Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

De factuur die een privédiner veranderde in een wekelijkse klant

Door Elena Vasquez, privékok — Miami, FL

Ik verliet de restaurantwereld in 2017. Na elf jaar in professionele keukens — begonnen als prep cook, geëindigd als souschef in een restaurant met 140 zitplaatsen in Coral Gables — wilde ik koken voor mensen die echt proefden wat ik maakte in plaats van eten terug te sturen omdat de tafel weer vrij moest.

Ik begon met privédinerfeesten. Een vriend van een vriend had een chef nodig voor een veertigste verjaardagsdiner voor twaalf personen. Ik kookte, ze waren dol op het eten, ik rekende $ 850 en had het gevoel dat ik het goed had gedaan.

Een jaar later deed ik zes tot acht privédiners per maand en verdiende ik ongeveer evenveel als in het restaurant — maar werkte ik de helft van de uren. Het plafond waar ik tegenaan liep, was geen talent of vraag. Het was de facturatie.

Het probleem met facturatie per eenmalig diner

Elk privédiner was een nieuwe onderhandeling. Het menu offreren, een prijs afspreken, opdagen, koken, incasseren. Sommige klanten betaalden via Venmo. Sommigen schreven cheques die ik drie weken niet inde omdat ik het vergat. Twee klanten betaalden helemaal nooit — één verdween na een diner van $ 600, één betwistte dat de prijs het opruimen omvatte (dat deed het; ik had het alleen nooit duidelijk gefactureerd).

De onbetaalde $ 600 was het incident waardoor ik alles veranderde.

Ik had haar een prijs geappt (”$ 600 inclusief opruimen en boodschappen, ik stuur achteraf een Venmo-verzoek”). Ze had ja gezegd. Toen werd het stil. Ik had geen ondertekende overeenkomst, geen aanbetaling, geen factuur met voorwaarden — alleen een appjeswisseling en een Venmo-verzoek dat ze nooit accepteerde.

Ik schreef de $ 600 af. Toen belde ik een privékok-collega in Fort Lauderdale die dit al twaalf jaar deed. Ze vertelde me één ding: “Elke klant, elke opdracht, begint met een ondertekende factuur en een aanbetaling.”

Ik downloadde InvoiceFlow diezelfde week.

Het bouwen van het facturatiesysteem voor de privékok

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een privéchef — twee wekelijkse mealprep-plannen voor huishoudens die volgens schema worden aangemaakt
Het wekelijkse plan van elk huishouden factureert zichzelf — geen “even checken of het betaald is”-berichtjes.

Het eerste wat ik bouwde, was de wekelijkse meal-prep-factuur — mijn brood-en-boter-service. Een klant betaalt voor vijf diners per week, vier personen, maaltijden bezorgd op zondagmiddag.

Wekelijkse meal prep — privéklant — [Klantnaam] — [Week van datum]:

De automatisch verstuurde terugkerende factuur was de doorbraak. Ik stopte met het najagen van betalingen na de bezorging. De factuur wordt gegenereerd en gaat op donderdag uit met mijn betaallink erop, de klant betaalt vrijdag, ik doe zaterdag boodschappen, ik bezorg zondag. Het geld komt binnen voordat de boodschappen dat doen.

Maandelijkse retainer voor vaste klanten

Klanten die consequent wekelijks boeken, krijgen de optie van een maandelijkse retainer. Eenvoudiger voor hen (één betaling per maand), voorspelbaarder voor mij.

Maandelijkse meal-prep-retainer — [Klantnaam] — [Maand Jaar]:

De maandelijkse retainer bespaart de klant $ 130 en zet mijn schema voor de hele maand vast. Ik heb op dit moment zes retainerklanten op verschillende serviceniveaus — dat is $ 11.700 aan gegarandeerd maandinkomen voordat ik een enkel privédiner boek.

Facturen voor privédinerfeesten

Invoice Flow app factuureditor van een privéchef — een vijfgangen-jubileumdiner, boodschappen met bonnen bijgevoegd, een pairingconsult en opruimen met de aanbetaling vastgelegd
Chefservice, boodschappen, pairing, opruimen — jouw tijd en hun ingrediënten netjes gescheiden.

Privédinerfeesten — de service waarmee ik begon — hebben nu een goede factuurstructuur:

Privédiner — [Klantnaam] — [Datum]:

De factuurregel boodschappeninkoop veranderde hoe ik over boodschappenkosten denk. Voorheen draaide ik op voor kostenoverschrijdingen wanneer specialty-ingrediënten duurder waren dan verwacht. Nu zijn boodschappen een doorbelasting tegen werkelijke kosten plus 12% inkoopkosten voor mijn winkeltijd. Geen verrassingen voor ons allebei.

Facturen voor corporate lunches en teamevenementen

Sommige van mijn best betalende opdrachten zijn corporate: een advocatenkantoor dat maandelijkse klantwaarderingslunches doet, een startup die me inhuurt voor team-kookevenementen, een makelaarskantoor dat per kwartaal diners voor hun makelaars boekt.

Corporate catering — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Corporate klanten hebben altijd een PO-nummer en een formele factuur nodig. De boekhouder van het advocatenkantoor vertelde me dat de betaling zonder een correcte factuur met hun PO-referentie eindeloos in een wachtrij zou blijven staan. Toen InvoiceFlow eenmaal facturen met het PO-veld genereerde, werden hun betalingen elke keer binnen tien dagen voldaan.

Facturen voor privé-kooklessen

Invoice Flow app documenten van een privékok — een jubileumdiner op aanbetaling, een bedrijfsproeverij voor directie en een betaalde wekelijkse huishoudservice
Wekelijkse huishoudens, een evenement op aanbetaling, een bedrijfsproeverij — de hele praktijk op één scherm.

Ik begon in 2021 met het aanbieden van kooklessen — privélessen bij de klant thuis of kleine groepen in mijn gedeelde keuken.

Privé-kookles — [Klantnaam] — [Datum]:

Lessen worden volledig betaald bij boeking — geen aanbetalingsstructuur nodig wanneer het totaal onder $ 500 ligt en de opdracht een enkele sessie is.

Het bedrijf na vijf jaar

Huidige omzetverdeling:

Toen ik in 2017 het restaurant verliet, verdiende ik $ 52.000 per jaar als souschef. Dit jaar verdien ik ongeveer $ 236.000.

Het eten is hetzelfde. De klanten zijn anders. De facturatie is wat er een bedrijf van maakte.

Wat InvoiceFlow voor privékoks doet

Facturatie voor privékoks omvat wekelijkse meal prep met betaling vóór levering, maandelijkse retainers met automatische facturatie, aanbetalingen voor privédiners met annuleringsvoorwaarden, corporate catering met PO-velden en kookles-betalingen per losse sessie. InvoiceFlow handelt dit allemaal af vanuit één Android-app — terugkerende wekelijkse en maandelijkse facturen, aanbetalingsregistratie, boodschappeninkoop als factuurregel en PO-referentievelden voor corporate klanten.

Download InvoiceFlow. Bouw je wekelijkse meal-prep-sjabloon met betaling vóór levering. Stel de maandelijkse retainer in met automatische facturatie op de eerste. Voeg de aanbetaling en annuleringsvoorwaarden toe aan je privédinerfactuur. De klant die wekelijks betaalt, wordt de retainerklant die maandelijks betaalt — en InvoiceFlow maakt het moeiteloos om ze correct te factureren.

Elena Vasquez is privékok in Miami, Florida, en biedt wekelijkse meal prep, maandelijkse maaltijdretainers, privédinerfeesten, corporate catering en kooklessen.