Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Заказ от школьного округа, который заставил меня всерьёз заняться выставлением счетов

Джером Уильямс, реселлер электроники — Детройт, штат Мичиган

Я начал перепродавать электронику в 2018 году как подработку. Восстановленные ноутбуки, бывшие в употреблении смартфоны, изредка партии планшетов, которые я брал на аукционах. Я закупался на ликвидационных аукционах, всё тестировал и чистил, а потом продавал на eBay и Facebook Marketplace. К 2020 году я делал около $6 400 в месяц валовых продаж — в основном частным покупателям, в основном за наличные или через PayPal.

Бизнес стал серьёзнее в конце 2020 года, когда ко мне начали обращаться B2B-клиенты. Небольшой церковной общине понадобилось шесть ноутбуков для общественного компьютерного класса. Владелица парикмахерской хотела пять iPad для рабочих мест стилистов. Транспортной компании нужно было пятнадцать защищённых телефонов для водителей.

Я обрабатывал эти заказы так же, как и продажи частным лицам — присылал сумму в сообщении, мне платили через PayPal или Venmo, и я доставлял товар. Это работало, пока не позвонили из школьного округа.

Проблема со школьным округом

Со мной связались из чартерного школьного округа в районе Детройта. Им нужно было 40 восстановленных Chromebook для расширения класса. IT-директор была настроена с энтузиазмом. Затем она прислала мне требования округа к поставщикам: официальный счёт с юридическим наименованием моей компании и EIN, номером их заказа на закупку и платёжными реквизитами для банковского перевода.

Юридически мой бизнес был индивидуальным предпринимательством под моим личным именем. У меня не было EIN, отдельного от номера социального страхования. У меня не было банковских реквизитов, оформленных для банковских переводов.

Я потратил две недели на создание ООО (LLC), открытие бизнес-счёта в банке и выяснение того, как составить счёт, который выглядел бы так, как ожидала IT-директор.

Заказ был на 40 Chromebook по $285 за штуку — $11 400. Я составил счёт в InvoiceFlow.

Продажа электроники — [Название округа] — [Дата]:

Позиции:

Указание класса состояния и заметка о ёмкости батареи были просьбой IT-директора. Ей нужно было задокументировать, что именно получает округ, чтобы соответствовать требованиям закупок. «Grade A Refurbished, батарея 85%+» с того момента стало стандартом в каждом счёте.

Структура B2B-счёта на электронику

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у реселлера электроники — CPU, материнская плата, RAM, GPU, SSD и сборка отдельными позициями со скидкой на комплект и гарантией в кастомных полях
Каждый компонент и сборка отдельной строкой — никто не спорит о том, что внутри.

После школьного округа я формализовал B2B-выставление счетов для каждого типа клиентов:

Продажи партиями малому бизнесу (5–20 единиц):

Корпоративные оптовые продажи (20+ единиц):

Счета на обратный выкуп и trade-in (когда я покупаю у бизнеса):

Когда компании продают мне оборудование, я выставляю счёт на обратный выкуп:

Обратный выкуп оборудования — [Имя продавца] — [Дата]:

Формулировка «продавец гарантирует чистоту права собственности» обязательна для обратного выкупа электроники. Неосознанная покупка краденых устройств — это юридический риск. То, что продавец письменно подтверждает чистоту права собственности в подписанном счёте, — это базовая защита.

Документирование гарантии и возврата в счетах

Документы Invoice Flow app реселлера электроники — отправленная кастомная сборка, оптовый заказ ноутбуков для ИТ-отдела, восстановленный телефон с IMEI и продажа на eBay
Кастомная сборка, ИТ-заказ на 10 ноутбуков, восстановленный телефон с IMEI, продажа на eBay — одна запись дохода.

Реселлеры электроники живут и умирают за счёт ясности гарантийной политики и политики возврата. Расплывчатые условия гарантии порождают больше всего споров.

Мои уровни гарантии, задокументированные в счетах:

Формулировка в счёте: «Это устройство имеет [X]-дневную ограниченную гарантию, покрывающую заводские дефекты деталей и работы. Гарантия не покрывает физические повреждения, повреждения жидкостью или несанкционированные модификации. Гарантийное обслуживание: [способ связи]».

Бизнес спустя четыре года

Текущая структура выручки:

B2B-каналы — малый бизнес и корпорации — составляют 58% выручки и приносят самые крупные отдельные сделки. Заказ Chromebook от школьного округа составил $11 400 в одном счёте; мой лучший месяц на eBay в 2020 году был $6 400 от сотен транзакций.

Что InvoiceFlow даёт реселлерам электроники

Выставление счетов реселлером электроники охватывает институциональные заказы на закупку с полями EIN и банковского перевода, B2B-счета малому бизнесу с классами состояния и условиями гарантии, документацию обратного выкупа оборудования с формулировкой о чистоте права собственности и потребительские чеки для покупателей с eBay и других площадок. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного Android-приложения — с полями PO, EIN в профиле компании, гарантийными примечаниями как стандартом шаблона и профессиональным форматом, которого ожидают IT-директора школьных округов и команды корпоративных закупок.

Скачайте InvoiceFlow. Добавьте свой EIN в профиль компании. Создайте B2B-шаблон счёта с классом состояния, характеристиками и формулировкой гарантии. Создайте счёт на обратный выкуп с формулировкой о чистоте права собственности. Заказ на 40 единиц Chromebook стоит больше, чем месяц потребительских продаж на eBay — и всё начинается со счёта, который сможет обработать их бухгалтерия (AP).

Джером Уильямс — владелец Great Lakes Tech Resale в Детройте, штат Мичиган. Он покупает и продаёт восстановленные ноутбуки, смартфоны, планшеты и другую электронику частным лицам, малому бизнесу и институциональным покупателям.