Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Замовлення від навчального закладу, яке змусило мене серйозно взятися за виставлення рахунків

Джером Вільямс, реселер електроніки — Детройт, Мічиган

Я почав перепродавати електроніку у 2018 році як додатковий заробіток. Відновлені ноутбуки, вживані смартфони, час від часу партії планшетів, які я купував на аукціонах. Я знаходив товар через ліквідаційні аукціони, тестував і чистив усе, а потім продавав на маркетплейсах і в соцмережах. До 2020 року я робив близько 6 400 доларів на місяць валового виторгу — переважно приватні покупці, переважно готівка або онлайн-переказ.

Бізнес став серйознішим наприкінці 2020 року, коли до мене почали звертатися B2B-клієнти. Невелика церква потребувала шість ноутбуків для громадського комп’ютерного класу. Власниця перукарні хотіла п’ять iPad для робочих місць стилістів. Транспортна компанія хотіла п’ятнадцять захищених телефонів для своїх водіїв.

Я обробляв ці замовлення так само, як і приватні продажі — писав загальну суму, вони платили переказом, і я доставляв. Так працювало, поки не зателефонували з навчального закладу.

Проблема з навчальним закладом

Звернувся мережа чартерних шкіл у районі Детройта. Їм потрібно було 40 відновлених Chromebook для розширення класу. ІТ-директорка була в захваті. Потім вона надіслала мені вимоги закладу до постачальників: офіційний рахунок з юридичною назвою мого бізнесу та податковим кодом, їхнім номером замовлення на купівлю та банківськими реквізитами для переказу.

Мій бізнес юридично був ФОП на моє особисте ім’я. У мене не було окремого податкового коду бізнесу. У мене не було банківської інформації, оформленої для переказів на рахунок компанії.

Я витратив два тижні на оформлення бізнесу належним чином, відкриття бізнес-рахунку та з’ясування, як створити рахунок, який виглядав би так, як очікувала ІТ-директорка.

Замовлення було на 40 Chromebook по 285 доларів за одиницю — 11 400 доларів. Я склав рахунок у InvoiceFlow.

Продаж електроніки — [Назва закладу] — [Дата]:

Позиції:

Градація стану та примітка про стан батареї були проханням ІТ-директорки. Їй потрібно було задокументувати, що саме отримує заклад, щоб задовольнити вимоги закупівель. «Grade A Refurbished, батарея 85%+» стало стандартом на кожному рахунку відтоді.

Структура B2B-рахунку на електроніку

Редактор рахунків застосунку Invoice Flow реселера електроніки — CPU, материнська плата, RAM, GPU, SSD і робота зі збірки окремими позиціями зі знижкою на комплект і гарантією в кастомних полях
Кожен компонент і робота зі збірки окремою позицією — ніхто не сперечається про те, що всередині.

Після навчального закладу я формалізував B2B-виставлення рахунків для кожного типу клієнтів:

Продажі малому бізнесу партіями (5–20 одиниць):

Корпоративні оптові продажі (20+ одиниць):

Рахунки на викуп та trade-in (коли я купую в бізнесів):

Коли компанії продають мені обладнання, я виставляю рахунок на викуп:

Викуп обладнання — [Назва продавця] — [Дата]:

Формулювання «продавець гарантує чисте право власності» є суттєвим для викупу електроніки. Несвідома купівля крадених пристроїв — це ризик. Наявність підтвердження продавцем чистого права власності на підписаному рахунку — базовий захист.

Документування гарантії та повернень у рахунках

Документи Invoice Flow app реселера електроніки — надіслана індивідуальна збірка, оптове замовлення ноутбуків для IT-відділу, відновлений телефон з IMEI та продаж на eBay
Індивідуальна збірка, замовлення 10 ноутбуків для IT, відновлений телефон з IMEI, продаж на eBay — один запис доходу.

Реселери електроніки живуть і помирають з ясністю гарантії та політики повернень. Розпливчасті гарантійні умови створюють найбільше спорів.

Мої гарантійні рівні, задокументовані в рахунках:

Формулювання в рахунку: «Цей пристрій має [X]-денну обмежену гарантію, що покриває виробничі дефекти деталей і роботи. Гарантія не покриває фізичні пошкодження, пошкодження рідиною або несанкціоновані модифікації. Гарантійне обслуговування: [спосіб зв’язку].»

Бізнес через чотири роки

Поточний розподіл виторгу:

B2B-канали — малий бізнес і корпоративні — становлять 58% виторгу і генерують найбільші окремі транзакції. Замовлення Chromebook від навчального закладу було 11 400 доларів в одному рахунку; мій найкращий місяць на маркетплейсі у 2020 році був 6 400 доларів з сотень транзакцій.

Що InvoiceFlow робить для реселерів електроніки

Виставлення рахунків реселера електроніки охоплює інституційні замовлення на купівлю з полями податкового коду та реквізитів переказу, B2B-рахунки малому бізнесу з градаціями стану та гарантійними умовами, документацію викупу обладнання з формулюванням про чисте право власності та споживчі чеки для покупців на маркетплейсах. InvoiceFlow обробляє все це з одного Android-застосунку — з полями PO, податковим кодом у профілі бізнесу, гарантійними примітками як стандартом шаблону та професійним форматом, який очікують ІТ-директори закладів і корпоративні відділи закупівель.

Завантажте InvoiceFlow. Додайте свій податковий код до профілю бізнесу. Створіть B2B-шаблон рахунку з градацією стану, характеристиками та гарантійним формулюванням. Створіть рахунок на викуп з формулюванням про чисте право власності. Замовлення на 40 одиниць Chromebook коштує більше, ніж місяць приватних продажів на маркетплейсі — і воно починається з рахунку, який може опрацювати їхній бухгалтерський відділ.

Джером Вільямс — власник Great Lakes Tech Resale у Детройті, Мічиган, купує та продає відновлені ноутбуки, смартфони, планшети та іншу електроніку приватним покупцям, малому бізнесу та інституційним клієнтам.