Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Från enstaka HR-projekt till fast people-partner

Av Michelle Park, HR-konsult — Seattle, WA

Jag tillbringade tolv år i HR-ledande roller — HR-direktör på ett medelstort teknikföretag, sedan VP of People på en fintech-startup genom en Series B. 2019 slutade jag för att konsulta självständigt. Efterfrågan på fractional HR-ledarskap var verklig: små och medelstora företag som behövde senior HR-kompetens utan att anställa en heltidsanställd senior HR-chef.

Vad jag inte förutsåg var problemet med faktureringsmodellen. Intern HR fakturerar inte. Jag hade inget ramverk för vad jag skulle ta betalt, hur jag skulle strukturera uppdrag eller hur fakturor skulle se ut för det arbete jag gjorde.

Mitt första år som fristående HR-konsult var yrkesmässigt framgångsrikt och ekonomiskt oorganiserat. Jag slutförde åtta projekt. Jag fick betalt för sju. Det åttonde — ett 8 veckors uppdrag med framtagning av handbok och policyer för ett teknikföretag med 40 anställda — slutade med en tvist om omfattningen. Kunden sa att det levererade arbetet inte motsvarade vad de förväntat sig. Jag hade ingen skriftlig omfattning i fakturan att bemöta dem med. Vi löste tvisten genom att kapa fakturan med 40 %. Jag tog en förlust på 4 200 kr på ett uppdrag värt 10 500 kr.

Problemet var inte kundens tolkning av omfattningen. Problemet var att jag aldrig hade dokumenterat omfattningen.

Att bygga en faktureringsstruktur för HR-konsultation

Efter tvisten omstrukturerade jag verksamheten kring tre faktureringsmodeller:

Projektuppdrag (definierad omfattning):

Fractional HR-retainer (löpande):

Timarvode:

Projektfakturan med dokumenterad omfattning

Dokument i Invoice Flow app för en HR-konsult — ett utbildningsprogram, en fasindelad efterlevnadsrevision mot handpenning, en betald fraktionell HR-retainer och ett utkast för nästa fas
Utbildning, en fasindelad revision, den fraktionella retainern — varje uppdragstyp i en huvudbok.

Varje projektfaktura innehåller nu uttrycklig dokumentation av omfattningen:

HR-konsultprojekt — [Företagsnamn] — [Datum]:

Raden “utanför omfattning” är lika viktig som avsnittet “arbetets omfattning”. Den utesluter uttryckligen sådant som kunder ofta antar ingår — som juridisk granskning. Inga överraskningar, inga tvister.

Fractional HR-retainerfakturan

Månatlig återkommande faktura för fractional HR-kunder:

Fractional HR-tjänster — [Företagsnamn] — [Månad År]:

Sammanfattningen av använda timmar som bifogas fakturan visar kunderna vad deras fractional HR-retainer använts till. Den förstärker värdet och förhindrar frågan “vad får jag för det här?” vid förnyelse.

Företags-HR-projektfakturor med inköpsorderfält

Invoice Flow app återkommande fakturor för en HR-konsult — en månatlig retainer för fraktionell HR och en kvartalsvis efterlevnadsgranskning
Den fraktionella retainern och kvartalsgranskningen fakturerar sig själva — stadig inkomst, ingen administration.

Större företag med HR-avdelningar eller inköpsteam kräver inköpsorderdokumentation:

HR-konsulttjänster — [Företagsnamn] — [Datum]:

Utredningar och efterlevnadsstöd

Invoice Flow app fakturaredigerare för en HR-konsult — en 2-dagars ledarskapsworkshop, material per deltagare och resa för facilitering med program- och L&D-kod i anpassade fält
Workshopen, material per deltagare, resa — med L&D-koden deras budgetteam behöver.

Arbete med arbetsplatsutredningar — trakasseriärenden, diskrimineringsanmälningar — kräver noggrann fakturadokumentation för både HR- och juridiska ändamål:

HR-utredningstjänster — [Företagsnamn] — [Datum]:

Utredningar faktureras per timme, inte till projektarvode, eftersom omfattningen beror på vad utredningen avslöjar.

Fyra år som fristående HR-konsult

Nuvarande fördelning av verksamheten:

Jag har inte haft en omfattningstvist sedan jag byggde om faktureringsstrukturen. Omfattningsdokumentationen på fakturan eliminerade den tvetydighet som skapade det ursprungliga problemet.

Vad InvoiceFlow gör för HR-konsulter

HR-konsultfakturering omfattar projektfakturor med uttrycklig dokumentation av omfattning och det som ligger utanför omfattningen, fractional HR-månadsretainers som genereras automatiskt med timsammanfattning, inköpsorderfält för stora företagskunder samt utredningsfakturering med konfidentialitetsdokumentation. InvoiceFlow ger strukturen för allt detta från en Android-app.

Ladda ner InvoiceFlow. Dokumentera omfattningen uttryckligen på varje projektfaktura — inklusive vad som ligger utanför omfattningen. Sätt upp fractional HR-retainers på återkommande fakturering. Fakturan är din omfattningsöverenskommelse.

Michelle Park är HR-konsult i Seattle, Washington, och erbjuder fractional HR-ledarskap, HR-projektkonsultation, arbetsplatsutredningar och HR-strategitjänster till små och medelstora företag.