Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hợp đồng chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp đã thay đổi hoàn toàn cách tôi tính phí cho mọi thứ

Tác giả: Camille Okafor, Chuyên gia Dinh dưỡng — Atlanta, GA

Tôi mở phòng khám dinh dưỡng tư nhân của mình vào năm 2018 sau tám năm làm việc cho một hệ thống bệnh viện. Tôi biết cách tư vấn cho bệnh nhân. Tôi nắm vững kiến thức lâm sàng của mình. Điều tôi không biết là cách vận hành một hệ thống lập hóa đơn.

Trong hai năm đầu, tôi tính phí theo buổi: 125 $ cho buổi tư vấn ban đầu 60 phút, 85 $ cho buổi theo dõi. Tôi lập hóa đơn sau các cuộc hẹn, chờ được thanh toán, và nhắc nhở khi chưa nhận được tiền. Thu nhập là có thật nhưng dòng tiền thì không thể dự đoán. Có tháng tôi thu được 4.200 $. Có tháng tôi thu được 2.600 $. Chi phí cố định vẫn như nhau dù thế nào.

Năm 2020, một công ty luật cỡ vừa liên hệ với tôi. Giám đốc nhân sự của họ đã đọc một bài viết về chương trình chăm sóc sức khỏe cho nhân viên và muốn cung cấp dịch vụ tư vấn dinh dưỡng như một phúc lợi. Họ có 140 nhân viên và muốn tổ chức các buổi nhóm hằng tháng cộng với buổi tư vấn cá nhân giảm giá cho bất kỳ ai muốn.

Quy mô hợp đồng khoảng 3.200 $/tháng. Tôi không có hóa đơn nào trông giống thứ mà phòng kế toán của họ mong đợi.

Hóa đơn chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp đã mở ra cánh cửa

Phòng nhân sự của các công ty luật vận hành dựa trên đơn đặt hàng, net-30 và hồ sơ thuế nhà cung cấp. Tôi không có cấu trúc nào như vậy.

Đây là thứ tôi đã xây dựng:

Dịch vụ Chăm sóc Sức khỏe Doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Kỳ lập hóa đơn: [Tháng Năm]

Thanh toán cho: Camille Okafor, RD | MST: [mã số thuế] Số PO: [PO-####] Điều khoản thanh toán: Net-30 Thông tin nhà cung cấp đã có trong hồ sơ

Hóa đơn đầu tiên đó xuất ra với giá trị 1.245 $ — một tháng chưa trọn vẹn trong khi chúng tôi hoàn thiện phạm vi công việc. Hợp đồng đầy đủ hằng tháng bắt đầu từ tháng kế tiếp: 3.200 $.

Điều then chốt là MST và thông tin thuế nhà cung cấp. Phòng nhân sự doanh nghiệp thanh toán cho nhà thầu đã có trong hồ sơ. Nếu không có MST trên hóa đơn, tôi đang yêu cầu họ tạo một hồ sơ nhà cung cấp mà họ không thể hoàn tất.

Hóa đơn gói cho khách hàng cá nhân

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một chuyên gia dinh dưỡng — mười hai buổi tư vấn hàng tuần, một thực đơn cá nhân hóa, một gói công thức số và một thực phẩm bổ sung với lịch trả góp được ghi rõ
Mười hai buổi tư vấn, thực đơn, cả thực phẩm bổ sung — toàn bộ chương trình trên một tài liệu rõ ràng.

Tài khoản doanh nghiệp cũng khiến tôi suy nghĩ lại về cách lập hóa đơn cho khách hàng cá nhân. Tôi đang tính phí theo buổi, nghĩa là khách hàng có thể hủy một cuộc hẹn duy nhất và tôi mất khoản doanh thu đó mà không có cách nào bù lại.

Tôi tái cấu trúc thành các gói:

Gói Tư vấn Dinh dưỡng — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Phương án trả góp hằng tháng:

InvoiceFlow tạo và gửi từng hóa đơn trả góp vào ngày đã lên lịch. Tôi không còn phải chạy theo đòi các khoản thanh toán hằng tháng nữa.

Sự chuyển đổi từ tính theo buổi sang tính theo gói đã thay đổi hoàn toàn khả năng dự đoán doanh thu của tôi. Một khách hàng theo gói 3 tháng là doanh thu đã cam kết. Một khách theo buổi có thể biến mất sau một cuộc hẹn.

Vì sao định giá theo gói hiệu quả với phòng khám dinh dưỡng

Định giá theo buổi làm giảm giá trị công việc và tạo ra những động cơ lệch lạc. Một khách hàng cảm thấy khá hơn sau 3 buổi có thể ngừng đến — dù công việc thay đổi hành vi dài hạn thực sự diễn ra ở tháng 4–6. Định giá theo gói giữ khách hàng gắn bó suốt toàn bộ liệu trình.

Cấu trúc gói của tôi:

Mỗi gói có một mẫu InvoiceFlow riêng. Khi đăng ký khách hàng mới: tôi mở mẫu phù hợp, nhập thông tin khách hàng, và giá, số buổi cùng lịch trả góp tự động điền vào.

Chương trình nhóm và workshop

Các workshop trực tuyến và chương trình nhóm trở thành một nguồn doanh thu đáng kể sau năm 2020.

Hóa đơn Workshop Dinh dưỡng — [Tên chương trình nhóm] — [Ngày]:

Với chương trình nhóm trả trước, tôi lập hóa đơn khi đăng ký. Với chương trình theo nhóm có trả góp:

Chứng từ hoàn phí bảo hiểm

Hóa đơn định kỳ Invoice Flow app của một chuyên gia dinh dưỡng — một khách hàng UK trực tuyến được huấn luyện bằng GBP và một khách hàng duy trì bằng USD, cả hai đều lập hóa đơn hàng tháng
Khách London bằng bảng, khách địa phương bằng đô la — cả hai tự lập hóa đơn hàng tháng.

Một số khách hàng sử dụng tài khoản tiết kiệm sức khỏe (HSA) hoặc tài khoản chi tiêu linh hoạt (FSA), hoặc yêu cầu chứng từ để xin hoàn phí bảo hiểm. Tôi không tham gia mạng lưới của bất kỳ đơn vị bảo hiểm nào, nhưng tôi cung cấp chứng từ hoàn phí (superbill) chi tiết khi được yêu cầu.

Chứng từ Hoàn phí (Superbill) — [Tên khách hàng] — [Ngày cung cấp dịch vụ]:

Tôi thêm ghi chú: “Đây là chứng từ hoàn phí phục vụ mục đích hoàn phí cho bệnh nhân. Đây không phải là hồ sơ yêu cầu chi trả gửi tới bất kỳ đơn vị bảo hiểm nào.” Khách hàng dùng chứng từ này để xin hoàn phí ngoài mạng lưới từ bảo hiểm hoặc tài khoản FSA/HSA của họ.

Khách hàng thuê bao

Một số khách hàng dài hạn muốn được hỗ trợ liên tục mà không cần đặt lịch từng buổi riêng lẻ: một gói thuê bao hằng tháng cho nhắn tin không giới hạn, hỏi đáp nhanh và một buổi kiểm tra đã lên lịch mỗi tháng.

Thuê bao Hằng tháng — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

12 khách thuê bao × 175 $/tháng = 2.100 $/tháng, được lập hóa đơn tự động vào ngày mùng 1 bất kể lịch buổi làm việc của tôi trong tuần đó ra sao.

Sau năm năm

Tôi rời hệ thống bệnh viện với 0 $ doanh thu phòng khám tư nhân. Năm năm sau:

Mô hình tính theo buổi hẳn sẽ giữ tôi ở mức khoảng 6.000–8.000 $/tháng. Sự chuyển dịch sang gói, thuê bao và hợp đồng doanh nghiệp đã tạo nên phần còn lại.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng mẫu gói kèm lịch trả góp. Đặt thuê bao ở chế độ tự động lập hóa đơn vào ngày mùng 1. Thêm MST và trạng thái hồ sơ thuế nhà cung cấp vào hóa đơn doanh nghiệp. Hợp đồng chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp từng khiến bạn e ngại vì bạn chưa có cấu trúc hóa đơn — đó chính là hợp đồng đáng để quay lại theo đuổi.

Camille Okafor là chuyên gia dinh dưỡng tại Atlanta, Georgia, với phòng khám dinh dưỡng tư nhân phục vụ khách hàng cá nhân theo chương trình gói, tài khoản chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp và các thỏa thuận thuê bao hằng tháng.