юридического биллинга

Юридический биллинг сложнее, чем биллинг большинства профессиональных услуг. Вопросы, которые я вела вручную:

Несколько дел на одного клиента. У одного и того же клиента могут одновременно вестись трудовое дело, проверка договора и согласование аренды. Каждое дело требует отдельной строки в счёте. Сводное выставление счетов по нескольким делам вызывает путаницу и иногда споры о том, какая работа относится к какому авансу.

Отслеживание аванса. Многие мои клиенты платят авансовый ретейнер. Я списываю с него ежемесячно и запрашиваю пополнение, когда остаток опускается ниже порога. Отслеживание остатков аванса вручную — одновременно по семи клиентам — было постоянным источником тревоги. За три месяца я допустила две биллинговые ошибки, потребовавшие писем-исправлений клиентам.

Соблюдение требований IOLTA. Средства аванса должны храниться на доверительном счёте клиента и не использоваться до того, как они заработаны. Требуемая бухгалтерская дисциплина отличается от обычного бизнес-биллинга. Ошибка здесь создаёт риск жалобы в коллегию адвокатов.

Учёт времени по разным делам. В течение дня я переключаюсь между делами клиентов. Восстанавливать оплачиваемое время по памяти в конце недели ненадёжно. По оценке, я недосчитывала 15–20% просто потому, что не фиксировала время в момент работы.

Я нашла InvoiceFlow после поиска приложений, способных вести выставление счетов по делам с отслеживанием аванса. Оно не решило вопрос учёта IOLTA (для этого я использую специализированное ПО для доверительного учёта), но решило всё остальное.

Ежемесячный счёт по авансу

PDF счёта по юридическому делу, созданный Invoice Flow app с шаблоном Professional — фирменный бланк, время работы адвоката и помощника, судебные издержки и номер дела
То же дело как чистая выписка — номер дела, номер в реестре, издержки, готово для юротдела.

Для клиентов на ежемесячном авансе я отправляю двухчастный счёт: запрос на пополнение аванса и подробную расчётную ведомость.

Счёт по делу — [Имя клиента] — [Месяц, год]:

Сумма пополнения и текущий остаток явно указаны в каждом счёте. Клиент может видеть точное состояние своего аванса без телефонного звонка.

Счета с почасовой оплатой без аванса

Для дел по сделкам, где клиент платит по счёту, а не поддерживает аванс:

Счёт по делу — [Имя клиента] — [Месяц, год]:

Издержки задокументированы отдельно от юридических гонораров. Клиенты иногда оспаривают единую сумму — но никогда не оспаривают детализированные расходы, которые они узнают.

Счета по делам с фиксированным гонораром

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у частного адвоката — часы адвоката и помощника плюс судебная пошлина и курьерские издержки с номером дела и номером в коллегии в кастомных полях
Время адвоката и помощника плюс издержки — один счёт по делу, без отдельного запроса на возмещение.

Некоторые дела лучше выставлять по фиксированному гонорару. Пакеты завещаний и трастов, простые проверки договоров, стандартные учредительные документы:

Юридические услуги с фиксированным гонораром — [Имя клиента] — [Дата]:

Биллинг с фиксированным гонораром чище для клиентов, которым некомфортны открытые почасовые договорённости. Определение объёма в счёте — «подготовка, сессия рассмотрения, координация подписания» — задаёт ожидания и ограничивает «расползание» работ.

Счета корпоративным клиентам с требованиями PO

Малые и средние бизнес-клиенты с отделами закупок требуют корпоративных реквизитов счёта:

Юридические услуги — [Название компании] — [Месяц, год]:

Корпоративные клиенты с процессами закупок обрабатывают счета быстрее, когда могут сопоставить их с номерами PO. Net-30 соблюдается. Произвольное выставление счёта без ссылки на PO занимает 45–60 дней.

Счета по делам с гонораром успеха

Документы юридической практики в приложении Invoice Flow — корпоративное дело по аренде, оплаченный абонемент по наследственному планированию, проверка контракта стартапа и оплаченное спорное дело
Дела, абонементы, споры — каждое со своим номером дела, без систем управления практикой.

Для дел с гонораром успеха, где гонорар — процент от взыскания, итоговый счёт при урегулировании требует тщательного документирования:

Ведомость по гонорару успеха — [Имя клиента] — [Дата]:

Приложение с детализацией расходов критично. Клиенты, получившие итоговую ведомость по гонорару успеха без понимания того, что было удержано, зададут вопросы, которые затянут выплату. Документирование всего в итоговом счёте, с приложением расходов, предотвращает почти все споры о выплате.

Два года индивидуальной практики

Текущие показатели практики:

Я выставляю в месяц больше, чем зарабатывала как наёмный юрист на окладе. Разница — в марже: я оставляю себе существенно больше из выставленного.

Административное улучшение значительно. Я не допускала ошибки в остатке аванса восемнадцать месяцев. Я не пропускала биллинговый цикл. Я отправляю счета вовремя, они выглядят профессионально, и клиенты обрабатывают их без вопросов.

Двое клиентов, которые делали замечания о моих ранних счетах, до сих пор остаются клиентами. Они больше ни разу не упоминали выставление счетов.

Что InvoiceFlow делает для адвокатов

Адвокатам в индивидуальной практике и небольших фирмах нужны биллинговые системы, обеспечивающие выставление счетов по делам, отслеживание остатка аванса, позиции издержек, договорённости о фиксированном гонораре, поля корпоративного PO и итоговые ведомости по гонорару успеха. InvoiceFlow предоставляет структуру счёта по делам, запросы на пополнение аванса, документирование издержек и поля PO для корпоративных клиентов, которые делают юридический биллинг профессиональным и последовательным.

Скачайте InvoiceFlow. Создайте шаблоны счетов на уровне дел. Настройте отслеживание аванса. Перестаньте отправлять счета в виде документов Word и начните выставлять их так, как подобает фирме, которую вы построили.

Дайан Мерсер — адвокат в индивидуальной практике в Бостоне, штат Массачусетс, оказывающая услуги в области бизнес-права, коммерческой недвижимости, трудовых споров и наследственного планирования малым и средним предприятиям и частным лицам.