Invoice Flow app icon Invoice Flow management Scarica l’app
IT

L’ordine di un istituto scolastico che mi ha costretto a prendere sul serio la fatturazione

Di Jerome Williams, rivenditore di elettronica — Detroit, MI

Ho iniziato a fare compravendita di elettronica nel 2018 come entrata secondaria. Notebook ricondizionati, smartphone usati, qualche lotto di tablet preso alle aste. Mi rifornivo tramite aste di liquidazione, testavo e pulivo tutto, poi vendevo su eBay e Facebook Marketplace. Nel 2020 fatturavo circa 6.400 €/mese di vendite lorde — perlopiù acquirenti privati, perlopiù contanti o PayPal.

L’attività è diventata più seria alla fine del 2020, quando ho iniziato a ricevere richieste B2B. Una piccola parrocchia aveva bisogno di sei notebook per il proprio laboratorio informatico comunitario. La titolare di un salone di parrucchieri voleva cinque iPad per le postazioni delle sue stylist. Un’azienda di trasporti voleva quindici telefoni rugged per i suoi autisti.

Gestivo queste richieste come gestivo le vendite ai privati — mandavo via messaggio un totale, mi pagavano via PayPal o Venmo e consegnavo. Ha funzionato finché non mi ha chiamato un istituto scolastico.

Il problema dell’istituto scolastico

Mi ha contattato un istituto scolastico paritario dell’area di Detroit. Avevano bisogno di 40 Chromebook ricondizionati per l’ampliamento di un’aula. La responsabile IT era entusiasta. Poi mi ha inviato i requisiti dell’istituto per i fornitori: fattura formale con la mia ragione sociale e Partita IVA, il numero del loro ordine d’acquisto e le coordinate bancarie per il bonifico.

La mia attività era legalmente una ditta individuale a mio nome personale. Non avevo una Partita IVA dedicata. Non avevo coordinate bancarie strutturate per i bonifici.

Ho passato due settimane a costituire una società, ad aprire un conto corrente aziendale e a capire come creare una fattura che avesse l’aspetto che la responsabile IT si aspettava.

L’ordine era per 40 Chromebook a 285 € ciascuno — 11.400 €. Ho costruito la fattura in InvoiceFlow.

Vendita di elettronica — [Nome istituto] — [Data]:

Articoli:

Il grado di condizione e la nota sulla salute della batteria erano una richiesta della responsabile IT. Aveva bisogno di documentare ciò che l’istituto stava ricevendo per soddisfare i requisiti d’acquisto. “Grado A ricondizionato, batteria 85%+” è diventato lo standard su ogni fattura da quel momento in poi.

La struttura della fattura B2B per l’elettronica

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un rivenditore di elettronica — CPU, scheda madre, RAM, GPU, SSD e manodopera di assemblaggio come voci separate con sconto bundle e garanzia nei campi personalizzati
Ogni componente e la manodopera di assemblaggio su una riga propria — nessuno discute su cosa c'è dentro.

Dopo l’istituto scolastico, ho formalizzato la fatturazione B2B per ogni tipo di account:

Vendite di lotti a piccole aziende (5-20 unità):

Vendite all’ingrosso aziendali (20+ unità):

Fatture di riacquisto e permuta (quando acquisto dalle aziende):

Quando le aziende mi vendono attrezzatura, emetto una fattura di riacquisto:

Riacquisto di attrezzatura — [Nome venditore] — [Data]:

La formula “il venditore garantisce la piena titolarità” è essenziale per il riacquisto di elettronica. Acquistare dispositivi rubati a propria insaputa è una responsabilità. Far attestare al venditore la piena titolarità su una fattura firmata è una protezione di base.

Documentazione di garanzia e reso sulle fatture

Documenti di Invoice Flow app di un rivenditore di elettronica — una build su misura inviata, un ordine di laptop all'ingrosso per un reparto IT, un telefono ricondizionato con IMEI e una vendita su eBay
Build su misura, un ordine IT di 10 laptop, un telefono ricondizionato con IMEI, una vendita eBay — un unico registro dei ricavi.

I rivenditori di elettronica vivono e muoiono in base alla chiarezza delle politiche di garanzia e di reso. Le condizioni di garanzia vaghe generano il maggior numero di contestazioni.

I miei livelli di garanzia, documentati sulle fatture:

Testo in fattura: “Questo dispositivo include una garanzia limitata di [X] giorni che copre i difetti di fabbricazione in parti e manodopera. La garanzia non copre danni fisici, danni da liquidi o modifiche non autorizzate. Assistenza in garanzia: [modalità di contatto].”

L’attività dopo quattro anni

Ripartizione attuale dei ricavi:

I canali B2B — piccole aziende e aziendali — rappresentano il 58% dei ricavi e generano le transazioni singole più grandi. L’ordine di Chromebook dell’istituto scolastico è stato di 11.400 € in una sola fattura; il mio miglior mese su eBay nel 2020 è stato di 6.400 € da centinaia di transazioni.

Cosa fa InvoiceFlow per i rivenditori di elettronica

La fatturazione dei rivenditori di elettronica spazia dagli ordini d’acquisto istituzionali con campi per Partita IVA e bonifico, alle fatture B2B per piccole aziende con gradi di condizione e condizioni di garanzia, alla documentazione di riacquisto delle attrezzature con clausola di piena titolarità, fino alle ricevute di vendita ai privati per gli acquirenti di eBay e delle piattaforme. InvoiceFlow gestisce tutte queste casistiche da un’unica app Android — con campi PO, Partita IVA nel profilo aziendale, note di garanzia come standard di template e il formato professionale che i responsabili IT degli istituti scolastici e gli uffici acquisti aziendali si aspettano.

Scarica InvoiceFlow. Aggiungi la tua Partita IVA al profilo aziendale. Costruisci il template di fattura B2B con grado di condizione, specifiche e testo di garanzia. Costruisci la fattura di riacquisto con la clausola di piena titolarità. L’ordine di 40 unità di Chromebook vale più di un mese di vendite ai privati su eBay — e inizia con una fattura che il loro ufficio contabilità può elaborare.

Jerome Williams è il titolare di Great Lakes Tech Resale a Detroit, Michigan, e acquista e vende notebook, smartphone, tablet e altri prodotti di elettronica ricondizionati a privati, piccole aziende e acquirenti istituzionali.