Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

InvoiceFlow voor kunstverkopers: de complete facturatiegids

Facturatie voor galerieconsignatie, opdrachten op maat, directe verkoop, zakelijke inkoop en kunstbeurzen

Kunstverkopers werken met facturatiemodellen waar de meeste zakelijke factuurtools niet voor zijn ontworpen: afrekeningen van galerieconsignatie met verdelingen tussen kunstenaar en galerie en clausules over voorafgaande kortinggoedkeuring, aanbetalingsfacturen voor opdrachten in meerdere fasen, directe verkoopfacturen met verwijzingen naar echtheidscertificaten, zakelijke inkoop met PO-velden en auteursrechtelijke vermeldingen, en bonnen op het verkooppunt voor beurzen. InvoiceFlow regelt al deze zaken vanuit één Android-app — met templates voor elk transactietype, het bijhouden van aanbetalingen voor opdrachten, en het professionele formaat dat galeries, verzamelaars en zakelijke kopers verwachten.

Afrekeningsfacturen voor galerieconsignatie

Wanneer je werk in consignatie bij een galerie staat, word je pas betaald als er stukken verkocht worden. Maandelijkse afrekeningsfacturen houden bij wat er verkocht is, de commissie van de galerie en jouw aandeel.

Afrekening galerieconsignatie — [Naam galerie] — [Maand jaar]:

Accountgegevens:

Verkochte werken deze periode:

Inventarisstatus:

Betalingsvoorwaarden: binnen 15 dagen Kortingsbeleid: geen korting zonder schriftelijke voorafgaande goedkeuring van de kunstenaar. Niet-goedgekeurde kortingen worden afgetrokken van de galeriecommissie, niet van de uitkering aan de kunstenaar.

Clausule voorafgaande kortinggoedkeuring

Dit is de belangrijkste toevoeging aan elke consignatiefactuur. Zonder deze clausule kan een galerie een prijs verlagen om een verkoop te sluiten en de korting evenredig aan jou doorberekenen — waardoor je uitkering daalt zonder kennisgeving of goedkeuring.

Met de clausule absorbeert de galerie elke niet-goedgekeurde korting uit hun eigen commissie, niet uit de jouwe. Galeries die het niet eens zijn met dit beleid zijn het heroverwegen waard.

Best practices voor consignatie

Facturen voor opdrachten op maat

Verzamelaarsfactuur als PDF gegenereerd door de Invoice Flow app met de Elegant-template in Charcoal — studiobriefhoofd, titel van het kunstwerk, afmetingen en omlijsting in EUR
De Elegant-template in Charcoal — een verzamelaarsbon net zo doordacht als het werk zelf.

Opdrachten op maat — portretten, locatiespecifieke werken, series — vereisen gefaseerde betalingen. De eerste betaling beschermt je als de klant annuleert; volgende betalingen beschermen je gedurende de hele productie.

Kunstopdracht — [Naam klant] — Opdracht #[####] — [Datum]:

Opdrachtgegevens:

Betalingsschema:

Totaal opdrachtbedrag: € [totaal]

Annuleringsbeleid:

Wanneer twee of drie fasen gebruiken

De fasen beschermen je evenredig aan de verbintenis. Een werk van € 500 heeft geen drie facturen nodig; een zakelijke installatie van € 15.000 wel.

Directe verkoopfacturen voor kunst

Voor verkopen vanuit het atelier, op kunstbeurzen of via je eigen website:

Kunstverkoop — [Naam koper] — [Datum]:

Tekst voor het echtheidscertificaat

Vermeld op elke factuur voor de verkoop van originele kunst: “Echtheidscertificaat meegeleverd. Dit document dient als verkoop- en herkomstbewijs voor het hierboven vermelde werk.”

Dit verankert beide documenten — de factuur en het certificaat — als onderdeel van de herkomstketen. Verzamelaars, taxateurs en verzekeraars zullen dit uiteindelijk nodig hebben.

Facturen voor zakelijke kunstinkoop

Invoice Flow app factuureditor van een kunstverkoper — een olieverf op linnen met titel, afmetingen en jaar, een op maat gemaakte lijst en verzekerd transport naar Parijs in EUR met herkomst en COA in aangepaste velden
Titel, medium, afmetingen, herkomst — de factuur wordt onderdeel van het dossier van het werk.

Ontwerpbureaus, ontwikkelaars en bedrijven die kunst kopen voor commerciële ruimtes hebben een professioneel formaat nodig met PO-referentie en auteursrechtelijke documentatie.

Zakelijke kunstinkoop — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Kopergegevens:

Werken:

Juridische opmerkingen:

Waarom zakelijke kopers de auteursrechtelijke opmerking nodig hebben

Zakelijke kopers gaan er vaak van uit dat het kopen van het fysieke werk ook het recht geeft om het te reproduceren. Het meest voorkomende scenario: een bedrijf wil het gekochte schilderij gebruiken in marketingmateriaal, op de website of als basis voor merchandise met hun merk. Niets daarvan is inbegrepen bij een verkoop.

Als je de auteursrechtelijke opmerking niet op de factuur zet, komt dit meestal voor het eerst ter sprake als conflict — niet als vraag. Vermeld het bij elke zakelijke verkoop.

Bonnen voor kunstbeurzen en markten

Kunstbeursbon — [Naam kunstenaar/atelier] — [Datum]:

Stuur direct naar het e-mailadres van de koper. Veel verzamelaars gebruiken bonnen voor hun verzekeringsadministratie.

Verkoop van prints, beperkte oplagen en reproducties

Invoice Flow app documenten van een kunstverkoper — een verkoop van een origineel aan een Parijse verzamelaar, een portretopdracht met betaalde aanbetaling, een zakelijke kantoorkunstorder en een betaalde printverkoop
Originelen, opdrachten, zakelijke orders, prints — elke verkoop vastgelegd en gedateerd.

Als je naast originelen ook prints of beperkte oplagen verkoopt:

Printverkoop — [Naam koper] — [Datum]:

InvoiceFlow gebruiken voor facturatie als kunstverkoper

Aanbetalingen voor opdrachten bijhouden: wanneer een klant de aanbetaling van fase 1 betaalt, registreert InvoiceFlow de betaling en genereert het de tussentijdse factuur van fase 2. Elke fase verwijst naar hetzelfde opdrachtnummer.

Templates voor galerieconsignatie: bouw een maandelijkse afrekeningtemplate met de percentageberekening op regelniveau. Stel een terugkerende factuurherinnering in op de eerste van elke maand voor elke galerie waar je in consignatie zit.

Auteursrechtelijke opmerkingen op zakelijke facturen: laad de tekst over auteursrecht en reproductierechten vooraf in het Notes-veld van je zakelijke factuurtemplate. Het verschijnt op elke zakelijke factuur zonder handmatige invoer.

Verwijzing naar echtheidscertificaat: voeg de opmerking over het echtheidscertificaat toe aan je templates voor directe en zakelijke verkoop. Het kost tien seconden en legt de documentatie vast vanaf de eerste factuur.

Beursbonnen: bouw een eenvoudige beursbontemplate. Vul op de beurs de titel, het formaat, het medium en de prijs van het werk in. Stuur naar het e-mailadres van de koper voordat die je stand verlaat.

Transparante prijsstelling voor kunstkopers

Overweeg om onderaan de factuur een korte toelichting op te nemen voor serieuze verzamelaars:

“Dit werk is door [Naam kunstenaar] geauthenticeerd als origineel werk. De verkoop omvat een echtheidscertificaat dat medium, afmetingen, jaar en herkomst documenteert. Vragen: [contact].”

Dit voegt formaliteit toe die hoogwaardige verzamelaars waarderen, en vermindert vragen na de verkoop.

Download InvoiceFlow. Bouw de opdrachtfactuur met gefaseerde betalingen. Bouw de afrekening voor galerieconsignatie met de geen-korting-clausule. De opdracht die begint met een ondertekende aanbetalingsfactuur is de opdracht die eindigt met volledige betaling — en met de documentatie die jouw werk verzamelwaardig maakt.

InvoiceFlow is een gratis Android-factuurapp gebouwd voor kleine ondernemers. Verstuur professionele facturen, houd opdrachtbetalingen in meerdere fasen bij, beheer galerieconsignatie en documenteer zakelijke kunstverkopen — allemaal vanaf je telefoon.