Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Zamówienie od okręgu szkolnego, które zmusiło mnie, bym poważnie zajął się fakturowaniem

Autor: Jerome Williams, sprzedawca elektroniki — Detroit, MI

Zacząłem handlować elektroniką w 2018 roku jako dodatkowe źródło dochodu. Odnowione laptopy, używane smartfony, od czasu do czasu partia tabletów, które kupowałem na aukcjach. Zaopatrywałem się na aukcjach likwidacyjnych, testowałem i czyściłem wszystko, a potem sprzedawałem na eBayu i Facebook Marketplace. Do 2020 roku robiłem około 6400 zł miesięcznie sprzedaży brutto — głównie klienci indywidualni, głównie gotówka lub przelew.

Biznes stał się poważniejszy pod koniec 2020 roku, gdy zacząłem dostawać zapytania B2B. Mały kościół potrzebował sześciu laptopów do swojej społecznościowej pracowni komputerowej. Właścicielka salonu fryzjerskiego chciała pięć iPadów na stanowiska stylistek. Firma transportowa chciała piętnaście wzmocnionych telefonów dla swoich kierowców.

Obsługiwałem to tak samo jak sprzedaż konsumencką — wysyłałem SMS-em kwotę, płacili przelewem, a ja dostarczałem towar. Działało to, aż zadzwonił okręg szkolny.

Problem z okręgiem szkolnym

Odezwał się okręg szkół czarterowych z okolic Detroit. Potrzebowali 40 odnowionych Chromebooków na rozbudowę sali lekcyjnej. Dyrektor IT była entuzjastycznie nastawiona. Potem przesłała mi wymagania okręgu wobec dostawców: formalna faktura z pełną nazwą prawną mojej firmy i numerem NIP, ich numer zamówienia oraz dane do płatności przelewem bankowym.

Moja firma była prawnie jednoosobową działalnością gospodarczą na moje nazwisko. Nie miałem NIP-u odrębnego od moich danych osobowych. Nie miałem danych bankowych sformatowanych do przelewów.

Spędziłem dwa tygodnie na rejestrowaniu działalności, otwieraniu firmowego konta bankowego i wymyślaniu, jak stworzyć fakturę, która wyglądałaby tak, jak oczekiwała dyrektor IT.

Zamówienie dotyczyło 40 Chromebooków po 1140 zł każdy — 45 600 zł. Zbudowałem fakturę w InvoiceFlow.

Sprzedaż elektroniki — [Nazwa okręgu] — [Data]:

Pozycje:

Klasa stanu i notatka o kondycji baterii były prośbą dyrektor IT. Musiała udokumentować, co okręg otrzymuje, aby spełnić wymagania zakupowe. „Klasa A Odnowiony, bateria 85%+” stało się standardem na każdej fakturze od tamtej pory.

Struktura faktury B2B na elektronikę

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow sprzedawcy elektroniki — CPU, płyta główna, RAM, GPU, SSD i robocizna montażu jako osobne pozycje z rabatem na zestaw i gwarancją w polach niestandardowych
Każdy podzespół i robocizna montażu we własnej pozycji — nikt się nie kłóci, co jest w środku.

Po okręgu szkolnym sformalizowałem fakturowanie B2B dla każdego typu konta:

Sprzedaż partii małym firmom (5–20 sztuk):

Sprzedaż hurtowa korporacjom (20+ sztuk):

Faktury odkupu i wymiany (gdy kupuję od firm):

Gdy firmy sprzedają mi sprzęt, wystawiam fakturę odkupu:

Odkup sprzętu — [Nazwa sprzedawcy] — [Data]:

Sformułowanie „sprzedawca gwarantuje niewadliwy tytuł prawny” jest kluczowe przy odkupie elektroniki. Nieświadome kupno skradzionych urządzeń to ryzyko prawne. Zapewnienie sprzedawcy o niewadliwym tytule prawnym na podpisanej fakturze to podstawowa ochrona.

Dokumentacja gwarancji i zwrotów na fakturach

Dokumenty resellera elektroniki w aplikacji Invoice Flow app — wysłana konfiguracja na zamówienie, hurtowe zamówienie laptopów dla działu IT, odnowiony telefon z numerem IMEI i sprzedaż na eBay
Konfiguracja na zamówienie, zamówienie 10 laptopów dla IT, odnowiony telefon z IMEI, sprzedaż na eBay — jeden rejestr przychodu.

Sprzedawcy elektroniki żyją i umierają przez jasność warunków gwarancji i zwrotów. Niejasne warunki gwarancji rodzą najwięcej sporów.

Moje poziomy gwarancji, udokumentowane na fakturach:

Sformułowanie na fakturze: „To urządzenie objęte jest [X]-dniową gwarancją ograniczoną obejmującą wady fabryczne części i robocizny. Gwarancja nie obejmuje uszkodzeń fizycznych, zalania cieczą ani nieautoryzowanych modyfikacji. Serwis gwarancyjny: [metoda kontaktu].”

Biznes po czterech latach

Aktualny podział przychodów:

Kanały B2B — małe firmy i korporacje — stanowią 58% przychodu i generują największe pojedyncze transakcje. Zamówienie Chromebooków od okręgu szkolnego to 45 600 zł na jednej fakturze; mój najlepszy miesiąc na eBayu w 2020 roku to 6400 zł z setek transakcji.

Co InvoiceFlow robi dla sprzedawców elektroniki

Fakturowanie sprzedawcy elektroniki obejmuje instytucjonalne zamówienia zakupu z polami na NIP i przelew, faktury B2B dla małych firm z klasami stanu i warunkami gwarancji, dokumentację odkupu sprzętu z klauzulą niewadliwego tytułu prawnego oraz paragony konsumenckie dla kupujących na eBayu i platformach. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — z polami PO, NIP-em w profilu firmy, notatkami gwarancyjnymi jako standardem szablonu i profesjonalnym formatem, którego oczekują dyrektorzy IT okręgów szkolnych i korporacyjne działy zakupów.

Pobierz InvoiceFlow. Dodaj swój NIP do profilu firmy. Zbuduj szablon faktury B2B z klasą stanu, specyfikacją i sformułowaniami gwarancyjnymi. Zbuduj fakturę odkupu z klauzulą niewadliwego tytułu prawnego. Zamówienie na 40 sztuk Chromebooków jest warte więcej niż miesiąc konsumenckiej sprzedaży na eBayu — a zaczyna się od faktury, którą ich dział rozliczeń może przetworzyć.

Jerome Williams jest właścicielem Great Lakes Tech Resale w Detroit w stanie Michigan, kupując i sprzedając odnowione laptopy, smartfony, tablety i inną elektronikę klientom indywidualnym, małym firmom i nabywcom instytucjonalnym.