Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Fakturan som förvandlade en privat middag till en veckokund

Av Elena Vasquez, privatkock — Miami, FL

Jag lämnade restaurangbranschen 2017. Efter elva år i professionella kök — jag började som förberedelsekock och slutade som sous-chef på en restaurang med 140 platser i Coral Gables — ville jag laga mat åt människor som faktiskt smakade på det jag gjorde, istället för att skicka tillbaka maten för att bordet behövde omsättas.

Jag började med privata middagar. En väns vän behövde en kock till en fyrtioårsmiddag för tolv. Jag lagade maten, de älskade den, jag tog 8 500 kr och kände att jag hade gjort ett bra jobb.

Ett år senare gjorde jag sex till åtta privata middagar per månad och tjänade ungefär lika mycket som på restaurangen — men arbetade halva timmarna. Taket jag hade nått var varken talang eller efterfrågan. Det var faktureringen.

Problemet med engångsfakturering av middagar

Varje privat middag var en ny förhandling. Offerera menyn, komma överens om ett pris, dyka upp, laga maten, ta betalt. Vissa kunder betalade via Swish. Vissa skrev checkar som jag inte löste in på tre veckor för att jag glömde. Två kunder betalade aldrig alls — en försvann efter en middag på 6 000 kr, en bestred att priset inkluderade städning (det gjorde det; jag fakturerade det aldrig tydligt).

De obetalda 6 000 kronorna var händelsen som fick mig att förändra allt.

Jag hade smsat henne ett pris (“6 000 kr inklusive städning och matvaror, jag begär betalning efteråt”). Hon hade sagt ja. Sedan tystnade hon. Jag hade inget undertecknat avtal, ingen deposition, ingen faktura med villkor — bara en sms-konversation och en betalningsbegäran hon aldrig accepterade.

Jag skrev av de 6 000 kronorna. Sedan ringde jag en privatkockskollega i Fort Lauderdale som hade hållit på i tolv år. Hon sa en enda sak: “Varje kund, varje uppdrag, börjar med en undertecknad faktura och en deposition.”

Jag laddade ner InvoiceFlow samma vecka.

Bygga faktureringssystemet för privatkock

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för en privatkock — två veckovisa matlagningsplaner för hushåll som genereras enligt schema
Varje hushålls veckoplan fakturerar sig själv — inga ”kollar bara läget med betalningen”-sms.

Det första jag byggde var fakturan för veckovisa matlådor — min kärnverksamhet. En kund betalar för fem middagar per vecka, fyra personer, måltider levererade söndag eftermiddag.

Veckovis matlåda — privatkund — [Kundnamn] — [Vecka Datum]:

Den automatiskt skickade återkommande fakturan var förvandlingen. Jag slutade jaga betalning efter leverans. Fakturan genereras och skickas ut på torsdagen med min betalningslänk på den, kunden betalar på fredagen, jag handlar på lördagen, jag levererar på söndagen. Pengarna kommer innan matvarorna gör det.

Månadsavtal för regelbundna kunder

Kunder som bokar veckovis regelbundet får möjlighet till ett månadsavtal. Enklare för dem (en debitering per månad), mer förutsägbart för mig.

Månadsavtal för matlådor — [Kundnamn] — [Månad År]:

Månadsavtalet sparar kunden 1 300 kr och låser mitt schema för hela månaden. Jag har sex avtalskunder just nu på olika servicenivåer — det är 117 000 kr i garanterad månadsinkomst innan jag bokar en enda privat middag.

Fakturor för privata middagar

Invoice Flow app fakturaredigerare för en privatkock — en 5-rätters jubileumsmiddag, matvaror med bifogade kvitton, en dryckesparningskonsultation och städning med depositionen registrerad
Kocktjänst, matvaror, dryckesparning, städning — din tid och deras ingredienser rent åtskilda.

Privata middagar — tjänsten jag började med — har nu en ordentlig fakturastruktur:

Privat middag — [Kundnamn] — [Datum]:

Fakturaraden för matvaruinköp förändrade hur jag tänker kring matvarukostnader. Tidigare fick jag själv stå för kostnadsöverskridanden när specialingredienser var dyrare än väntat. Nu är matvaror en genomfakturering till faktisk kostnad plus 12 % inköpsavgift för min inköpstid. Inga överraskningar för någon av oss.

Fakturor för företagsluncher och teamevenemang

Några av mina bäst betalda uppdrag är företagsuppdrag: en advokatbyrå som gör månatliga kunduppskattningsluncher, en startup som anlitar mig för teamlagningsevenemang, ett mäklarkontor som bokar kvartalsvisa middagar för sina mäklare.

Företagscatering — [Företagsnamn] — [Datum]:

Företagskunder behöver alltid ett inköpsordernummer och en formell faktura. Advokatbyråns bokförare berättade att utan en ordentlig faktura med deras inköpsorderreferens skulle betalningen ligga i kö i all oändlighet. När jag väl hade InvoiceFlow som genererade fakturor med inköpsorderfältet, betalades deras fakturor inom tio dagar varje gång.

Fakturor för privata matlagningskurser

Invoice Flow app dokument för en privatkock — en jubileumsmiddag med handpenning, en provsmakning för företagsledning och en betald veckovis hushållstjänst
Veckovisa hushåll, ett evenemang med handpenning, en företagsprovsmakning — hela verksamheten på en skärm.

Jag började erbjuda matlagningskurser 2021 — privata lektioner i kundens hem eller små grupper i mitt delade kök.

Privat matlagningskurs — [Kundnamn] — [Datum]:

Kurser betalas i sin helhet vid bokning — ingen depositionsstruktur behövs när totalen är under 5 000 kr och uppdraget är ett enskilt tillfälle.

Verksamheten fem år senare

Nuvarande intäktsfördelning:

När jag lämnade restaurangen 2017 tjänade jag 520 000 kr om året som sous-chef. I år kommer jag att tjäna ungefär 2 360 000 kr.

Maten är densamma. Kunderna är annorlunda. Faktureringen är det som gjorde det till ett företag.

Vad InvoiceFlow gör för privatkockar

Fakturering för privatkockar spänner över veckovisa matlådor med betalning före leverans, månadsavtal med autofakturering, depositioner för privata middagar med avbokningsvillkor, företagscatering med inköpsorderfält och engångsbetalningar för matlagningskurser. InvoiceFlow hanterar allt detta från en enda Android-app — återkommande vecko- och månadsfakturor, uppföljning av depositioner, matvaruinköp som en fakturarad och inköpsorderfält för företagskunder.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg din matlådemall med betalning före leverans. Ställ in månadsavtalet med autofakturering den första. Lägg till depositionen och avbokningsvillkoren i din faktura för privata middagar. Kunden som betalar veckovis blir avtalskunden som betalar månadsvis — och InvoiceFlow gör det enkelt att fakturera dem korrekt.

Elena Vasquez är privatkock i Miami, Florida, och erbjuder veckovisa matlådor, månadsavtal för måltider, privata middagar, företagscatering och matlagningskurser.