InvoiceFlow для пекарень: повний посібник із виставлення рахунків

Виставлення рахунків для оптових клієнтів, авторських замовлень, підписок, корпоративних передзамовлень та роздрібу

Виставлення рахунків у пекарні охоплює більше типів транзакцій, ніж керує більшість харчових бізнесів: регулярні оптові клієнти з деталізацією за днями доставки, завдатки за авторські торти з політиками скасування, щотижневі бокси-підписки з авто-виставленням рахунків, корпоративні передзамовлення на заходи з полями PO та роздрібні чеки для покупців на фермерському ринку. InvoiceFlow обробляє все це в одному застосунку для Android — з шаблонами для кожного типу рахунку, автоматизацією регулярних платежів, відстеженням завдатків і термінами оплати, що відповідають кожним взаємовідносинам з клієнтом.

Рахунки для оптових клієнтів

Оптові клієнти — кафе, ресторани, офіси, що беруть регулярні доставки — отримують рахунки щотижня з деталізацією за днями доставки та умовами net-7.

Чому net-7, а не net-30? Щомісячне виставлення рахунків з net-30 означає, що ваші гроші заморожені на 60 днів на інгредієнти, які ви купили шість тижнів тому. Для малої пекарні з щоденними виробничими витратами це нежиттєздатно. Net-7 на щотижневих рахунках означає, що гроші надходять до наступного тижня виробництва.

Оптова пекарня — Щотижневий рахунок — [Назва клієнта] — Тиждень від [Дата]:

Дані клієнта:

• Клієнт: [Назва кафе/ресторану/офісу]
• Графік доставки: [Дні й час]
• Період рахунку: [Перший день тижня] – [Останній день доставки]

Доставки цього тижня:

• [День 1, Дата]: [Позиція 1 (к-сть)]: к-сть × ціна = сума | [Позиція 2 (к-сть)]: к-сть × ціна = сума | Проміжна сума за день: [сума]
• [День 2, Дата]: [Позиції та проміжна сума]
• [День 3, Дата]: [Позиції та проміжна сума]
• Тижнева сума: [загальна сума]
• Номер PO: [PO-####]
• Умови оплати: Net-7 | Термін: [Дата]

Деталізація за днями доставки

Багато бухгалтерів кафе та ресторанів звіряють вхідні рахунки зі своїм журналом отримання. Якщо ваш рахунок не збігається з їхніми записами день за днем, ви отримаєте спори та затримки оплат.

Структуруйте рахунок за датою доставки, а не як тижневу суму. Кожна дата доставки отримує власний рядок проміжної суми. Ця одна зміна формату усуває більшість спорів щодо оптових рахунків.

Підтвердження номера PO

Завжди підтверджуйте номер PO перед першою доставкою новому оптовому клієнту. Деякі бізнеси — особливо ті, що мають кілька локацій або централізовану бухгалтерію — не можуть опрацювати рахунки без дійсного референсу PO. Запитуйте під час налаштування клієнта, а не після надсилання першого рахунку.

Рахунки за авторські торти та спеціальні замовлення

Авторські замовлення вимагають завдатку. Ви вкладаєте матеріали та працю ще до того, як клієнт щось заплатив — без завдатку у вас немає захисту, якщо він скасує або не з’явиться.

Авторське замовлення — [Ім’я клієнта] — Видача/Доставка: [Дата]:

Деталі замовлення:

• Замовлення: [Опис — напр., триярусний торт на день народження, вершковий крем, декор із живих квітів]
• Дата видачі: [Дата] | Місце видачі: [Адреса] АБО: Дата доставки: [Дата] до [Заклад, Адреса]
• Дієтичні модифікації: [Без глютену / без горіхів / веганський / обмеження за алергією — будь-яка додаткова плата]
• Дегустація: [Заплановано / включено / оплачується за [ставка], зараховується до замовлення]

Ціноутворення:

• Плата за авторське замовлення: [сума]
• Плата за доставку (за потреби): [сума]
• Загальна сума замовлення: [загальна сума]

Графік оплати:

• Завдаток (50%, безповоротний, до сплати при підтвердженні замовлення): [завдаток]
• Залишок (до сплати при видачі чи доставці): [залишок]

Політика скасування:

• Завдаток безповоротний після підтвердження
• Скасування протягом 72 годин до видачі: стягується повна плата за замовлення
• Зміни дати: враховуються за 7+ днів попередження, за наявності можливості

Рахунки за весільні торти

Замовлення весільних тортів потребують додаткової документації:

Весільний торт — [Ім’я клієнта] — [Дата весілля]:

• Подія: [Весільний прийом у Заклад, Адреса]
• Торт: [Опис — напр., чотириярусний, мастика, авторська цукрова флористика, смаки за ярусами]
• Розрахунок приблизно на: [N] гостей
• Доставка: [Дата] до [Заклад, Адреса] — з установкою
• Плата за весільний торт: [сума]
• Доставка та установка: [сума]
• Разом: [загальна сума]
• Дегустація: [Дата, Адреса — завдаток [сума] зараховується до замовлення]
• Завдаток (50%, безповоротний, до сплати при бронюванні): [завдаток]
• Залишок (до сплати за 14 днів до дати весілля): [залишок]
• Скасування: Завдаток безповоротний. Залишок стягується у разі скасування протягом 30 днів.

Весільні торти потребують більшого часу підготовки та дорожчих матеріалів, ніж торти на день народження — вікно скасування має бути довшим.

Рахунки за підписки та постійні замовлення

Регулярні підписки виставляються автоматично щотижня чи щомісяця; підписники платять за платіжним посиланням/методом, зазначеним у рахунку.

Щотижнева підписка на бокс випічки — [Ім’я підписника] — Тиждень від [Дата]:

• Підписка: [Назва боксу] — [Стандартний / Великий / Преміум]
• Вміст: [Опис — 4 асорті випічки + фірмова хлібина + сезонний джем]
• Тариф підписки: [сума]/тиждень
• Рахунок генерується автоматично та надсилається [день тижня] | Оплата за платіжним посиланням/методом, зазначеним у рахунку
• Пауза або скасування: потрібно [N] робочих днів попередження

Для щомісячних підписок:

• Місячний тариф: [сума]/місяць (економія [сума] порівняно з тижневим тарифом)
• Авто-виставлення 1-го числа

InvoiceFlow генерує рахунки за підписку автоматично за вашим графіком виставлення рахунків.

Рахунки за корпоративні передзамовлення

Корпоративним клієнтам, які замовляють для офісних заходів, зустрічей чи командних сніданків, потрібен професійний формат з референсом PO.

Корпоративне передзамовлення випічки — [Назва компанії] — [Дата]:

• Замовлення: [Опис події — Щомісячний командний сніданок / нарада правління / клієнтський захід]
• Дата доставки: [Дата] | Час доставки: [Час] | Адреса доставки: [Адреса]
• Замовлення (перелік кожної позиції з к-сть × ціна = разом):
  • [Позиція (к-сть)]: к-сть × ціна = сума
  • [Позиція (к-сть)]: к-сть × ціна = сума
  • [Позиція (к-сть)]: к-сть × ціна = сума
• Проміжна сума: [проміжна сума]
• Плата за доставку: [сума]
• Разом: [загальна сума]
• Номер PO: [PO-####]
• Умови оплати: Net-15
• Дедлайн замовлення: Замовлення потрібно розміщувати за [N] робочих днів наперед

Для регулярних щомісячних корпоративних замовлень налаштуйте щомісячний регулярний рахунок в InvoiceFlow. Корпоративний клієнт отримує той самий рахунок у ту саму дату щомісяця.

Роздрібні чеки продажів

Продажі на фермерському ринку та поп-ап-подіях не потребують рахунків — але деяким покупцям потрібен чек для звітності про витрати чи податкових відрахувань бізнесу.

Роздрібний чек продажу — [Назва пекарні] — [Дата]:

• Разом: [загальна сума]
• Оплата: [Готівка / Картка]
• Примітка: Чек для цілей звітності про витрати/податки

InvoiceFlow швидко генерує їх, коли покупці просять — професійний формат з назвою вашого бізнесу та контактною інформацією.

Сезонні передзамовлення та обмежені партії

Святкові передзамовлення, сезонні спецпропозиції та вироби обмеженого випуску виграють від системи завдатків.

Сезонне передзамовлення — [Ім’я покупця] — Видача: [Дата]:

• Передзамовлені позиції:
  • [Сезонна позиція 1 (к-сть)]: к-сть × ціна = сума
  • [Сезонна позиція 2 (к-сть)]: к-сть × ціна = сума
• Сума передзамовлення: [загальна сума]
• Завдаток (50%, безповоротний, до сплати зараз): [завдаток]
• Залишок (до сплати при видачі): [залишок]
• Вікно видачі: [Діапазон дат, час]
• Примітка: Передзамовлення, не забрані протягом [N] годин після закриття вікна видачі, анулюються.

Святкові передзамовлення із завдатками усувають проблему незабраних спеціальних замовлень — поширену проблему для пекарень, що виробляють сезонні вироби на попит.

Використання InvoiceFlow для виставлення рахунків у пекарні

Щотижневі регулярні оптові рахунки: Налаштуйте кожного оптового клієнта як регулярний щотижневий рахунок в InvoiceFlow. Рахунок генерується автоматично у ваш день виставлення — ви лише вводите кількості за той тиждень.

Відстеження завдатків: Коли клієнт авторського торта сплачує завдаток 50%, InvoiceFlow записує платіж і генерує рахунок на залишок з правильною сумою, що залишилася. Обидва рахунки посилаються на той самий номер замовлення.

Авто-виставлення за підписку: Налаштуйте щотижневі чи щомісячні підписки в InvoiceFlow як регулярні рахунки. Рахунок генерується та надсилається без ручних дій, з вашим платіжним посиланням/QR на ньому.

Поля PO: InvoiceFlow містить поле референсу PO. Завжди підтверджуйте номер PO перед надсиланням першого корпоративного чи оптового рахунку новому клієнту.

Умови оплати за типом клієнта: Різні клієнти отримують різні умови — net-7 для щотижневого опту, net-15 для корпоративних передзамовлень, негайна оплата для роздрібу. Збережіть кожен як окремий шаблон, щоб умови завжди були правильними.

Умови оплати за типом клієнта

• Щотижневі оптові клієнти (кафе, ресторани): Net-7
• Щомісячні оптові клієнти (більший обсяг, усталені): Net-15
• Корпоративні передзамовлення на заходи: Net-15
• Замовлення авторських тортів: 50% завдаток + залишок при видачі
• Бокси-підписки: Авто-виставлення щотижня чи щомісяця (оплата за платіжним посиланням/методом у рахунку)
• Роздріб (ринок, самовивіз): До сплати негайно
• Нові клієнти (перше замовлення): Оплата наперед незалежно від типу клієнта

Чек-лист рахунку пекарні

Перед надсиланням будь-якого рахунку пекарні перевірте:

• Назва клієнта та період рахунку (опт) або дата замовлення (авторське)
• Деталізація за днями доставки з кількостями та цінами по позиціях (опт)
• Номер PO для корпоративних та оптових клієнтів
• Сума завдатку та термін сплати (авторські замовлення)
• Сума залишку та термін сплати (авторські замовлення)
• Політика скасування для авторських та сезонних замовлень
• Умови оплати, що відповідають типу клієнта

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте свій щотижневий оптовий шаблон з деталізацією за днями доставки та умовами net-7. Налаштуйте бокси-підписки на авто-виставлення щотижня. Додайте структуру завдатку до рахунків за авторські замовлення. Клієнт-кафе, що платить net-7, забезпечує надійніший грошовий потік, ніж місяць ринкових продажів.

InvoiceFlow — це безкоштовний застосунок для виставлення рахунків на Android, створений для власників малого бізнесу. Надсилайте професійні рахунки, автоматизуйте регулярні платежі, відстежуйте завдатки за авторськими замовленнями та керуйте оптовими клієнтами — усе з вашого телефона.