Firemní wellness zakázka, která přepsala způsob, jak si účtuji za všechno

Napsala Camille Okafor, registrovaná dietoložka — Atlanta, USA

Svou soukromou nutriční praxi jsem otevřela v roce 2018 po osmi letech práce v nemocničním systému. Uměla jsem klienty poradit. Klinickou stránku jsem měla dokonale zvládnutou. Co jsem neuměla, bylo vést fakturační systém.

Prvních dvou let jsem účtovala za sezení: 125 $ za 60minutovou vstupní konzultaci, 85 $ za kontroly. Fakturovala jsem po schůzkách, čekala na zaplacení a upomínala, když nepřišlo. Příjem byl reálný, ale cash flow nepředvídatelné. Některé měsíce jsem vybrala 4 200 $. Některé měsíce 2 600 $. Režijní náklady jsem měla tak jako tak stejné.

V roce 2020 se mi ozvala středně velká advokátní kancelář. Jejich HR ředitel četl článek o programech wellness pro zaměstnance a chtěl nabídnout nutriční poradenství jako benefit. Měli 140 zaměstnanců a chtěli nabídnout měsíční skupinová sezení plus zvýhodněné individuální konzultace pro každého, kdo o ně bude mít zájem.

Velikost zakázky byla přibližně 3 200 $/měsíc. Neměla jsem žádnou fakturu, která by vypadala tak, jak jejich účtárna očekávala.

Faktura za firemní wellness, která otevřela dveře

HR oddělení advokátních kanceláří fungují na objednávkách, splatnosti 30 dní a evidovaných registračních dokladech. Nic z této struktury jsem neměla.

Tady je to, co jsem vytvořila:

Služby firemního wellness — [Název kanceláře] — [Měsíc rok]:

Fakturační období: [Měsíc rok]

• Měsíční skupinový nutriční workshop (75 min, pro všechny zaměstnance): 850,00 $
• Individuální konzultace: [N] sezení × 95,00 $/sezení = [celkem] $
• Měsíční wellness report (přehled účasti, souhrnné cíle): 150,00 $
• Celková částka faktury: [celkem] $

Fakturuje: Camille Okafor, dietoložka | IČ: [XX-XXXXXXX] Číslo objednávky: [OBJ-####] Platební podmínky: splatnost 30 dní

První faktura odešla na 1 245 $ — část měsíce, než jsme dokončili rozsah. Plná měsíční zakázka začala následující měsíc: 3 200 $.

Klíčem byly identifikační a registrační údaje. Firemní HR oddělení proplácejí dodavatelům dle evidence. Bez identifikačního čísla na faktuře jsem po nich chtěla vytvořit záznam dodavatele, který nemohli dokončit.

Faktury balíčků pro individuální klienty

Firemní zakázka mě přiměla přehodnotit i to, jak fakturuji individuálním klientům. Účtovala jsem za sezení, což znamenalo, že klienti mohli zrušit jednotlivou schůzku a já bych o ten příjem přišla bez nároku na náhradu.

Přebudovala jsem to na balíčky:

Balíček nutričního poradenství — [Jméno klienta] — [Datum]:

• Balíček: [Foundation 3 měsíce | Transform 6 měsíců | Maintenance 12 měsíců]
• Zahrnuje: [N] vstupní konzultace + [N] kontrolních sezení + [N] kontrolních hovorů + jídelníček + zdroje
• Cena balíčku: [částka] $ (úspora [částka] $ oproti fakturaci za sezení)
• Platba: Zaplaceno celé nebo měsíční splátky

Možnost měsíčních splátek:

• 1. měsíc (splatné při zápisu): [částka] $
• 2. měsíc (automaticky fakturováno [datum]): [částka] $
• 3. měsíc (automaticky fakturováno [datum]): [částka] $

InvoiceFlow generuje a odesílá každou splátkovou fakturu v naplánovaný den. Přestala jsem honit měsíční platby.

Přechod od fakturace za sezení k balíčkům úplně změnil předvídatelnost mých příjmů. Klient na 3měsíčním balíčku je závazný příjem. Klient placený za sezení může po jedné schůzce zmizet.

Proč cenotvorba pomocí balíčků funguje v nutričních praxích

Cenotvorba za sezení podceňuje odvedenou práci a vytváří zvrácené pobídky. Klient, který se po 3 sezeních cítí lépe, může přestat chodit — přestože dlouhodobá práce na změně chování probíhá ve 4.–6. měsíci. Cenotvorba pomocí balíčků udrží klienta zapojeného po celý protokol.

Moje struktura balíčků:

• Foundation (3 měsíce): Vstupní posouzení + 6 kontrol + 1 kontrolní hovor/měsíc + individuální jídelníček. [částka] $
• Transform (6 měsíců): Vstupní posouzení + 12 kontrol + 2 kontrolní hovory/měsíc + čtvrtletní podpora přehledu laboratorních výsledků. [částka] $
• Maintenance (12 měsíců): Měsíční sezení s odpovědností + čtvrtletní komplexní přehled + neomezené zprávy. [částka] $

Každý balíček má samostatnou šablonu v InvoiceFlow. Zápis nového klienta: otevřu příslušnou šablonu, zadám údaje klienta a cena, počet sezení a splátkový kalendář se automaticky vyplní.

Skupinové programy a workshopy

Online workshopy a skupinové programy se po roce 2020 staly významným zdrojem příjmů.

Faktura za nutriční workshop — [Název skupinového programu] — [Datum]:

• Program: [Název] — [N]týdenní skupinový program
• Formát: [Živé video / Nahrané + živé Q&A]
• Zápis: [Termíny]
• Cena programu: [částka] $ na účastníka
• Účastníci: [N] zapsaných
• Celkový příjem: [celkem] $

U předplacených skupinových programů fakturuji při zápisu. U skupinových programů se splátkami:

• Záloha při zápisu (30 %, splatné při registraci): [záloha] $
• Doplatek (splatný při zahájení programu): [doplatek] $

Dokumentace pro proplacení

Někteří klienti žádají o dokumentaci pro proplacení u zdravotní pojišťovny nebo zaměstnaneckého benefitu. Nemám smlouvu s žádnou pojišťovnou, ale na vyžádání poskytuji podrobné doklady.

Podrobný doklad / dokumentace pro proplacení — [Jméno klienta] — [Datum poskytnutí služby]:

• Poskytovatel: Camille Okafor, dietoložka | Registrační číslo: [XXXXXXXXXX]
• Datum služby: [Datum]
• Popis / kód služby (dle místní praxe): [Nutriční poradenství apod.]
• Služba: [Popis]
• Poplatek: [částka] $
• Zaplaceno pacientem: [částka] $
• Zůstatek: 0,00 $ (zaplaceno celé)

Přidávám poznámku: „Toto je podrobný doklad pro účely proplacení pacientovi. Nepředstavuje podání nároku vůči žádné pojišťovně.” Klienti jej používají k žádosti o proplacení u své pojišťovny nebo zaměstnaneckého benefitu.

Klienti na paušálu

Někteří dlouhodobí klienti chtějí trvalý přístup bez rezervování jednotlivých sezení: měsíční paušál za neomezené zprávy, rychlé dotazy a jednu naplánovanou kontrolu měsíčně.

Měsíční paušál — [Jméno klienta] — [Měsíc rok]:

• Paušál: Trvalá nutriční podpora
• Zahrnuje: Neomezené odpovědi na zprávy (do 24 h) + jedna 30min měsíční kontrola
• Sazba paušálu: [částka] $/měsíc
• Automaticky fakturováno 1. dne každého měsíce
• Platba metodou uvedenou na faktuře

12 paušálních klientů × 175 $/měsíc = 2 100 $/měsíc, fakturováno automaticky 1. dne bez ohledu na můj rozvrh sezení v daném týdnu.

Pět let poté

Odešla jsem z nemocničního systému s 0 $ příjmu ze soukromé praxe. O pět let později:

• Firemní wellness zakázky (3 firmy): přibližně 9 600 $/měsíc
• Individuální balíčky (aktivní klienti): přibližně 7 200 $/měsíc
• Skupinové programy a workshopy: přibližně 3 400 $/měsíc
• Měsíční paušály (12 klientů): přibližně 2 100 $/měsíc
• Přednášky a konzultace: přibližně 1 800 $/měsíc
• Celkový měsíční příjem: přibližně 24 100 $/měsíc

Model placený za sezení by mě udržel kolem 6 000–8 000 $/měsíc. Zbytek vybudoval přechod na balíčky, paušály a firemní zakázky.

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte šablony balíčků se splátkovými kalendáři. Nastavte paušály na automatickou fakturaci 1. dne. Přidejte na firemní faktury identifikační a registrační údaje. Ta firemní wellness zakázka, která vás vyděsila, protože jste neměli fakturační strukturu — přesně za tou se vyplatí vrátit.

Camille Okafor je registrovaná dietoložka v Atlantě, USA, se soukromou nutriční praxí, která obsluhuje individuální klienty na balíčkových programech, firemní wellness účty a klienty na měsíčním paušálu.