Invoice Flow app icon Invoice Flow management Κατέβασε την εφαρμογή
EL

Το Συμβόλαιο Εταιρικής Ευεξίας που Άλλαξε τον Τρόπο που Χρεώνω τα Πάντα

Από την Camille Okafor, Εγγεγραμμένη Διαιτολόγο — Ατλάντα, ΗΠΑ

Άνοιξα το ιδιωτικό μου διατροφικό γραφείο το 2018 μετά από οκτώ χρόνια εργασίας σε νοσοκομειακό σύστημα. Ήξερα πώς να συμβουλεύω ασθενείς. Ήξερα τα κλινικά μου άριστα. Αυτό που δεν ήξερα ήταν πώς να διαχειρίζομαι ένα σύστημα τιμολόγησης.

Για τα δύο πρώτα χρόνια, χρέωνα ανά συνεδρία: 125 € για μια αρχική συμβουλευτική 60 λεπτών, 85 € για επανελέγχους. Τιμολογούσα μετά τα ραντεβού, περίμενα να πληρωθώ, έκανα υπενθυμίσεις όταν δεν πληρωνόμουν. Τα έσοδα ήταν υπαρκτά αλλά η ταμειακή ροή απρόβλεπτη. Κάποιους μήνες εισέπραττα 4.200 €. Κάποιους μήνες εισέπραττα 2.600 €. Είχα τα ίδια πάγια έξοδα ούτως ή άλλως.

Το 2020 μια μεσαίου μεγέθους δικηγορική εταιρεία με προσέγγισε. Ο διευθυντής HR είχε διαβάσει ένα άρθρο για προγράμματα ευεξίας εργαζομένων και ήθελε να προσφέρει διατροφική συμβουλευτική ως παροχή. Είχαν 140 εργαζομένους και ήθελαν να προσφέρουν μηνιαίες ομαδικές συνεδρίες συν εκπτωτικές ατομικές συμβουλευτικές για όποιον τις ήθελε.

Το μέγεθος του συμβολαίου ήταν περίπου 3.200 €/μήνα. Δεν είχα κανένα τιμολόγιο που να έμοιαζε με αυτό που περίμενε το λογιστήριό τους.

Το Τιμολόγιο Εταιρικής Ευεξίας που Άνοιξε την Πόρτα

Τα τμήματα HR των δικηγορικών εταιρειών λειτουργούν με παραγγελίες αγοράς, όρους net-30 και επίσημα φορολογικά στοιχεία. Δεν είχα τίποτα από αυτή τη δομή.

Να τι έφτιαξα:

Υπηρεσίες Εταιρικής Ευεξίας — [Όνομα Εταιρείας] — [Μήνας Έτος]:

Περίοδος Χρέωσης: [Μήνας Έτος]

Αποδέκτης πληρωμής: Camille Okafor, RD | ΑΦΜ: [XXXXXXXXX] Αριθμός PO: [PO-####] Όροι Πληρωμής: Net-30

Αυτό το πρώτο τιμολόγιο βγήκε για 1.245 € — έναν μερικό μήνα ενώ οριστικοποιούσαμε το αντικείμενο. Το πλήρες μηνιαίο συμβόλαιο ξεκίνησε τον επόμενο μήνα: 3.200 €.

Το κλειδί ήταν το ΑΦΜ και τα επίσημα φορολογικά στοιχεία. Τα εταιρικά τμήματα HR πληρώνουν καταχωρημένους συνεργάτες. Χωρίς το ΑΦΜ στο τιμολόγιο, τους ζητούσα να δημιουργήσουν μια καρτέλα προμηθευτή που δεν μπορούσαν να ολοκληρώσουν.

Τιμολόγια Πακέτων Ατομικών Πελατών

Επεξεργαστής τιμολογίων της εφαρμογής Invoice Flow app ενός διατροφολόγου — δώδεκα εβδομαδιαίες συμβουλές, ένα εξατομικευμένο πλάνο γευμάτων, ένα ψηφιακό πακέτο συνταγών και ένα συμπλήρωμα με τεκμηριωμένο πρόγραμμα δόσεων
Δώδεκα συμβουλές, το πλάνο γευμάτων, ακόμα και το συμπλήρωμα — όλο το πρόγραμμα σε ένα σαφές έγγραφο.

Ο εταιρικός λογαριασμός με έκανε να ξανασκεφτώ πώς τιμολογούσα και τους ατομικούς πελάτες. Χρέωνα ανά συνεδρία, που σήμαινε ότι οι πελάτες μπορούσαν να ακυρώσουν ένα μεμονωμένο ραντεβού και θα έχανα εκείνα τα έσοδα χωρίς ανταπόκριση.

Ανοικοδόμησα σε πακέτα:

Πακέτο Διατροφικής Συμβουλευτικής — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία]:

Επιλογή μηνιαίων δόσεων:

Το InvoiceFlow δημιουργεί και αποστέλλει κάθε τιμολόγιο δόσης την προγραμματισμένη ημερομηνία. Σταμάτησα να κυνηγάω μηνιαίες πληρωμές.

Η μετάβαση από τη χρέωση ανά συνεδρία στα πακέτα άλλαξε εντελώς την προβλεψιμότητα των εσόδων μου. Ένας πελάτης σε πακέτο 3 μηνών είναι δεσμευμένα έσοδα. Ένας πελάτης ανά συνεδρία μπορεί να εξαφανιστεί μετά από ένα ραντεβού.

Γιατί η Τιμολόγηση με Πακέτα Λειτουργεί για τα Διατροφικά Γραφεία

Η τιμολόγηση ανά συνεδρία υποτιμά τη δουλειά και δημιουργεί στρεβλά κίνητρα. Ένας πελάτης που νιώθει καλύτερα μετά από 3 συνεδρίες μπορεί να σταματήσει να έρχεται — παρόλο που η μακροχρόνια δουλειά αλλαγής συμπεριφοράς γίνεται στους μήνες 4–6. Η τιμολόγηση με πακέτα κρατά τον πελάτη ενεργό σε όλο το πρωτόκολλο.

Η δομή των πακέτων μου:

Κάθε πακέτο έχει ξεχωριστό πρότυπο InvoiceFlow. Εγγραφή νέου πελάτη: ανοίγω το κατάλληλο πρότυπο, εισάγω τα στοιχεία του πελάτη, και η τιμολόγηση, ο αριθμός συνεδριών και το πρόγραμμα δόσεων συμπληρώνονται αυτόματα.

Ομαδικά Προγράμματα και Εργαστήρια

Τα διαδικτυακά εργαστήρια και τα ομαδικά προγράμματα έγιναν σημαντική πηγή εσόδων μετά το 2020.

Τιμολόγιο Διατροφικού Εργαστηρίου — [Όνομα Ομαδικού Προγράμματος] — [Ημερομηνία]:

Για προπληρωμένα ομαδικά προγράμματα, τιμολογώ κατά την εγγραφή. Για προγράμματα cohort με δόσεις:

Τεκμηρίωση Επιστροφής Δαπανών

Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια της εφαρμογής Invoice Flow ενός διατροφολόγου — έναν online πελάτη στο ΗΒ με coaching σε GBP και έναν πελάτη συντήρησης σε USD, και οι δύο με μηνιαία χρέωση
Πελάτης Λονδίνου σε λίρες, τοπικός πελάτης σε δολάρια — και οι δύο τιμολογούν τον εαυτό τους μηνιαία.

Ορισμένοι πελάτες ζητούν τεκμηρίωση για επιστροφή δαπανών (π.χ. από ιδιωτική ασφάλιση). Δεν είμαι συμβεβλημένη με κανέναν ασφαλιστικό φορέα, αλλά παρέχω αναλυτικές βεβαιώσεις υπηρεσιών κατόπιν αιτήματος.

Αναλυτική Βεβαίωση / Τεκμηρίωση Επιστροφής Δαπανών — [Όνομα Πελάτη] — [Ημερομηνία Υπηρεσίας]:

Προσθέτω μια σημείωση: «Αυτή είναι μια αναλυτική βεβαίωση για σκοπούς επιστροφής δαπανών του ασθενούς. Δεν αποτελεί υποβολή αξίωσης προς οποιονδήποτε ασφαλιστικό φορέα.» Οι πελάτες τη χρησιμοποιούν για να αναζητήσουν επιστροφή δαπανών από την ασφάλισή τους.

Πελάτες Πάγιας Αμοιβής (Retainer)

Ορισμένοι μακροχρόνιοι πελάτες θέλουν συνεχή πρόσβαση χωρίς να κλείνουν ατομικές συνεδρίες: μια μηνιαία πάγια αμοιβή για απεριόριστη ανταλλαγή μηνυμάτων, γρήγορες ερωτήσεις και μία προγραμματισμένη παρακολούθηση ανά μήνα.

Μηνιαία Πάγια Αμοιβή — [Όνομα Πελάτη] — [Μήνας Έτος]:

12 πελάτες πάγιας αμοιβής × 175 €/μήνα = 2.100 €/μήνα, τιμολογούμενα αυτόματα την 1η ανεξάρτητα από το πρόγραμμα συνεδριών μου εκείνη την εβδομάδα.

Πέντε Χρόνια Μετά

Έφυγα από το νοσοκομειακό σύστημα με 0 € έσοδα από ιδιωτική πρακτική. Πέντε χρόνια αργότερα:

Το μοντέλο ανά συνεδρία θα με κρατούσε γύρω στα 6.000–8.000 €/μήνα. Η μετάβαση σε πακέτα, πάγιες αμοιβές και εταιρικά συμβόλαια έχτισε τα υπόλοιπα.

Κατεβάστε το InvoiceFlow. Δημιουργήστε πρότυπα πακέτων με προγράμματα δόσεων. Ρυθμίστε τις πάγιες αμοιβές σε αυτόματη χρέωση την 1η. Προσθέστε το ΑΦΜ και τα φορολογικά σας στοιχεία στα εταιρικά τιμολόγια. Το συμβόλαιο εταιρικής ευεξίας που σας τρόμαξε επειδή δεν είχατε τη δομή τιμολόγησης — αυτό αξίζει να το ξαναπροσπαθήσετε.

Η Camille Okafor είναι εγγεγραμμένη διαιτολόγος στην Ατλάντα, με ιδιωτικό διατροφικό γραφείο που εξυπηρετεί ατομικούς πελάτες σε προγράμματα πακέτων, εταιρικούς λογαριασμούς ευεξίας και ρυθμίσεις μηνιαίας πάγιας αμοιβής.