Hóa đơn đã biến một bữa tối riêng tư thành khách hàng hằng tuần

Bởi Elena Vasquez, Đầu bếp Riêng — Miami, FL

Tôi rời công việc nhà hàng năm 2017. Sau mười một năm trong các gian bếp chuyên nghiệp — bắt đầu là phụ bếp, kết thúc là bếp phó tại một nhà hàng 140 chỗ ngồi ở Coral Gables — tôi muốn nấu cho những người thật sự thưởng thức món tôi làm, thay vì trả đồ ăn về bếp vì cần dọn bàn cho lượt khách mới.

Tôi bắt đầu nhận nấu tiệc tối riêng tư. Một người bạn của bạn cần đầu bếp cho bữa tiệc sinh nhật tuổi bốn mươi cho mười hai khách. Tôi nấu, họ rất thích, tôi tính 850đ và cảm thấy mình đã làm tốt.

Một năm sau, tôi nhận sáu đến tám bữa tối riêng tư mỗi tháng và kiếm được xấp xỉ như hồi ở nhà hàng — nhưng chỉ làm nửa số giờ. Cái trần tôi chạm phải không phải là tài năng hay nhu cầu. Đó là việc lập hóa đơn.

Vấn đề của việc tính phí bữa tối một lần

Mỗi bữa tối riêng tư là một cuộc thương lượng mới. Báo thực đơn, thống nhất giá, đến nơi, nấu, thu tiền. Có khách trả qua chuyển khoản. Có khách viết séc mà tôi không đổi ra tiền suốt ba tuần vì quên. Hai khách chẳng bao giờ trả — một người biến mất sau bữa tối 600đ, một người tranh cãi rằng giá đã bao gồm dọn dẹp (đúng là có; nhưng tôi chưa bao giờ ghi rõ trên hóa đơn).

Khoản 600đ chưa được trả chính là sự việc khiến tôi thay đổi tất cả.

Tôi đã nhắn tin báo giá cho cô ấy (“600đ bao gồm dọn dẹp và nguyên liệu, tôi sẽ gửi yêu cầu thanh toán sau”). Cô ấy đồng ý. Rồi cô ấy biến mất. Tôi không có thỏa thuận đã ký, không có tiền cọc, không có hóa đơn kèm điều khoản — chỉ có một cuộc trao đổi tin nhắn và một yêu cầu thanh toán mà cô ấy không bao giờ chấp nhận.

Tôi xóa sổ khoản 600đ đó. Rồi tôi gọi cho một đồng nghiệp đầu bếp riêng ở Fort Lauderdale, người đã làm nghề này mười hai năm. Cô ấy nói với tôi một điều: “Mọi khách hàng, mọi giao dịch, đều bắt đầu bằng một hóa đơn đã ký và một khoản cọc.”

Tôi tải InvoiceFlow ngay tuần đó.

Xây dựng hệ thống lập hóa đơn đầu bếp riêng

Điều đầu tiên tôi xây dựng là hóa đơn chuẩn bị bữa ăn hằng tuần — dịch vụ chủ lực của tôi. Khách trả tiền cho năm bữa tối mỗi tuần, cho bốn người, bữa ăn được giao vào chiều Chủ nhật.

Chuẩn bị bữa ăn hằng tuần — Khách riêng — [Tên khách] — [Tuần Ngày]:

• Dịch vụ: Chuẩn bị bữa ăn hằng tuần — bữa ăn gia đình cho bốn người
• Lịch: Giao Chủ nhật trước 15:00
• Số bữa tuần này: 5 bữa tối (Thứ Hai–Thứ Sáu)
• Thực đơn: [Các món đã chốt — ví dụ: gà nướng thảo mộc, mì primavera, cá hồi bọc giấy, bò hầm, cà ri rau củ]
• Đơn giá mỗi bữa: 95đ/bữa (bao gồm mua nguyên liệu, chế biến, đóng gói, giao hàng)
• 5 bữa × 95đ = 475,00đ
• Phí mua nguyên liệu (món cao cấp/đặc sản): 45,00đ
• Tổng tuần: 520,00đ
• Điều khoản thanh toán: Đến hạn trước khi giao Chủ nhật
• Lập hóa đơn: Tự động tạo và gửi hằng tuần; thanh toán qua phương thức ghi trên hóa đơn

Hóa đơn định kỳ tự gửi chính là sự thay đổi lớn. Tôi ngừng đi đòi tiền sau khi giao. Hóa đơn được tạo và gửi đi vào thứ Năm, khách trả vào thứ Sáu, tôi đi chợ thứ Bảy, tôi giao Chủ nhật. Tiền về trước cả nguyên liệu.

Phí duy trì hằng tháng cho khách thường xuyên

Những khách đặt hằng tuần đều đặn được lựa chọn hình thức phí duy trì hằng tháng. Đơn giản hơn cho họ (một lần tính phí mỗi tháng), dễ dự đoán hơn cho tôi.

Phí duy trì chuẩn bị bữa ăn hằng tháng — [Tên khách] — [Tháng Năm]:

• Dịch vụ: Chuẩn bị bữa ăn gia đình hằng tuần — 4 tuần
• Lịch: Giao Chủ nhật | Bữa ăn: 5 bữa tối/tuần mỗi tuần
• Dịch vụ hằng tháng: 4 tuần × 520đ/tuần = 2.080,00đ
• Mức phí duy trì hằng tháng: 1.950,00đ (tiết kiệm 130đ so với tính theo tuần)
• Điều khoản thanh toán: Đến hạn vào ngày 1 hằng tháng
• Hóa đơn tự động tạo và gửi vào ngày 1. Kỳ dịch vụ: [Tháng] 1–[Tháng] 31.

Phí duy trì hằng tháng giúp khách tiết kiệm 130đ và khóa lịch của tôi cho cả tháng. Hiện tôi có sáu khách phí duy trì ở các mức dịch vụ khác nhau — đó là 11.700đ thu nhập hằng tháng chắc chắn trước khi tôi nhận một bữa tối riêng tư nào.

Hóa đơn tiệc tối riêng tư

Tiệc tối riêng tư — dịch vụ tôi khởi nghiệp — giờ đã có cấu trúc hóa đơn đúng đắn:

Bữa tối riêng tư — [Tên khách] — [Ngày]:

• Sự kiện: [Dịp — tiệc sinh nhật / kỷ niệm / tiệc tối / họp mặt ngày lễ]
• Ngày: [Ngày] | Địa điểm: [Địa chỉ]
• Số lượng khách: [N] khách
• Thực đơn: [Mô tả — ví dụ: thực đơn nếm thử bốn món: món khai vị amuse-bouche, hải sản crudo, sườn bò hầm, soufflé sô-cô-la]
• Kiểu phục vụ: [Bày đĩa / kiểu gia đình / cocktail]
• Phí đầu bếp: [đơn giá]đ (lên thực đơn, chế biến, phục vụ, dọn dẹp)
• Mua nguyên liệu (có danh sách chi tiết): [chi phí thực tế + phí mua 12%]đ
• Tổng sự kiện: [tổng]đ
• Tiền cọc (50%, không hoàn lại, đến hạn khi đặt): [cọc]đ
• Số dư (đến hạn 3 ngày trước sự kiện): [số dư]đ
• Hủy: Tiền cọc không hoàn lại. Tính toàn bộ phí nếu hủy trong vòng 48 giờ.

Dòng mua nguyên liệu đã thay đổi cách tôi nghĩ về chi phí đi chợ. Trước đây, tôi tự gánh phần vượt chi khi nguyên liệu đặc sản đắt hơn dự kiến. Giờ đây, nguyên liệu là khoản chuyển tiếp theo chi phí thực tế cộng phí mua 12% cho thời gian đi chợ của tôi. Không còn bất ngờ cho cả hai bên.

Hóa đơn bữa trưa doanh nghiệp và sự kiện đội nhóm

Một số giao dịch trả tiền tốt nhất của tôi là từ doanh nghiệp: một công ty luật tổ chức bữa trưa tri ân khách hàng hằng tháng, một startup mời tôi tổ chức sự kiện nấu ăn đội nhóm, một văn phòng bất động sản đặt tiệc tối theo quý cho các nhân viên môi giới.

Tiệc doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

• Sự kiện: [Mô tả — Bữa trưa khách hàng hằng tháng / sự kiện nấu ăn đội nhóm / tiệc tri ân theo quý]
• Địa điểm: [Địa chỉ văn phòng hoặc địa điểm]
• Số lượng khách: [N] khách
• Thực đơn: [Mô tả]
• Phí đầu bếp: [số tiền]đ
• Mua nguyên liệu: [số tiền]đ
• Tổng: [tổng]đ
• Số PO: [PO-####]
• Điều khoản thanh toán: Net-15

Khách doanh nghiệp luôn cần số PO và một hóa đơn chính thức. Kế toán của công ty luật nói với tôi rằng nếu không có hóa đơn đúng chuẩn kèm tham chiếu PO, khoản thanh toán sẽ nằm chờ trong hàng đợi vô thời hạn. Sau khi tôi có InvoiceFlow tạo hóa đơn với trường PO, các khoản của họ đều được duyệt trong vòng mười ngày.

Hóa đơn lớp dạy nấu ăn riêng

Tôi bắt đầu tổ chức lớp dạy nấu ăn năm 2021 — dạy riêng tại nhà khách hoặc dạy nhóm nhỏ tại bếp chung của tôi.

Lớp nấu ăn riêng — [Tên khách] — [Ngày]:

• Lớp: [Mô tả — ví dụ: làm mì Ý từ đầu / kỹ năng dùng dao / sốt kiểu Pháp]
• Ngày: [Ngày] | Địa điểm: [Địa chỉ]
• Thời lượng: 2 giờ
• Học viên: [N] khách
• Phí lớp học: [số tiền]đ (bao gồm hướng dẫn, tập công thức, chi phí nguyên liệu)
• Tổng: [số tiền]đ
• Điều khoản thanh toán: Đến hạn khi đặt (không hoàn lại)
• Hủy: Không hoàn lại. Được đổi lịch một lần nếu báo trước từ 48 giờ.

Lớp học được thanh toán toàn bộ khi đặt — không cần cấu trúc tiền cọc khi tổng dưới 500đ và giao dịch chỉ là một buổi.

Công việc kinh doanh sau năm năm

Cơ cấu doanh thu hiện tại:

• Khách phí duy trì hằng tháng (6 khách): 1.950 + 1.800 + 1.620 + 1.560 + 1.400 + 1.370 = 9.700đ/tháng chắc chắn
• Chuẩn bị bữa ăn hằng tuần (khách không phí duy trì, luân phiên): khoảng 2.600đ/tháng
• Tiệc tối riêng tư (4–6/tháng): khoảng 3.800đ/tháng
• Tiệc doanh nghiệp và sự kiện đội nhóm: khoảng 2.400đ/tháng
• Lớp dạy nấu ăn: khoảng 1.200đ/tháng
• Tổng doanh thu hằng tháng: khoảng 19.700đ/tháng

Khi tôi rời nhà hàng năm 2017, tôi kiếm 52.000đ một năm với vai trò bếp phó. Năm nay tôi sẽ kiếm khoảng 236.000đ.

Món ăn vẫn vậy. Khách hàng thì khác. Chính việc lập hóa đơn đã biến nó thành một công việc kinh doanh.

InvoiceFlow làm được gì cho đầu bếp riêng

Việc lập hóa đơn của đầu bếp riêng trải rộng từ chuẩn bị bữa ăn hằng tuần với thanh toán trước khi giao, phí duy trì hằng tháng với tự động lập hóa đơn, tiền cọc bữa tối riêng tư kèm chính sách hủy, tiệc doanh nghiệp với trường PO, đến thanh toán một buổi cho lớp dạy nấu ăn. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android duy nhất — hóa đơn định kỳ hằng tuần và hằng tháng, theo dõi tiền cọc, mua nguyên liệu như một dòng chi phí, và trường tham chiếu PO cho khách doanh nghiệp.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng mẫu chuẩn bị bữa ăn hằng tuần với thanh toán trước khi giao. Thiết lập phí duy trì hằng tháng với tự động lập hóa đơn vào ngày mùng một. Thêm tiền cọc và chính sách hủy vào hóa đơn bữa tối riêng tư của bạn. Khách trả tiền hằng tuần sẽ trở thành khách phí duy trì trả tiền hằng tháng — và InvoiceFlow giúp việc lập hóa đơn cho họ đúng đắn trở nên dễ dàng.

Elena Vasquez là đầu bếp riêng ở Miami, Florida, cung cấp dịch vụ chuẩn bị bữa ăn hằng tuần, phí duy trì bữa ăn hằng tháng, tiệc tối riêng tư, tiệc doanh nghiệp và lớp dạy nấu ăn.