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InvoiceFlow pour les vendeurs d’art : le guide complet de la facturation

Facturation pour la consignation en galerie, les commandes sur mesure, les ventes directes, les achats d’entreprise et les salons d’art

Les vendeurs d’art opèrent selon des modèles de facturation pour lesquels la plupart des outils de facturation professionnelle ne sont pas conçus : règlements de consignation en galerie avec répartition artiste-galerie et clauses d’accord préalable sur les remises, factures d’acompte de commande en plusieurs étapes, factures de vente directe avec références au certificat d’authenticité, achats d’entreprise avec champs de bon de commande et mentions de droits d’auteur, et reçus de point de vente en salon. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — avec des modèles pour chaque type de transaction, le suivi des acomptes pour les commandes, et le format professionnel qu’attendent galeries, collectionneurs et acheteurs d’entreprise.

Factures de règlement de consignation en galerie

Quand votre œuvre est en galerie en consignation, vous n’êtes payé que lorsque les pièces se vendent. Les factures de règlement mensuel suivent ce qui a été vendu, la commission de la galerie et votre part.

Règlement de consignation en galerie — [Nom de la galerie] — [Mois Année] :

Détails du compte :

Œuvres vendues sur cette période :

État de l’inventaire :

Conditions de paiement : 15 jours net Politique de remise : Aucune remise sans accord écrit préalable de l’artiste. Les remises non autorisées seront déduites de la commission de la galerie, et non du reversement à l’artiste.

Clause d’accord préalable sur les remises

C’est l’ajout le plus important à toute facture de consignation en galerie. Sans elle, une galerie peut baisser un prix pour conclure une vente et vous répercuter la remise proportionnellement — réduisant votre reversement sans préavis ni accord.

Avec la clause, la galerie absorbe toute remise non autorisée sur sa commission, pas sur la vôtre. Les galeries qui refusent cette politique méritent d’être reconsidérées.

Bonnes pratiques de consignation

Factures de commande sur mesure

Facture pour collectionneur au format PDF générée par l'app Invoice Flow avec le modèle Elegant en Charcoal — en-tête d'atelier, titre de l'œuvre, dimensions et encadrement en EUR
Le modèle Elegant en Charcoal — un reçu de collectionneur aussi soigné que l'œuvre elle-même.

Les commandes sur mesure — portraits, œuvres in situ, séries — nécessitent des paiements échelonnés. Le premier paiement vous protège si le client annule ; les paiements suivants vous protègent tout au long de la production.

Commande d’art — [Nom du client] — Commande n°[####] — [Date] :

Détails de la commande :

Échéancier de paiement :

Total des honoraires de commande : [total] $

Politique d’annulation :

Quand utiliser deux étapes plutôt que trois

Les étapes vous protègent proportionnellement à l’engagement. Une pièce à 500 $ n’a pas besoin de trois factures ; une installation d’entreprise à 15 000 $ oui.

Factures de vente directe d’art

Pour les ventes à l’atelier, en salon d’art ou sur votre propre site web :

Vente d’œuvre — [Nom de l’acheteur] — [Date] :

Formulation du certificat d’authenticité

À inclure sur chaque facture de vente d’œuvre originale : « Certificat d’authenticité inclus. Ce document sert de preuve de vente et de provenance pour l’œuvre indiquée ci-dessus. »

Cela établit les deux documents — la facture et le certificat — comme faisant partie de la chaîne de provenance. Collectionneurs, experts et assureurs en auront un jour besoin.

Factures d’achat d’art par les entreprises

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'un marchand d'art — une huile sur lin avec titre, dimensions et année, un encadrement sur mesure et une caisse assurée vers Paris en EUR avec provenance et certificat d'authenticité dans des champs personnalisés
Titre, technique, dimensions, provenance — la facture devient partie de l'historique de l'œuvre.

Les cabinets de design, promoteurs et entreprises achetant de l’art pour des espaces commerciaux ont besoin d’un format professionnel avec référence de bon de commande et documentation des droits d’auteur.

Achat d’art par une entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Date] :

Détails de l’acheteur :

Œuvres :

Mentions légales :

Pourquoi les acheteurs d’entreprise ont besoin de la note sur les droits d’auteur

Les acheteurs d’entreprise supposent fréquemment que l’achat de l’œuvre physique leur donne aussi le droit de la reproduire. Le scénario le plus courant : une société veut utiliser la peinture achetée dans ses supports marketing, sur son site web ou comme base de produits dérivés de marque. Rien de tout cela n’est inclus dans une vente.

Si vous n’incluez pas la note sur les droits d’auteur sur la facture, la première fois que la question se pose, c’est généralement un conflit — pas une question. Incluez-la sur chaque vente à une entreprise.

Reçus de salons d’art et de marchés

Reçu de salon d’art — [Nom de l’artiste/atelier] — [Date] :

Envoyez-le immédiatement à l’e-mail de l’acheteur. De nombreux collectionneurs utilisent les reçus pour souscrire une assurance.

Ventes d’estampes, d’éditions limitées et de reproductions

Documents de l'app Invoice Flow d'un vendeur d'art — une vente d'original à un collectionneur parisien, une commande de portrait avec acompte payé, une commande d'art de bureau corporate et une vente d'impression payée
Originaux, commandes, commandes corporate, impressions — chaque vente enregistrée et datée.

Si vous vendez des estampes ou des éditions limitées en parallèle des originaux :

Vente d’estampe — [Nom de l’acheteur] — [Date] :

Utiliser InvoiceFlow pour la facturation des vendeurs d’art

Suivi des acomptes de commande : Quand un client paie l’acompte de l’étape 1, InvoiceFlow enregistre le paiement et génère la facture de paiement d’étape (étape 2). Chaque étape référence le même numéro de commande.

Modèles de consignation en galerie : Créez un modèle de règlement mensuel avec le calcul de pourcentage au niveau de chaque article. Programmez un rappel de facture récurrente le premier de chaque mois pour chaque galerie en consignation.

Notes de droits d’auteur sur les factures d’entreprise : Pré-chargez la formulation des droits d’auteur et de reproduction dans le champ Notes de votre modèle de facture d’entreprise. Elle apparaît sur chaque facture d’entreprise sans saisie manuelle.

Référence au certificat d’authenticité : Ajoutez la note du certificat d’authenticité à vos modèles de vente directe et de vente d’entreprise. Cela prend dix secondes et établit la documentation dès la première facture.

Reçus de salon : Créez un modèle de reçu de salon simple. Au salon, renseignez le titre, les dimensions, la technique et le prix de l’œuvre. Envoyez-le à l’e-mail de l’acheteur avant qu’il ne quitte votre stand.

Transparence des prix pour les acheteurs d’art

Envisagez d’inclure une brève note d’encadrement au bas de la facture pour les collectionneurs sérieux :

« Cette œuvre a été authentifiée par [Nom de l’artiste] comme une œuvre originale. La vente inclut un certificat d’authenticité documentant la technique, les dimensions, l’année et la provenance. Questions : [contact]. »

Cela ajoute une formalité que les collectionneurs de grande valeur apprécient, et réduit les questions après la vente.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez la facture de commande avec des paiements échelonnés. Créez le règlement de consignation en galerie avec la clause d’absence de remise. La commande qui commence par une facture d’acompte signée est la commande qui se termine par un paiement intégral — et la documentation qui rend votre œuvre digne d’être collectionnée.

InvoiceFlow est une application de facturation Android gratuite conçue pour les propriétaires de petites entreprises. Envoyez des factures professionnelles, suivez les paiements de commande en plusieurs étapes, gérez la consignation en galerie et documentez les ventes d’art aux entreprises — le tout depuis votre téléphone.