Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Kontrakt korporacyjnego wellness, który przeprogramował sposób, w jaki naliczam za wszystko

Autor: Camille Okafor, dyplomowana dietetyczka — Atlanta, GA

Otworzyłam swoją prywatną praktykę dietetyczną w 2018 roku po ośmiu latach pracy w systemie szpitalnym. Wiedziałam, jak doradzać pacjentom. Kwestie kliniczne znałam na wylot. Nie wiedziałam natomiast, jak prowadzić system rozliczeń.

Przez pierwsze dwa lata naliczałam za sesję: 125 dolarów za 60-minutową konsultację wstępną, 85 dolarów za wizyty kontrolne. Fakturowałam po wizytach, czekałam na płatność, dopominałam się, gdy jej nie było. Dochód był realny, ale przepływ gotówki nieprzewidywalny. W niektórych miesiącach uzyskiwałam 4200 dolarów. W innych 2600 dolarów. Koszty stałe miałam takie same tak czy inaczej.

W 2020 roku skontaktowała się średniej wielkości kancelaria prawna. Ich dyrektor HR przeczytał artykuł o programach wellness dla pracowników i chciał zaoferować poradnictwo żywieniowe jako świadczenie. Mieli 140 pracowników i chcieli oferować miesięczne sesje grupowe oraz zniżkowe konsultacje indywidualne dla każdego chętnego.

Wielkość kontraktu wynosiła około 3200 dolarów miesięcznie. Nie miałam faktury, która wyglądałaby tak, jak oczekiwał ich dział rozrachunków.

Faktura za korporacyjny wellness, która otworzyła drzwi

Działy HR kancelarii prawnych działają na zamówieniach zakupu, terminie 30 dni i danych rejestrowych. Nie miałam żadnej z tych struktur.

Oto, co zbudowałam:

Usługi korporacyjnego wellness — [Nazwa kancelarii] — [Miesiąc Rok]:

Okres rozliczeniowy: [Miesiąc Rok]

Płatność na rzecz: Camille Okafor, RD | NIP: [XXXXXXXXXX] Numer zamówienia: [PO-####] Warunki płatności: 30 dni Dane rejestrowe w aktach

Ta pierwsza faktura wyszła na 1245 dolarów — częściowy miesiąc, gdy finalizowaliśmy zakres. Pełny miesięczny kontrakt ruszył od następnego miesiąca: 3200 dolarów.

Kluczem był NIP i dane rejestrowe. Korporacyjne działy HR płacą wykonawcom figurującym w aktach. Bez NIP-u na fakturze prosiłam ich o utworzenie wpisu dostawcy, którego nie mogli dokończyć.

Faktury pakietowe dla klientów indywidualnych

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow dietetyka — dwanaście cotygodniowych konsultacji, spersonalizowany jadłospis, cyfrowy pakiet przepisów i suplement z udokumentowanym harmonogramem rat
Dwanaście konsultacji, jadłospis, nawet suplement — cały program na jednym czytelnym dokumencie.

Konto korporacyjne skłoniło mnie do przemyślenia również sposobu, w jaki rozliczam klientów indywidualnych. Naliczałam za sesję, co oznaczało, że klienci mogli odwołać pojedynczą wizytę i traciłam ten przychód bez możliwości odzyskania.

Przebudowałam na pakiety:

Pakiet poradnictwa żywieniowego — [Imię klienta] — [Data]:

Opcja rat miesięcznych:

InvoiceFlow generuje i wysyła każdą fakturę ratalną w zaplanowanym dniu. Przestałam gonić za miesięcznymi płatnościami.

Przejście z rozliczeń za sesję na pakiety całkowicie zmieniło przewidywalność mojego przychodu. Klient na 3-miesięcznym pakiecie to zobowiązany przychód. Klient rozliczany za sesję może zniknąć po jednej wizycie.

Dlaczego ceny pakietowe sprawdzają się w praktykach dietetycznych

Ceny za sesję zaniżają wartość pracy i tworzą przewrotne bodźce. Klient, który czuje się lepiej po 3 sesjach, może przestać przychodzić — chociaż długoterminowa praca nad zmianą zachowań dzieje się w miesiącach 4–6. Ceny pakietowe utrzymują zaangażowanie klienta przez cały protokół.

Moja struktura pakietów:

Każdy pakiet ma oddzielny szablon InvoiceFlow. Zapis nowego klienta: otwieram odpowiedni szablon, wprowadzam dane klienta, a cena, liczba sesji i harmonogram rat uzupełniają się automatycznie.

Programy grupowe i warsztaty

Warsztaty online i programy grupowe stały się znaczącym źródłem przychodu po 2020 roku.

Faktura za warsztaty żywieniowe — [Nazwa programu grupowego] — [Data]:

Za przedpłacone programy grupowe fakturuję przy zapisie. Za programy kohortowe z ratami:

Dokumentacja do zwrotu kosztów z ubezpieczenia

Faktury cykliczne dietetyka w aplikacji Invoice Flow app — klient online z Wielkiej Brytanii coachowany w GBP i klient podtrzymujący w USD, oboje fakturowani co miesiąc
Klient z Londynu w funtach, klient lokalny w dolarach — oboje fakturują się co miesiąc.

Niektórzy klienci korzystają z kont oszczędnościowych na cele zdrowotne (HSA) lub kont wydatków elastycznych (FSA) albo proszą o dokumentację do zwrotu kosztów z ubezpieczenia. Nie jestem w sieci żadnego ubezpieczyciela, ale na życzenie dostarczam szczegółowe rachunki.

Szczegółowy rachunek / Dokumentacja do zwrotu kosztów — [Imię klienta] — [Data świadczenia]:

Dodaję notatkę: „To jest szczegółowy rachunek do celów zwrotu kosztów przez pacjenta. Nie stanowi zgłoszenia roszczenia do żadnego ubezpieczyciela”. Klienci używają go, aby ubiegać się o zwrot kosztów spoza sieci ze swojego ubezpieczenia lub kont FSA/HSA.

Klienci abonamentowi

Niektórzy klienci długoterminowi chcą ciągłego dostępu bez rezerwowania pojedynczych sesji: miesięczny abonament na nieograniczone wiadomości, szybkie pytania i jedną zaplanowaną rozmowę kontrolną miesięcznie.

Abonament miesięczny — [Imię klienta] — [Miesiąc Rok]:

12 klientów abonamentowych × 175 dolarów/miesiąc = 2100 dolarów/miesiąc, fakturowane automatycznie 1. dnia niezależnie od mojego grafiku sesji w danym tygodniu.

Pięć lat później

Odeszłam z systemu szpitalnego z 0 dolarów przychodu z prywatnej praktyki. Pięć lat później:

Model rozliczeń za sesję utrzymałby mnie w okolicach 6000–8000 dolarów/miesiąc. Przejście na pakiety, abonamenty i kontrakty korporacyjne zbudowało resztę.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablony pakietów z harmonogramami rat. Ustaw abonamenty na automatyczne fakturowanie 1. dnia. Dodaj NIP i status danych rejestrowych do faktur korporacyjnych. Kontrakt korporacyjnego wellness, który Cię przeraził, bo nie miałeś struktury faktur — to właśnie ten, do którego warto wrócić.

Camille Okafor jest dyplomowaną dietetyczką w Atlancie w Georgii, prowadzącą prywatną praktykę dietetyczną obsługującą klientów indywidualnych na programach pakietowych, konta korporacyjnego wellness oraz miesięczne umowy abonamentowe.