Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Контракт на корпоративный велнес, который перевернул всё, как я выставляю счета

Автор: Камилла Окафор, дипломированный диетолог — Атланта, штат Джорджия

Я открыла свою частную практику по питанию в 2018 году после восьми лет работы в больничной системе. Я умела консультировать пациентов. Клиническую сторону я знала назубок. Чего я не знала — так это как выстроить систему выставления счетов.

Первые два года я брала плату за сессию: $125 за 60-минутную первичную консультацию, $85 за повторные. Я выставляла счета после приёмов, ждала оплату, напоминала, когда её не было. Доход был реальным, но денежный поток — непредсказуемым. В одни месяцы я получала $4,200. В другие — $2,600. Накладные расходы были одинаковыми в любом случае.

В 2020 году ко мне обратилась юридическая фирма среднего размера. Их HR-директор прочитал статью о программах велнеса для сотрудников и хотел предложить консультации по питанию как бенефит. У них было 140 сотрудников, и они хотели ежемесячные групповые сессии плюс индивидуальные консультации со скидкой для всех желающих.

Размер контракта был около $3,200/месяц. У меня не было счёта, который выглядел бы так, как ожидал их отдел кредиторской задолженности (AP).

Корпоративный счёт по велнесу, который открыл дверь

HR-отделы юридических фирм работают на заказах на закупку, net-30 и W-9. У меня не было ничего из этой структуры.

Вот что я создала:

Услуги корпоративного велнеса — [Название фирмы] — [Месяц Год]:

Расчётный период: [Месяц Год]

Получатель: Камилла Окафор, RD | EIN: [XX-XXXXXXX] Номер PO: [PO-####] Условия оплаты: Net-30 W-9 в деле

Тот первый счёт ушёл на $1,245 — за неполный месяц, пока мы согласовывали объём работ. Полный месячный контракт стартовал в следующем месяце: $3,200.

Ключом были EIN и W-9. Корпоративные HR-отделы платят подрядчикам, занесённым в реестр. Без EIN в счёте я просила их создать запись поставщика, которую они не могли заполнить.

Счета за пакеты для индивидуальных клиентов

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у нутрициолога — двенадцать еженедельных консультаций, персональный план питания, цифровой набор рецептов и добавка с задокументированным графиком рассрочки
Двенадцать консультаций, план питания, даже добавка — вся программа в одном понятном документе.

Корпоративный клиент заставил меня переосмыслить и то, как я выставляю счета индивидуальным клиентам. Я брала плату за сессию, а значит, клиент мог отменить один приём, и я теряла этот доход без какой-либо возможности его вернуть.

Я перестроилась на пакеты:

Пакет консультаций по питанию — [Имя клиента] — [Дата]:

Вариант ежемесячной рассрочки:

InvoiceFlow формирует и отправляет каждый счёт по рассрочке в назначенную дату. Я перестала выбивать ежемесячные платежи.

Переход с оплаты за сессию на пакеты полностью изменил предсказуемость моего дохода. Клиент на 3-месячном пакете — это гарантированный доход. Клиент за сессию может исчезнуть после одного приёма.

Почему пакетное ценообразование работает в практике питания

Оплата за сессию недооценивает работу и создаёт извращённые стимулы. Клиент, которому стало лучше после 3 сессий, может перестать приходить — хотя долгосрочная работа над изменением поведения происходит в 4–6-й месяцы. Пакетное ценообразование удерживает клиента на протяжении всего протокола.

Моя структура пакетов:

У каждого пакета есть отдельный шаблон в InvoiceFlow. Запись нового клиента: я открываю нужный шаблон, ввожу данные клиента, и цена, количество сессий и график платежей подставляются автоматически.

Групповые программы и воркшопы

Онлайн-воркшопы и групповые программы стали значимым источником дохода после 2020 года.

Счёт за воркшоп по питанию — [Название групповой программы] — [Дата]:

Для предоплаченных групповых программ я выставляю счёт при записи. Для потоковых программ с рассрочкой:

Документы для возмещения по страховке

Регулярные счета Invoice Flow app нутрициолога — онлайн-клиент из Великобритании, коучинг в GBP, и поддерживающий клиент в USD, обоим выставляется ежемесячно
Клиент из Лондона в фунтах, местный клиент в долларах — обоим счета выставляются ежемесячно сами.

Некоторые клиенты используют медицинские накопительные счета (HSA) или гибкие расходные счета (FSA), либо запрашивают документы для возмещения по страховке. Я не работаю в сети ни с одной страховой компанией, но по запросу предоставляю детальные суперсчета.

Суперсчёт / Документ для возмещения — [Имя клиента] — [Дата оказания услуги]:

Я добавляю примечание: «Это суперсчёт для целей возмещения расходов пациентом. Он не является подачей требования в какую-либо страховую компанию.» Клиенты используют его, чтобы получить возмещение вне сети от своей страховки или FSA/HSA.

Клиенты на абонементе

Некоторые долгосрочные клиенты хотят постоянного доступа без записи на отдельные сессии: ежемесячный абонемент на безлимитную переписку, быстрые вопросы и один запланированный контрольный созвон в месяц.

Ежемесячный абонемент — [Имя клиента] — [Месяц Год]:

12 клиентов на абонементе × $175/месяц = $2,100/месяц, счета выставляются автоматически 1-го числа независимо от моего графика сессий на этой неделе.

Спустя пять лет

Я ушла из больничной системы с $0 дохода в частной практике. Пять лет спустя:

Модель «за сессию» удержала бы меня в районе $6,000–$8,000/месяц. Переход на пакеты, абонементы и корпоративные контракты построил всё остальное.

Скачайте InvoiceFlow. Создайте шаблоны пакетов с графиками платежей. Настройте автосчета по абонементам на 1-е число. Добавьте EIN и статус W-9 в корпоративные счета. Тот контракт на корпоративный велнес, который пугал вас, потому что у вас не было структуры счёта, — именно к нему стоит вернуться.

Камилла Окафор — дипломированный диетолог в Атланте, штат Джорджия, ведёт частную практику по питанию, обслуживая индивидуальных клиентов по пакетным программам, корпоративные велнес-аккаунты и клиентов на ежемесячных абонементах.