InvoiceFlow за продавачи на изкуство: пълното ръководство за фактуриране

Фактуриране за галерийна консигнация, поръчкови работи, директни продажби, корпоративни доставки и арт панаири

Продавачите на изкуство работят с модели на фактуриране, за които повечето бизнес инструменти за фактуриране не са проектирани: уреждания на галерийна консигнация с разпределение художник-галерия и клаузи за предварително одобрение на отстъпки, многоетапни фактури за депозит за поръчки, фактури за директна продажба с референции към сертификат за автентичност, корпоративни доставки с PO полета и известия за авторски права, и разписки от панаири на място на продажбата. InvoiceFlow се справя с всички тези от едно Android приложение — с шаблони за всеки вид сделка, проследяване на депозити за поръчки и професионален формат, който галериите, колекционерите и корпоративните купувачи очакват.

Фактури за уреждане на галерийна консигнация

Когато творбата ви е в галерия на консигнация, получавате плащане само когато творбите се продадат. Месечните фактури за уреждане проследяват какво е продадено, комисионната на галерията и вашия дял.

Уреждане на галерийна консигнация — [Име на галерия] — [Месец Година]:

Детайли на сметката:

• Галерия: [Име] | Дата на консигнационния договор: [Дата]
• Период на уреждане: [Начална дата] – [Крайна дата]
• Разпределение за художника: [N]% | Галерийна комисионна: [N]%

Продадени творби през този период:

• [Заглавие] — [Техника, размер] | Продадена [Дата] | Цена на дребно: [сума] $ × [N]% = [сума за художника] $
• [Заглавие] — [Техника, размер] | Продадена [Дата] | Цена на дребно: [сума] $ × [N]% = [сума за художника] $
• Общо превод за художника: [обща сума] $

Състояние на инвентара:

• Творби в галерията в началото на периода: [N]
• Продадени творби: [N]
• Върнати творби (ако има): [N]
• Творби в галерията в края на периода: [N] (приложен списък с инвентар)

Условия за плащане: Нето-15 Политика за отстъпки: Без отстъпки без писмено предварително одобрение от художника. Неоторизираните отстъпки ще бъдат приспаднати от галерийната комисионна, а не от превода за художника.

Клауза за предварително одобрение на отстъпки

Това е най-важното допълнение към всяка консигнационна фактура. Без нея галерията може да намали цена, за да сключи продажба, и да прехвърли отстъпката пропорционално върху вас — намалявайки превода ви без предизвестие или одобрение.

С клаузата галерията поема всяка неоторизирана отстъпка от своята комисионна, не от вашата. Галериите, които не са съгласни с тази политика, си заслужават преосмислянето.

Най-добри практики за консигнация

• Изисквайте месечни уреждания на фиксирана дата (първият работен ден на следващия месец е стандарт)
• Поддържайте главен списък с инвентар на всички консигнационни творби с галерия, дата на приемане и договорена цена на дребно
• Задайте максимален период на консигнация (6–12 месеца), след който непродадените творби се връщат
• Снимайте всички творби преди консигниране със забележки за състоянието

Фактури за поръчкови работи

Поръчковите работи — портрети, специфични за мястото творби, серии — изискват етапни плащания. Първото плащане ви защитава, ако клиентът се откаже; следващите плащания ви защитават през цялото производство.

Поръчкова творба — [Име на клиент] — Поръчка #[####] — [Дата]:

Детайли на поръчката:

• Творба: [Описание — заглавие, техника, размери, тема]
• Спецификации: [Подробни изисквания, референтни изображения]
• Срок: Прогноза [Начало] – [Времеви диапазон на завършване]
• Метод на доставка: [Вземане от студиото / Изпратено / Монтаж от художника]
• Сертификат за автентичност: Включен

График на плащане:

• Етап 1 — Депозит (50%, невъзстановим, дължим при договаряне): [сума] $ Депозит дължим: [Дата]
• Етап 2 — Междинно плащане (25%, дължимо при одобрение на скицата/концепцията): [сума] $ Междинно плащане дължимо: При одобрение от клиента на [скица/снимка/текущ изглед]
• Етап 3 — Остатък (25%, дължим при доставка): [сума] $ Остатък дължим: При доставка/вземане/монтаж

Обща такса за поръчка: [обща сума] $

Политика за отказ:

• Депозитът е невъзстановим след подписване
• Отказ след плащане на Етап 2: начислява се 75% от общата такса
• Всички текущи и завършени работи по отказани поръчки остават собственост на художника и могат да бъдат продадени

Кога да се използват два срещу три етапа

• Под 2000 $: Два етапа — 50% депозит, 50% остатък при доставка
• 2000–5000 $: Два или три етапа в зависимост от сложността и срока
• Над 5000 $: Три етапа — депозит, средна точка, доставка
• Над 15 000 $: Обмислете четири етапа с по-чести междинни плащания

Етапите ви защитават пропорционално на ангажимента. Творба за 500 $ не се нуждае от три фактури; корпоративен монтаж за 15 000 $ се нуждае.

Фактури за директна продажба на изкуство

За продажби от студиото, арт панаирите или собствения ви уебсайт:

Продажба на изкуство — [Име на купувач] — [Дата]:

• Творба: [Заглавие] | Техника: [Описание] | Размер: [Ш × В инчове/см] | Година: [Година]
• Състояние: [Ново / Както е описано]
• Продажна цена: [сума] $
• Доставка и опаковане (ако е приложимо): [сума] $
• Застраховка (ако е приложимо): [сума] $
• Общо: [обща сума] $
• Плащане: [В брой / Карта / Чек / Банков превод]
• Сертификат за автентичност: Включен
• Произход: [Предишна изложбена история, ако е релевантна / На разположение при поискване]

Текст за сертификат за автентичност

Включете на всяка фактура за продажба на оригинално изкуство: „Сертификат за автентичност е включен. Този документ служи като запис за продажба и произход на посочената по-горе творба.”

Това установява и двата документа — фактурата и сертификата — като част от веригата на произход. Колекционерите, оценителите и застрахователите в крайна сметка ще се нуждаят от това.

Фактури за корпоративни арт доставки

Дизайнерски фирми, инвеститори и корпорации, купуващи изкуство за търговски пространства, се нуждаят от професионален формат с PO референция и документация за авторски права.

Корпоративна арт доставка — [Име на компания] — [Дата]:

Детайли на купувача:

• Компания: [Име] | Контакт за фактуриране: [Име, длъжност, имейл]
• Проект: [Обзавеждане на офис / Хотелско фоайе / Търговски проект]
• PO номер: [PO-####]

Творби:

• [Заглавие] | [Техника, размери] | [Година] | Цена: [сума] $
• [Заглавие] | [Техника, размери] | [Година] | Цена: [сума] $
• Междинна сума за изкуство: [обща сума] $
• Персонализирано рамкиране (ако е приложимо): [сума] $
• Монтажни услуги: [сума] $
• Доставка и застраховка: [сума] $
• Обща сума на поръчката: [обща сума] $
• Условия за плащане: Нето-30

Правни бележки:

• Всички творби включват сертификат за автентичност
• Художникът запазва авторските права върху всички творби. Продажбата на оригинална творба не предоставя права за възпроизвеждане
• Възпроизвеждане, дигитално разпространение или търговска употреба изискват отделен писмен лицензионен договор

Защо корпоративните купувачи се нуждаят от забележката за авторски права

Корпоративните купувачи често предполагат, че покупката на физическата творба им дава и правата да я възпроизвеждат. Най-честият сценарий: компания иска да използва закупената картина в маркетинговите си материали, уебсайта си или като основа за брандирани стоки. Нищо от това не е включено в продажбата.

Ако не включите забележката за авторски права във фактурата, първият път, когато това изникне, обикновено е конфликт — не въпрос. Включвайте я при всяка корпоративна продажба.

Разписки от арт панаири и пазари

Разписка от арт панаир — [Име на художник/студио] — [Дата]:

• Панаир/събитие: [Име, град]
• Купувач: [Име] (по избор, за записите на колекционера)
• Творба: [Заглавие] | [Техника, размер] | [Година]: [цена] $
• Репродукция (ако е приложимо): [Заглавие, номер на тираж] [цена] $
• Общо: [обща сума] $
• Плащане: [В брой / Карта]
• Сертификат за автентичност: Включен с оригиналната творба
• Контакт: [Уебсайт на студиото, имейл]

Изпратете на имейла на купувача веднага. Много колекционери използват разписки за застрахователно планиране.

Продажба на репродукции, ограничени тиражи и репродукции

Ако продавате репродукции или ограничени тиражи заедно с оригинали:

Продажба на репродукция — [Име на купувач] — [Дата]:

• Творба: [Заглавие] — [Вид тираж: Giclée печат / Ситопечат / и т.н.]
• Тираж: [Номер]/[Общ размер на тиража] | Подписана: [Да / Не]
• Хартия/носител: [Описание]
• Размер: [Размери]
• Цена: [сума] $
• Забележка: Това е екземпляр [N] от общо [N]. Включен е сертификат за автентичност, документиращ тиража.

Използване на InvoiceFlow за фактуриране на продавачи на изкуство

Проследяване на депозити за поръчки: Когато клиент плати депозита за Етап 1, InvoiceFlow записва плащането и генерира фактурата за междинното плащане на Етап 2. Всеки етап реферира към същия номер на поръчка.

Шаблони за галерийна консигнация: Изградете месечен шаблон за уреждане с процентното изчисление на ниво артикул. Задайте напомняне за повтаряща се фактура на първо число на всеки месец за всяка галерия на консигнация.

Забележки за авторски права на корпоративни фактури: Предварително заредете текста за авторски права и права за възпроизвеждане в полето Бележки на корпоративния си шаблон за фактура. Той се появява на всяка корпоративна фактура, без да изисква ръчно въвеждане.

Референция към сертификат за автентичност: Добавете забележката за сертификат за автентичност към шаблоните си за директна и корпоративна продажба. Отнема десет секунди и установява документация от първата фактура.

Разписки от панаири: Изградете прост шаблон за разписка от панаир. На панаира попълнете заглавието на творбата, размера, техниката и цената. Изпратете на имейла на купувача, преди да напусне щанда ви.

Прозрачност на цените за купувачите на изкуство

Обмислете включване на кратка забележка в долната част на фактурата за сериозни колекционери:

„Тази творба е автентифицирана от [Име на художник] като оригинална творба. Продажбата включва сертификат за автентичност, документиращ техника, размери, година и произход. Въпроси: [контакт].”

Това добавя формалност, която ценителите с висока стойност оценяват, и намалява въпросите след продажбата.

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете фактурата за поръчка с етапни плащания. Изградете уреждането на галерийна консигнация с клаузата без отстъпки. Поръчката, която започва с подписана фактура за депозит, е поръчката, която завършва с пълно плащане — и документацията, която прави творбата ви колекционерска.

InvoiceFlow е безплатно Android приложение за фактуриране, създадено за собственици на малък бизнес. Изпращайте професионални фактури, проследявайте многоетапни плащания за поръчки, управлявайте галерийна консигнация и документирайте корпоративни продажби на изкуство — всичко от телефона си.