InvoiceFlow pro pekárny: Kompletní průvodce fakturací

Fakturace velkoobchodních účtů, zakázkových objednávek, předplatných, firemních předobjednávek a maloobchodu

Pekařská fakturace zahrnuje více typů transakcí, než zvládá většina potravinářských podniků: opakované velkoobchodní účty s rozpisem podle dne rozvozu, zálohy na zakázkové dorty se storno podmínkami, týdenní předplatné boxy s automatickou fakturací, firemní předobjednávky na akce s poli pro PO a maloobchodní účtenky pro zákazníky z farmářských trhů. InvoiceFlow to všechno zvládá z jedné aplikace pro Android — se šablonami pro každý typ fakturace, opakovanou automatizací, sledováním záloh a platebními podmínkami, které odpovídají každému vztahu s klientem.

Faktury velkoobchodních účtů

Velkoobchodní účty — kavárny, restaurace, kanceláře, které odebírají pravidelné rozvozy — se fakturují týdně s rozpisem podle dne rozvozu a splatností 7 dní (net-7).

Proč net-7, a ne net-30? Měsíční fakturace se splatností 30 dní znamená, že vaše peníze jsou zablokované na 60 dní za suroviny, které jste nakoupili před šesti týdny. Pro malou pekárnu s každodenními výrobními náklady je to neudržitelné. Splatnost 7 dní u týdenních faktur znamená, že peníze dorazí dříve, než začne příští týdenní výroba.

Velkoobchodní pekárna — Týdenní faktura — [Název účtu] — Týden od [Datum]:

Údaje o účtu:

Účet: [Název kavárny/restaurace/kanceláře]
Rozvozový plán: [Dny a časy]
Fakturační období: [První den týdne] – [Poslední den rozvozu]

Rozvozy tento týden:

[1. den, Datum]: [Položka 1 (množství)]: množ. × sazba = částka | [Položka 2 (množství)]: množ. × sazba = částka | Mezisoučet dne: [částka]
[2. den, Datum]: [Položky a mezisoučet]
[3. den, Datum]: [Položky a mezisoučet]
Týdenní součet: [součet]
Číslo objednávky (PO): [PO-####]
Platební podmínky: Net-7 | Splatnost: [Datum]

Rozpis podle dne rozvozu

Mnoho účetních v kavárnách a restauracích odsouhlasuje příchozí faktury proti své přijímací evidenci. Pokud vaše faktura neodpovídá jejich záznamům den po dni, dočkáte se sporů a zpožděných plateb.

Strukturujte fakturu podle data rozvozu, ne jako týdenní součet. Každé datum rozvozu dostane vlastní řádek s mezisoučtem. Tato jediná změna formátu odstraní většinu sporů o velkoobchodní faktury.

Potvrzení čísla objednávky (PO)

Vždy potvrďte číslo PO před prvním rozvozem na nový velkoobchodní účet. Některé podniky — zejména s více pobočkami nebo centralizovaným účetnictvím — nemohou zpracovat faktury bez platné reference PO. Zeptejte se při zakládání účtu, ne až po odeslání první faktury.

Faktury na zakázkové dorty a speciální objednávky

Editor faktur pekárny v aplikaci Invoice Flow — 3patrový svatební dort, degustační krabička, dovoz na místo konání a zapůjčení stojanu s datem akce, počtem porcí a designem ve vlastních polích — Dort, degustační krabička, dovoz, stojan — s datem svatby a 50% zálohou v záznamu.

Zakázkové objednávky vyžadují zálohu. Zavazujete materiál a práci dřív, než klient cokoli zaplatil — bez zálohy nemáte žádnou ochranu, pokud zruší objednávku nebo se neukáže.

Zakázková objednávka — [Jméno klienta] — Vyzvednutí/Dodání: [Datum]:

Údaje o objednávce:

Objednávka: [Popis — např. třípatrový narozeninový dort, máslový krém, čerstvé květinové zdobení]
Datum vyzvednutí: [Datum] | Místo vyzvednutí: [Adresa] NEBO: Datum dodání: [Datum] na [Místo konání, Adresa]
Dietní úpravy: [Bezlepkové / bez ořechů / veganské / alergenní omezení — případný příplatek]
Ochutnávka: [Naplánováno / v ceně / účtováno za [sazba] $ započítáno do objednávky]

Ceník:

Poplatek za zakázkovou objednávku: [částka] $
Poplatek za rozvoz (pokud se uplatní): [částka] $
Celková objednávka: [součet] $

Platební rozvrh:

Záloha (50 %, nevratná, splatná při potvrzení objednávky): [záloha] $
Doplatek (splatný při vyzvednutí nebo dodání): [doplatek] $

Storno podmínky:

Záloha nevratná po potvrzení
Zrušení do 72 hodin před vyzvednutím: účtuje se plný poplatek za objednávku
Změny data: možné s 7denním a delším předstihem, dle dostupnosti

Faktury na svatební dorty

Objednávky svatebních dortů si zaslouží doplňkovou dokumentaci:

Svatební dort — [Jméno klienta] — [Datum svatby]:

Akce: [Svatební hostina na Místě konání, Adresa]
Dort: [Popis — např. čtyřpatrový, fondán, zakázková květinová práce z cukru, příchutě uvedené po patrech]
Přibližně pro: [N] hostů
Dodání: [Datum] na [Místo konání, Adresa] — instalace v ceně
Poplatek za svatební dort: [částka] $
Dodání a instalace: [částka] $
Celkem: [součet] $
Ochutnávka: [Datum, Adresa — záloha [částka] $ započítána do objednávky]
Záloha (50 %, nevratná, splatná při rezervaci): [záloha] $
Doplatek (splatný 14 dní před datem svatby): [doplatek] $
Storno: Záloha nevratná. Doplatek se účtuje při zrušení do 30 dnů.

Svatební dorty vyžadují delší dodací lhůtu a dražší materiál než narozeninové dorty — storno lhůta by měla být delší.

Faktury na předplatné a trvalé objednávky

Opakovaná předplatná se automaticky fakturují týdně nebo měsíčně; odběratelé platí platebním odkazem/metodou uvedenou na faktuře.

Předplatné týdenního boxu s pečivem — [Jméno odběratele] — Týden od [Datum]:

Předplatné: [Název boxu] — [Standard / Velký / Premium]
Obsah: [Popis — 4 kusy míchaného pečiva + speciální bochník + sezónní džem]
Sazba předplatného: [částka] $/týden
Faktura se automaticky generuje a odesílá [den v týdnu] | Platba platebním odkazem/metodou uvedenou na faktuře
Pozastavení nebo zrušení: nutné oznámit [N] pracovních dní předem

U měsíčních předplatných:

Měsíční sazba: [částka] $/měsíc (úspora [částka] $ oproti týdenní sazbě)
Automatická fakturace 1. dne v měsíci

InvoiceFlow generuje faktury za předplatné automaticky podle vašeho fakturačního plánu.

Faktury na firemní předobjednávky

Dokumenty v aplikaci Invoice Flow app u pekárny — svatební dort na zálohu, velkoobchodní objednávka kavárny, zaplacený firemní program kancelářských dortů a zaplacená dodávka — Zakázkové dorty, velkoobchod pro kavárny, firemní programy — každý typ objednávky zaznamenaný.

Firemní klienti objednávající na kancelářské akce, porady nebo týmové snídaně potřebují profesionální formát s referencí PO.

Firemní předobjednávka pečiva — [Název firmy] — [Datum]:

Objednávka: [Popis akce — Měsíční týmová snídaně / jednání představenstva / klientská akce]
Datum dodání: [Datum] | Čas dodání: [Čas] | Adresa dodání: [Adresa]
Objednávka (uveďte každou položku s množ. × cena = součet):
- [Položka (množství)]: množ. × sazba = částka
- [Položka (množství)]: množ. × sazba = částka
- [Položka (množství)]: množ. × sazba = částka
Mezisoučet: [mezisoučet]
Poplatek za rozvoz: [částka] $
Celkem: [součet] $
Číslo objednávky (PO): [PO-####]
Platební podmínky: Net-15
Uzávěrka objednávek: Objednávky musí být zadány [N] pracovních dní předem

Pro opakované měsíční firemní objednávky nastavte v InvoiceFlow měsíční opakovanou fakturu. Firemní klient dostává stejnou fakturu ve stejný den každý měsíc.

Účtenky za maloobchodní prodej

Prodej na farmářských trzích a pop-up akcích nevyžaduje fakturaci — ale někteří zákazníci potřebují účtenku pro vyúčtování nákladů nebo daňové odpočty podnikání.

Účtenka za maloobchodní prodej — [Název pekárny] — [Datum]:

[Položka]: [cena] $
[Položka]: [cena] $
Celkem: [součet] $
Platba: [Hotově / Kartou]
Poznámka: Účtenka pro účely vyúčtování nákladů/daní

InvoiceFlow je vygeneruje rychle, když si o ně zákazníci řeknou — profesionální formát s názvem vaší firmy a kontaktními údaji.

Sezónní a limitované předobjednávky

Sváteční předobjednávky, sezónní speciality a limitované položky těží ze systému záloh.

Sezónní předobjednávka — [Jméno zákazníka] — Vyzvednutí: [Datum]:

Předobjednané položky:
- [Sezónní položka 1 (množství)]: množ. × sazba = částka
- [Sezónní položka 2 (množství)]: množ. × sazba = částka
Celková předobjednávka: [součet] $
Záloha (50 %, nevratná, splatná nyní): [záloha] $
Doplatek (splatný při vyzvednutí): [doplatek] $
Časové okno pro vyzvednutí: [Rozsah dat, časy]
Poznámka: Předobjednávky nevyzvednuté do [N] hodin od uzávěrky okna pro vyzvednutí propadají.

Sváteční předobjednávky se zálohami odstraňují problém nevyzvednutých speciálních objednávek — běžný problém pekáren, které vyrábějí sezónní položky na objednávku.

Použití InvoiceFlow pro pekařskou fakturaci

Opakované faktury v Invoice Flow app pro pekárnu — týdenní stálá objednávka kavárny a měsíční předplatné klubu řemeslného chleba — Týdenní objednávka kavárny i chlebový klub se fakturují sama — vy pečete, ne honíte platby.

Týdenní opakované velkoobchodní faktury: Nastavte v InvoiceFlow každý velkoobchodní účet jako opakovanou týdenní fakturu. Faktura se generuje automaticky ve váš fakturační den — vy jen doplníte množství za daný týden.

Sledování záloh: Když klient zakázkového dortu zaplatí 50% zálohu, InvoiceFlow platbu zaznamená a vygeneruje fakturu na doplatek se správnou zbývající částkou. Obě faktury odkazují na stejné číslo objednávky.

Automatická fakturace předplatného: Nastavte v InvoiceFlow týdenní nebo měsíční předplatná jako opakované faktury. Faktura se generuje a odesílá bez ručního zásahu, s vaším platebním odkazem/QR kódem uvedeným na ní.

Pole pro PO: InvoiceFlow obsahuje pole pro referenci PO. Vždy potvrďte číslo PO před odesláním první firemní nebo velkoobchodní faktury na nový účet.

Platební podmínky podle typu účtu: Různé účty mají různé podmínky — net-7 pro týdenní velkoobchod, net-15 pro firemní předobjednávky, okamžitá platba pro maloobchod. Uložte každou jako samostatnou šablonu, aby byly podmínky vždy správné.

Platební podmínky podle typu účtu

Týdenní velkoobchodní účty (kavárny, restaurace): Net-7
Měsíční velkoobchodní účty (větší objem, zavedené): Net-15
Firemní předobjednávky na akce: Net-15
Zakázkové objednávky dortů: 50% záloha + doplatek při vyzvednutí
Předplatné boxy: Automatická fakturace týdně nebo měsíčně (platba platebním odkazem/metodou na faktuře)
Maloobchod (trh, přímý prodej): Splatné okamžitě
Nové účty (první objednávka): Platba předem bez ohledu na typ účtu

Kontrolní seznam pekařské faktury

Před odesláním jakékoli pekařské faktury ověřte:

Název účtu a fakturační období (velkoobchod) nebo datum objednávky (zakázka)
Rozpis podle dne rozvozu s množstvím a cenami jednotlivých položek (velkoobchod)
Číslo PO pro firemní a velkoobchodní účty
Výše zálohy a datum splatnosti (zakázkové objednávky)
Výše doplatku a datum splatnosti (zakázkové objednávky)
Storno podmínky pro zakázkové a sezónní objednávky
Platební podmínky odpovídající typu účtu

Stáhněte si InvoiceFlow. Sestavte svou týdenní velkoobchodní šablonu s rozpisem podle dne rozvozu a splatností 7 dní. Nastavte předplatné boxy na automatickou týdenní fakturaci. Přidejte zálohovou strukturu k fakturám za zakázkové objednávky. Kavárenský účet, který platí do 7 dnů, poskytuje spolehlivější tok hotovosti než měsíc trhového prodeje.

InvoiceFlow je bezplatná fakturační aplikace pro Android vytvořená pro majitele malých podniků. Posílejte profesionální faktury, automatizujte opakovanou fakturaci, sledujte zálohy na zakázkové objednávky a spravujte velkoobchodní účty — vše z vašeho telefonu.