Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Contractul de wellness corporativ care mi-a schimbat complet modul de a factura totul

De Camille Okafor, dietetician autorizat — Atlanta, GA

Mi-am deschis cabinetul privat de nutriție în 2018, după opt ani de lucru într-un sistem spitalicesc. Știam să consiliez pacienți. Îmi cunoșteam partea clinică perfect. Ceea ce nu știam era cum să administrez un sistem de facturare.

În primii doi ani, am facturat pe ședință: 125 $ pentru o consultație inițială de 60 de minute, 85 $ pentru follow-up-uri. Facturam după programări, așteptam să fiu plătită, urmăream când nu eram. Venitul era real, dar fluxul de numerar era imprevizibil. În unele luni încasam 4.200 $. În alte luni încasam 2.600 $. Aveam aceleași cheltuieli fixe oricum.

În 2020 m-a contactat o firmă de avocatură de dimensiune medie. Directorul lor de resurse umane citise un articol despre programele de wellness pentru angajați și dorea să ofere consiliere nutrițională ca beneficiu. Aveau 140 de angajați și doreau să ofere ședințe lunare de grup plus consultații individuale cu reducere pentru oricine dorea.

Valoarea contractului era de aproximativ 3.200 $/lună. Nu aveam nicio factură care să arate așa cum se aștepta departamentul lor de conturi de plătit.

Factura de wellness corporativ care mi-a deschis ușa

Departamentele de resurse umane ale firmelor de avocatură funcționează pe comenzi de achiziție, net-30 și date fiscale complete. Nu aveam nimic din această structură.

Iată ce am construit:

Servicii de wellness corporativ — [Numele firmei] — [Luna și anul]:

Perioada de facturare: [Luna și anul]

Plată către: Camille Okafor, RD | CUI/CIF: [XXXXXXXX] Număr PO: [PO-####] Termeni de plată: Net-30 Date fiscale la dosar

Prima factură a fost emisă pentru 1.245 $ — o lună parțială cât timp finalizam conținutul. Contractul lunar complet a început luna următoare: 3.200 $.

Cheia au fost datele fiscale complete. Departamentele corporative de resurse umane plătesc contractorii înregistrați. Fără codul fiscal pe factură, le ceream să creeze o înregistrare de furnizor pe care nu o puteau finaliza.

Facturi de pachet pentru clienți individuali

Editorul de facturi al aplicației Invoice Flow al unui nutriționist — douăsprezece consultații săptămânale, un plan de masă personalizat, un pachet digital de rețete și un supliment cu graficul de plată documentat
Douăsprezece consultații, planul de masă, chiar și suplimentul — tot programul pe un document clar.

Contul corporativ m-a făcut să regândesc și modul în care facturam clienții individuali. Facturam pe ședință, ceea ce însemna că clienții puteau anula o singură programare și pierdeam acel venit fără nicio recuperare.

Am reconstruit totul pe pachete:

Pachet de consiliere nutrițională — [Numele clientului] — [Data]:

Opțiune de plată în rate lunare:

InvoiceFlow generează și trimite fiecare factură de rată la data programată. Am încetat să mai urmăresc plățile lunare.

Trecerea de la ședință la pachete mi-a schimbat complet predictibilitatea veniturilor. Un client pe un pachet de 3 luni reprezintă venit angajat. Un client pe ședință poate dispărea după o singură programare.

De ce funcționează prețurile pe pachet pentru cabinetele de nutriție

Prețurile pe ședință subevaluează munca și creează stimulente perverse. Un client care se simte mai bine după 3 ședințe ar putea înceta să vină — chiar dacă munca de schimbare comportamentală pe termen lung se întâmplă în lunile 4–6. Prețurile pe pachet mențin clientul angajat pe tot parcursul protocolului.

Structura mea de pachete:

Fiecare pachet are un șablon InvoiceFlow separat. Înscriere client nou: deschid șablonul potrivit, introduc detaliile clientului, iar prețul, numărul de ședințe și graficul de rate se completează automat.

Programe de grup și ateliere

Atelierele online și programele de grup au devenit o sursă semnificativă de venit după 2020.

Factură atelier de nutriție — [Numele programului de grup] — [Data]:

Pentru programele de grup preplătite, facturez la înscriere. Pentru programele de cohortă cu rate:

Documentație pentru rambursarea de la asigurare

Facturile recurente din Invoice Flow app ale unui nutriționist — un client online din Marea Britanie coachat în GBP și un client de întreținere în USD, ambii facturați lunar
Client din Londra în lire, client local în dolari — ambii se facturează singuri lunar.

Unii clienți folosesc conturi de economii pentru sănătate sau solicită documentație pentru rambursarea de la asigurare. Nu sunt în rețeaua niciunui asigurator, dar furnizez documente detaliate de decontare la cerere.

Document de decontare / rambursare — [Numele clientului] — [Data serviciului]:

Adaug o notă: „Acesta este un document de decontare în scopul rambursării pacientului. Nu constituie o cerere de decontare depusă la vreun asigurator.” Clienții îl folosesc pentru a solicita rambursare în afara rețelei de la asigurarea lor.

Clienți cu abonament

Unii clienți pe termen lung doresc acces continuu fără a rezerva ședințe individuale: un abonament lunar pentru mesagerie nelimitată, întrebări rapide și o verificare programată pe lună.

Abonament lunar — [Numele clientului] — [Luna și anul]:

12 clienți cu abonament × 175 $/lună = 2.100 $/lună, facturați automat pe data de 1, indiferent de programul meu de ședințe din acea săptămână.

După cinci ani

Am părăsit sistemul spitalicesc cu 0 $ venit din cabinet privat. Cinci ani mai târziu:

Modelul pe ședință m-ar fi menținut în jurul a 6.000–8.000 $/lună. Trecerea la pachete, abonamente și contracte corporative a construit restul.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șabloane de pachet cu grafice de rate. Setează abonamentele la facturare automată pe data de 1. Adaugă starea datelor fiscale pe facturile corporative. Contractul de wellness corporativ care te-a speriat pentru că nu aveai structura de facturare — acela merită să te întorci după el.

Camille Okafor este dietetician autorizat în Atlanta, Georgia, cu un cabinet privat de nutriție care deservește clienți individuali pe programe de pachet, conturi de wellness corporativ și aranjamente de abonament lunar.