Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Đơn hàng của Sở Giáo dục buộc tôi phải nghiêm túc với chuyện hóa đơn

Bởi Jerome Williams, người bán lại đồ điện tử — Detroit, MI

Tôi bắt đầu lật đồ điện tử vào năm 2018 như một nguồn thu nhập phụ. Laptop tân trang, điện thoại cũ, thỉnh thoảng là một lô máy tính bảng tôi gom được ở các phiên đấu giá. Tôi tìm nguồn qua đấu giá thanh lý, kiểm tra và làm sạch mọi thứ, rồi bán trên sàn thương mại điện tử và mạng xã hội. Đến năm 2020, tôi đạt khoảng 160 triệu đồng/tháng doanh số gộp — chủ yếu là khách lẻ, chủ yếu thanh toán tiền mặt hoặc ví điện tử.

Việc kinh doanh trở nên nghiêm túc hơn vào cuối năm 2020 khi tôi bắt đầu nhận được các yêu cầu B2B. Một nhà thờ nhỏ cần sáu chiếc laptop cho phòng máy tính cộng đồng. Một chủ tiệm làm tóc muốn năm chiếc iPad cho các bàn của thợ. Một công ty vận tải muốn mười lăm chiếc điện thoại bền bỉ cho tài xế của họ.

Tôi xử lý những đơn này giống như cách xử lý bán lẻ — tôi nhắn tin báo tổng tiền, họ chuyển khoản qua ví, và tôi giao hàng. Nó vẫn ổn cho đến khi một Sở Giáo dục gọi tới.

Vấn đề với Sở Giáo dục

Một Sở Giáo dục ở khu vực Detroit liên hệ. Họ cần 40 chiếc Chromebook tân trang cho việc mở rộng phòng học. Giám đốc CNTT rất hào hứng. Rồi bà ấy gửi cho tôi yêu cầu nhà cung cấp của Sở: hóa đơn chính thức có tên pháp lý của doanh nghiệp và mã số thuế của tôi, số đơn đặt hàng (PO) của họ, và thông tin thanh toán chuyển khoản ngân hàng.

Về mặt pháp lý, việc kinh doanh của tôi là hộ kinh doanh cá thể dưới tên cá nhân. Tôi không có mã số thuế doanh nghiệp riêng. Tôi không có thông tin ngân hàng được định dạng cho chuyển khoản.

Tôi mất hai tuần để thành lập doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, và tìm ra cách tạo một hóa đơn trông giống như những gì giám đốc CNTT mong đợi.

Đơn hàng là 40 chiếc Chromebook với giá 6.300.000đ mỗi chiếc — 252.000.000đ. Tôi lập hóa đơn trong InvoiceFlow.

Bán đồ điện tử — [Tên Sở] — [Ngày]:

Sản phẩm:

Mức phân loại tình trạng và ghi chú tình trạng pin là theo yêu cầu của giám đốc CNTT. Bà ấy cần ghi lại những gì Sở nhận được để đáp ứng yêu cầu mua sắm. “Tân trang loại A, pin 85%+” trở thành chuẩn mực trên mọi hóa đơn kể từ thời điểm đó.

Cấu trúc hóa đơn điện tử B2B

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một người bán lại thiết bị điện tử — CPU, bo mạch chủ, RAM, GPU, SSD và nhân công lắp ráp thành các dòng riêng với chiết khấu combo và bảo hành trong trường tùy chỉnh
Mỗi linh kiện và nhân công lắp ráp trên dòng riêng — không ai tranh cãi về những gì bên trong.

Sau vụ Sở Giáo dục, tôi chuẩn hóa việc lập hóa đơn B2B cho mọi loại tài khoản:

Bán lô cho doanh nghiệp nhỏ (5–20 chiếc):

Bán số lượng lớn cho doanh nghiệp (20+ chiếc):

Hóa đơn thu mua lại và đổi cũ (khi tôi mua từ doanh nghiệp):

Khi doanh nghiệp bán thiết bị cho tôi, tôi xuất hóa đơn thu mua lại:

Thu mua lại thiết bị — [Tên bên bán] — [Ngày]:

Câu “bên bán cam kết có quyền sở hữu hợp pháp” là thiết yếu khi thu mua lại đồ điện tử. Vô tình mua phải thiết bị bị đánh cắp là một rủi ro pháp lý. Việc để bên bán xác nhận quyền sở hữu hợp pháp trên hóa đơn có chữ ký là một biện pháp bảo vệ cơ bản.

Chứng từ bảo hành và trả hàng trên hóa đơn

Tài liệu Invoice Flow app của một đơn vị bán lại đồ điện tử — một máy lắp ráp tùy chỉnh đã gửi, một đơn laptop số lượng lớn cho phòng IT, một điện thoại tân trang có IMEI và một giao dịch bán trên eBay
Máy lắp riêng, đơn 10 laptop cho IT, điện thoại tân trang có IMEI, một đơn eBay — một sổ ghi thu nhập.

Người bán lại đồ điện tử sống còn nhờ sự rõ ràng của chính sách bảo hành và trả hàng. Điều khoản bảo hành mơ hồ tạo ra nhiều tranh chấp nhất.

Các mức bảo hành của tôi, được ghi trên hóa đơn:

Câu chữ trên hóa đơn: “Thiết bị này bao gồm bảo hành giới hạn [X] ngày cho lỗi nhà sản xuất về linh kiện và công. Bảo hành không áp dụng cho hư hỏng vật lý, vào nước, hoặc sửa đổi trái phép. Dịch vụ bảo hành: [phương thức liên hệ].”

Việc kinh doanh sau bốn năm

Cơ cấu doanh thu hiện tại:

Các kênh B2B — doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn — chiếm 58% doanh thu và tạo ra các giao dịch đơn lẻ lớn nhất. Đơn Chromebook của Sở Giáo dục là 252.000.000đ trong một hóa đơn; tháng bán tốt nhất trên sàn thương mại của tôi năm 2020 là 160 triệu đồng từ hàng trăm giao dịch.

InvoiceFlow làm gì cho người bán lại đồ điện tử

Việc lập hóa đơn của người bán lại đồ điện tử trải dài từ đơn đặt hàng của tổ chức có trường MST và chuyển khoản, hóa đơn doanh nghiệp nhỏ B2B với mức phân loại tình trạng và điều khoản bảo hành, chứng từ thu mua lại thiết bị với câu cam kết quyền sở hữu, cho đến chứng từ bán lẻ cho khách trên các sàn thương mại. InvoiceFlow xử lý tất cả những thứ này từ một ứng dụng Android — với trường PO, MST trên hồ sơ doanh nghiệp, ghi chú bảo hành như một chuẩn mẫu, và định dạng chuyên nghiệp mà giám đốc CNTT của Sở Giáo dục và bộ phận mua sắm của doanh nghiệp mong đợi.

Tải InvoiceFlow. Thêm MST vào hồ sơ doanh nghiệp. Xây dựng mẫu hóa đơn B2B với mức phân loại tình trạng, thông số kỹ thuật và câu chữ bảo hành. Xây dựng mẫu hóa đơn thu mua lại với câu cam kết quyền sở hữu. Đơn 40 chiếc Chromebook đáng giá hơn cả một tháng bán lẻ trên sàn thương mại — và nó bắt đầu bằng một hóa đơn mà bộ phận công nợ của họ có thể xử lý.

Jerome Williams là chủ của Great Lakes Tech Resale ở Detroit, Michigan, mua và bán laptop, điện thoại, máy tính bảng tân trang và các thiết bị điện tử khác cho khách lẻ, doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức.