InvoiceFlow pro prodejce umění: Kompletní průvodce fakturací

Fakturace pro komisní prodej v galerii, zakázková díla, přímé prodeje, firemní nákup a umělecké veletrhy

Prodejci umění pracují s fakturačními modely, pro které většina firemních fakturačních nástrojů není navržena: vyúčtování komisního prodeje v galerii s rozdělením mezi umělce a galerii a doložkami o předchozím souhlasu se slevou, vícefázové zálohové faktury u zakázek, faktury za přímý prodej s odkazy na certifikát pravosti, firemní nákup s poli pro objednávku (PO) a upozorněními na autorská práva a stvrzenky z veletrhů v místě prodeje. InvoiceFlow zvládá toto vše z jedné aplikace pro Android — se šablonami pro každý typ transakce, evidencí záloh u zakázek a profesionálním formátem, který galerie, sběratelé a firemní kupci očekávají.

Faktury za vyúčtování komisního prodeje v galerii

Když je vaše dílo v galerii na komisním prodeji, dostanete zaplaceno až po prodeji kusů. Měsíční vyúčtování eviduje, co se prodalo, provizi galerie a váš podíl.

Vyúčtování komisního prodeje — [Název galerie] — [Měsíc rok]:

Údaje o účtu:

• Galerie: [Název] | Datum komisní dohody: [Datum]
• Zúčtovací období: [Datum od] – [Datum do]
• Podíl umělce: [N] % | Provize galerie: [N] %

Díla prodaná v tomto období:

• [Název] — [Technika, rozměr] | Prodáno [Datum] | Maloobchodní cena: [částka] $ × [N] % = [částka umělce] $
• [Název] — [Technika, rozměr] | Prodáno [Datum] | Maloobchodní cena: [částka] $ × [N] % = [částka umělce] $
• Celková úhrada umělci: [celkem] $

Stav zásob:

• Díla v galerii na začátku období: [N]
• Prodaná díla: [N]
• Vrácená díla (pokud nějaká): [N]
• Díla v galerii na konci období: [N] (přiložený seznam inventáře)

Platební podmínky: Net-15 Slevová politika: Žádné slevy bez písemného předchozího souhlasu umělce. Neoprávněné slevy budou odečteny z provize galerie, nikoli z úhrady umělci.

Doložka o předchozím souhlasu se slevou

Toto je nejdůležitější doplněk k jakékoli faktuře za komisní prodej v galerii. Bez ní může galerie snížit cenu, aby uzavřela prodej, a přenést slevu poměrně na vás — snížit vaši úhradu bez upozornění nebo souhlasu.

S touto doložkou galerie absorbuje jakoukoli neoprávněnou slevu ze své provize, ne z té vaší. Galerie, které s touto politikou nesouhlasí, stojí za znovuzvážení.

Osvědčené postupy komisního prodeje

• Vyžadujte měsíční vyúčtování k pevnému datu (první pracovní den následujícího měsíce je standardem)
• Veďte hlavní seznam inventáře všech komisních děl s galerií, datem přijetí a dohodnutou maloobchodní cenou
• Stanovte maximální dobu komisního prodeje (6–12 měsíců), po které jsou neprodaná díla vrácena
• Vyfotografujte všechna díla před předáním do komise s poznámkami o stavu

Faktury za zakázková díla

Zakázková díla — portréty, díla na míru pro konkrétní místo, série — vyžadují fázové platby. První platba vás chrání, pokud klient zruší zakázku; následné platby vás chrání po celou dobu výroby.

Zakázka na umělecké dílo — [Jméno klienta] — Zakázka č. [####] — [Datum]:

Údaje o zakázce:

• Dílo: [Popis — název, technika, rozměry, námět]
• Specifikace: [Podrobné požadavky, referenční obrázky]
• Časový plán: Odhad [Začátek] – [Rozmezí dokončení]
• Způsob dodání: [Vyzvednutí v ateliéru / Odesláno / Instalace umělcem]
• Certifikát pravosti: Součástí

Platební plán:

• Fáze 1 — Záloha (50 %, nevratná, splatná při dohodě): [částka] $ Záloha splatná: [Datum]
• Fáze 2 — Průběžná platba (25 %, splatná při schválení návrhu/konceptu): [částka] $ Průběžná platba splatná: Po schválení [skici/fotografie/rozpracovaného náhledu] klientem
• Fáze 3 — Doplatek (25 %, splatný při dodání): [částka] $ Doplatek splatný: Při dodání/vyzvednutí/instalaci

Celková cena zakázky: [celkem] $

Storno podmínky:

• Záloha je nevratná od okamžiku podpisu
• Zrušení po platbě fáze 2: účtuje se 75 % z celkové ceny
• Veškerá rozpracovaná i dokončená práce na zrušených zakázkách zůstává majetkem umělce a může být prodána

Kdy použít dvě vs. tři fáze

• Do 2 000 $: Dvě fáze — 50% záloha, 50% doplatek při dodání
• 2 000–5 000 $: Dvě nebo tři fáze podle složitosti a časového plánu
• Nad 5 000 $: Tři fáze — záloha, polovina, dodání
• Nad 15 000 $: Zvažte čtyři fáze s častějšími průběžnými platbami

Fáze vás chrání poměrně k závazku. Dílo za 500 $ nepotřebuje tři faktury; firemní instalace za 15 000 $ ano.

Faktury za přímý prodej umění

Pro prodeje z ateliéru, na uměleckých veletrzích nebo z vašeho vlastního webu:

Prodej umění — [Jméno kupujícího] — [Datum]:

• Dílo: [Název] | Technika: [Popis] | Rozměr: [Š × V palce/cm] | Rok: [Rok]
• Stav: [Nové / Dle popisu]
• Prodejní cena: [částka] $
• Doprava a balení (pokud se uplatní): [částka] $
• Pojištění (pokud se uplatní): [částka] $
• Celkem: [celkem] $
• Platba: [Hotovost / Karta / Šek / Bankovní převod]
• Certifikát pravosti: Součástí
• Provenience: [Historie předchozích výstav, pokud je relevantní / Na vyžádání]

Formulace certifikátu pravosti

Uveďte na každé faktuře za prodej originálního umění: „Součástí je certifikát pravosti. Tento dokument slouží jako záznam o prodeji a provenienci výše uvedeného díla.”

Tím se oba dokumenty — faktura i certifikát — stávají součástí řetězce provenience. Sběratelé, odhadci a pojišťovny to nakonec budou potřebovat.

Faktury za firemní nákup umění

Designérské firmy, developeři a korporace nakupující umění do komerčních prostor potřebují profesionální formát s odkazem na objednávku (PO) a dokumentací autorských práv.

Firemní nákup umění — [Název firmy] — [Datum]:

Údaje o kupujícím:

• Firma: [Název] | Fakturační kontakt: [Jméno, funkce, e-mail]
• Projekt: [Vybavení kanceláře / Hotelová hala / Komerční development]
• Číslo objednávky (PO): [PO-####]

Díla:

• [Název] | [Technika, rozměry] | [Rok] | Cena: [částka] $
• [Název] | [Technika, rozměry] | [Rok] | Cena: [částka] $
• Mezisoučet za umění: [celkem] $
• Zakázkové rámování (pokud se uplatní): [částka] $
• Instalační služby: [částka] $
• Doprava a pojištění: [částka] $
• Celková cena objednávky: [celkem] $
• Platební podmínky: Net-30

Právní poznámky:

• Všechna díla obsahují certifikát pravosti
• Umělec si ponechává autorská práva ke všem dílům. Prodej originálního díla nepřevádí práva na reprodukci
• Reprodukce, digitální distribuce nebo komerční užití vyžaduje samostatnou písemnou licenční smlouvu

Proč firemní kupci potřebují poznámku o autorských právech

Firemní kupci často předpokládají, že koupě fyzického díla jim rovněž dává práva na jeho reprodukci. Nejčastější scénář: firma chce použít zakoupený obraz ve svých marketingových materiálech, na webu nebo jako základ pro značkové zboží. Nic z toho není součástí prodeje.

Pokud poznámku o autorských právech na fakturu neuvedete, poprvé se toto téma obvykle objeví jako konflikt — ne jako otázka. Uveďte ji na každém firemním prodeji.

Stvrzenky z uměleckých veletrhů a trhů

Stvrzenka z uměleckého veletrhu — [Jméno umělce/ateliéru] — [Datum]:

• Veletrh/akce: [Název, město]
• Kupující: [Jméno] (nepovinné, pro záznamy sběratele)
• Dílo: [Název] | [Technika, rozměr] | [Rok]: [cena] $
• Reprodukce/tisk (pokud se uplatní): [Název, číslo edice] [cena] $
• Celkem: [celkem] $
• Platba: [Hotovost / Karta]
• Certifikát pravosti: Součástí originálního díla
• Kontakt: [Web ateliéru, e-mail]

Odešlete na e-mail kupujícího ihned. Mnoho sběratelů používá stvrzenky pro sjednání pojištění.

Prodej reprodukcí, limitovaných edic a tisků

Pokud prodáváte reprodukce nebo limitované edice vedle originálů:

Prodej reprodukce — [Jméno kupujícího] — [Datum]:

• Dílo: [Název] — [Typ edice: Giclée tisk / Sítotisk / atd.]
• Edice: [Číslo]/[Celková velikost edice] | Signováno: [Ano / Ne]
• Papír/podklad: [Popis]
• Rozměr: [Rozměry]
• Cena: [částka] $
• Poznámka: Toto je kus [N] z celkem [N]. Přiložen je certifikát pravosti dokumentující edici.

Použití InvoiceFlow pro fakturaci prodejce umění

Evidence záloh u zakázek: Když klient zaplatí zálohu fáze 1, InvoiceFlow zaznamená platbu a vygeneruje fakturu na průběžnou platbu fáze 2. Každá fáze odkazuje na stejné číslo zakázky.

Šablony komisního prodeje v galerii: Vytvořte šablonu měsíčního vyúčtování s výpočtem procent na úrovni položek. Nastavte připomínku opakované faktury na první den každého měsíce pro každou galerii v komisi.

Poznámky o autorských právech na firemních fakturách: Předvyplňte formulaci o autorských právech a právech na reprodukci do pole Poznámky vaší šablony firemní faktury. Objeví se na každé firemní faktuře bez nutnosti ručního zadávání.

Odkaz na certifikát pravosti: Přidejte poznámku o certifikátu pravosti do svých šablon pro přímý a firemní prodej. Zabere to deset sekund a nastavuje dokumentaci od první faktury.

Stvrzenky z veletrhů: Vytvořte jednoduchou šablonu stvrzenky z veletrhu. Na veletrhu vyplňte název díla, rozměr, techniku a cenu. Odešlete na e-mail kupujícího dříve, než opustí váš stánek.

Cenová transparentnost pro kupce umění

Zvažte přidání krátké rámující poznámky ve spodní části faktury pro vážné sběratele:

„Toto dílo bylo ověřeno [jméno umělce] jako originální dílo. Součástí prodeje je certifikát pravosti dokumentující techniku, rozměry, rok a provenienci. Dotazy: [kontakt].”

To dodává formálnost, kterou sběratelé s vysokou hodnotou oceňují, a snižuje počet otázek po prodeji.

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte fakturu na zakázku s fázovými platbami. Vytvořte vyúčtování komisního prodeje v galerii s doložkou o zákazu slev. Zakázka, která začíná podepsanou zálohovou fakturou, je zakázka, která končí plnou platbou — a dokumentací, díky které je vaše dílo sběratelské.

InvoiceFlow je bezplatná fakturační aplikace pro Android vytvořená pro majitele malých firem. Odesílejte profesionální faktury, evidujte vícefázové platby za zakázky, spravujte komisní prodej v galerii a dokumentujte firemní prodeje umění — vše z vašeho telefonu.