InvoiceFlow cho tiệm bánh: Hướng dẫn lập hóa đơn toàn diện

Lập hóa đơn cho tài khoản bán sỉ, đơn đặt riêng, gói đăng ký, đặt trước doanh nghiệp và bán lẻ

Việc lập hóa đơn của tiệm bánh trải rộng nhiều loại giao dịch hơn hầu hết các cơ sở kinh doanh thực phẩm phải xử lý: tài khoản bán sỉ định kỳ liệt kê theo ngày giao, tiền cọc bánh kem đặt riêng kèm chính sách hủy, hộp bánh đăng ký hằng tuần với lập hóa đơn tự động, đơn đặt trước cho sự kiện doanh nghiệp có trường PO, và biên nhận bán lẻ cho khách chợ phiên. InvoiceFlow xử lý tất cả những việc này từ một ứng dụng Android duy nhất — với mẫu cho từng loại hóa đơn, tự động hóa định kỳ, theo dõi tiền cọc, và điều khoản thanh toán phù hợp với từng mối quan hệ khách hàng.

Hóa đơn tài khoản bán sỉ

Tài khoản bán sỉ — quán cà phê, nhà hàng, văn phòng nhận giao hàng thường xuyên — được lập hóa đơn hằng tuần với chi tiết theo ngày giao và điều khoản net-7.

Vì sao net-7, không phải net-30? Lập hóa đơn hằng tháng với net-30 nghĩa là tiền của bạn bị kẹt 60 ngày cho nguyên liệu đã mua từ sáu tuần trước. Với một tiệm bánh nhỏ có chi phí sản xuất hằng ngày, điều đó không kham nổi. Net-7 trên hóa đơn hằng tuần nghĩa là tiền về trước khi bắt đầu sản xuất tuần kế tiếp.

Bánh bán sỉ — Hóa đơn tuần — [Tên tài khoản] — Tuần từ [Ngày]:

Thông tin tài khoản:

• Tài khoản: [Tên quán cà phê/nhà hàng/văn phòng]
• Lịch giao: [Các ngày và giờ]
• Kỳ hóa đơn: [Ngày đầu tuần] – [Ngày giao cuối]

Các lần giao trong tuần này:

• [Ngày 1, Ngày]: [Món 1 (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$ | [Món 2 (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$ | Tạm tính ngày: [số tiền]$
• [Ngày 2, Ngày]: [Các món và tạm tính]
• [Ngày 3, Ngày]: [Các món và tạm tính]
• Tổng tuần: [tổng]$
• Số PO: [PO-####]
• Điều khoản thanh toán: Net-7 | Hạn: [Ngày]

Liệt kê chi tiết theo ngày giao

Nhiều kế toán quán cà phê và nhà hàng đối chiếu hóa đơn nhận được với sổ nhận hàng của họ. Nếu hóa đơn của bạn không khớp với ghi chép của họ theo từng ngày, bạn sẽ gặp tranh chấp và bị trả chậm.

Hãy trình bày hóa đơn theo ngày giao thay vì gộp thành một tổng tuần. Mỗi ngày giao có một dòng tạm tính riêng. Chỉ một thay đổi định dạng này thôi cũng loại bỏ hầu hết các tranh chấp hóa đơn bán sỉ.

Xác nhận số PO

Luôn xác nhận số PO trước lần giao đầu tiên cho một tài khoản bán sỉ mới. Một số doanh nghiệp — đặc biệt là những nơi có nhiều chi nhánh hoặc kế toán tập trung — không thể xử lý hóa đơn nếu thiếu số PO hợp lệ. Hãy hỏi khi thiết lập tài khoản, chứ không phải sau khi đã gửi hóa đơn đầu tiên.

Hóa đơn bánh kem đặt riêng và đơn hàng đặc biệt

Đơn đặt riêng cần tiền cọc. Bạn phải bỏ nguyên liệu và công sức trước khi khách trả bất cứ đồng nào — không có tiền cọc, bạn không được bảo vệ nếu họ hủy hoặc không đến lấy.

Đơn đặt riêng — [Tên khách] — Lấy/Giao: [Ngày]:

Thông tin đơn hàng:

• Đơn hàng: [Mô tả — ví dụ bánh sinh nhật ba tầng, kem bơ, trang trí hoa tươi]
• Ngày lấy: [Ngày] | Nơi lấy: [Địa chỉ] HOẶC: Ngày giao: [Ngày] đến [Địa điểm, Địa chỉ]
• Điều chỉnh theo chế độ ăn: [Không gluten / không hạt / thuần chay / hạn chế dị ứng — phụ phí nếu có]
• Buổi nếm thử: [Đã hẹn / đã bao gồm / tính phí [đơn giá]$ trừ vào đơn]

Định giá:

• Phí đặt riêng: [số tiền]$
• Phí giao hàng (nếu có): [số tiền]$
• Tổng đơn: [tổng]$

Lịch thanh toán:

• Tiền cọc (50%, không hoàn lại, thu khi xác nhận đơn): [cọc]$
• Số dư (thanh toán khi lấy hoặc giao): [số dư]$

Chính sách hủy:

• Tiền cọc không hoàn lại sau khi xác nhận
• Hủy trong vòng 72 giờ trước ngày lấy: thu toàn bộ phí đơn hàng
• Đổi ngày: được hỗ trợ nếu báo trước từ 7 ngày, tùy vào lịch trống

Hóa đơn bánh cưới

Đơn bánh cưới cần thêm chứng từ:

Bánh cưới — [Tên khách] — [Ngày cưới]:

• Sự kiện: [Tiệc cưới tại Địa điểm, Địa chỉ]
• Bánh: [Mô tả — ví dụ bốn tầng, phủ fondant, hoa đường tạo hình riêng, hương vị liệt kê theo từng tầng]
• Phục vụ khoảng: [N] khách
• Giao hàng: [Ngày] đến [Địa điểm, Địa chỉ] — đã bao gồm setup
• Phí bánh cưới: [số tiền]$
• Giao và setup: [số tiền]$
• Tổng: [tổng]$
• Buổi nếm thử: [Ngày, Địa chỉ — cọc [số tiền]$ trừ vào đơn]
• Tiền cọc (50%, không hoàn lại, thu khi đặt): [cọc]$
• Số dư (thanh toán 14 ngày trước ngày cưới): [số dư]$
• Hủy đơn: Tiền cọc không hoàn lại. Thu số dư nếu hủy trong vòng 30 ngày.

Bánh cưới cần thời gian chuẩn bị dài hơn và nguyên liệu đắt hơn bánh sinh nhật — thời hạn hủy đơn nên dài hơn.

Hóa đơn gói đăng ký và đơn đặt cố định

Các gói đăng ký định kỳ được lập hóa đơn tự động hằng tuần hoặc hằng tháng; người đăng ký thanh toán theo phương thức ghi trên hóa đơn.

Gói hộp bánh ngọt hằng tuần — [Tên người đăng ký] — Tuần từ [Ngày]:

• Gói đăng ký: [Tên hộp] — [Tiêu chuẩn / Lớn / Cao cấp]
• Nội dung: [Mô tả — 4 bánh ngọt các loại + ổ bánh đặc biệt + mứt theo mùa]
• Giá gói: [số tiền]$/tuần
• Hóa đơn tự tạo và gửi vào [ngày trong tuần] | Thanh toán theo phương thức ghi trên hóa đơn
• Tạm dừng hoặc hủy: cần báo trước [N] ngày làm việc

Với gói đăng ký hằng tháng:

• Giá tháng: [số tiền]$/tháng (tiết kiệm [số tiền]$ so với giá theo tuần)
• Tự động lập hóa đơn vào ngày 1

InvoiceFlow tự tạo hóa đơn gói đăng ký theo lịch lập hóa đơn của bạn.

Hóa đơn đặt trước doanh nghiệp

Khách hàng doanh nghiệp đặt cho sự kiện văn phòng, cuộc họp hay bữa sáng nhóm cần định dạng chuyên nghiệp kèm số PO.

Đặt trước bánh ngọt doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

• Đơn hàng: [Mô tả sự kiện — Bữa sáng nhóm hằng tháng / họp hội đồng / sự kiện khách hàng]
• Ngày giao: [Ngày] | Giờ giao: [Giờ] | Địa chỉ giao: [Địa chỉ]
• Đơn hàng (liệt kê từng món với SL × giá = thành tiền):
  • [Món (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$
  • [Món (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$
  • [Món (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$
• Tạm tính: [tạm tính]$
• Phí giao hàng: [số tiền]$
• Tổng: [tổng]$
• Số PO: [PO-####]
• Điều khoản thanh toán: Net-15
• Hạn chót đặt: Đơn phải được đặt trước [N] ngày làm việc

Với đơn doanh nghiệp định kỳ hằng tháng, hãy thiết lập một hóa đơn định kỳ hằng tháng trong InvoiceFlow. Khách hàng doanh nghiệp nhận cùng một hóa đơn vào cùng ngày mỗi tháng.

Biên nhận bán lẻ

Bán tại chợ phiên và cửa hàng pop-up không cần lập hóa đơn — nhưng một số khách cần biên nhận để báo cáo chi phí hoặc khấu trừ thuế kinh doanh.

Biên nhận bán lẻ — [Tên tiệm bánh] — [Ngày]:

• Tổng: [tổng]$
• Thanh toán: [Tiền mặt / Thẻ]
• Ghi chú: Biên nhận dùng cho mục đích báo cáo chi phí/thuế

InvoiceFlow tạo nhanh những biên nhận này khi khách yêu cầu — định dạng chuyên nghiệp có tên và thông tin liên hệ của tiệm.

Đơn đặt trước theo mùa và số lượng giới hạn

Đơn đặt trước dịp lễ, món đặc biệt theo mùa và các món sản xuất giới hạn được hưởng lợi từ hệ thống tiền cọc.

Đặt trước theo mùa — [Tên khách] — Lấy: [Ngày]:

• Các món đặt trước:
  • [Món theo mùa 1 (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$
  • [Món theo mùa 2 (SL)]: SL × [đơn giá]$ = [thành tiền]$
• Tổng đặt trước: [tổng]$
• Tiền cọc (50%, không hoàn lại, thu ngay): [cọc]$
• Số dư (thanh toán khi lấy): [số dư]$
• Khung giờ lấy: [Khoảng ngày, giờ]
• Ghi chú: Đơn đặt trước không được lấy trong vòng [N] giờ sau khi hết khung giờ lấy sẽ bị mất.

Đơn đặt trước dịp lễ có tiền cọc loại bỏ vấn đề đơn đặc biệt không có người lấy — một vấn đề phổ biến với các tiệm bánh sản xuất món theo mùa theo yêu cầu.

Dùng InvoiceFlow để lập hóa đơn cho tiệm bánh

Hóa đơn bán sỉ định kỳ hằng tuần: Thiết lập mỗi tài khoản bán sỉ thành một hóa đơn định kỳ hằng tuần trong InvoiceFlow. Hóa đơn tự tạo vào ngày lập hóa đơn của bạn — bạn chỉ cần điền số lượng của tuần đó.

Theo dõi tiền cọc: Khi khách đặt bánh kem trả cọc 50%, InvoiceFlow ghi nhận khoản thanh toán và tạo hóa đơn số dư với đúng số tiền còn lại. Cả hai hóa đơn cùng tham chiếu một số đơn hàng.

Tự động lập hóa đơn gói đăng ký: Thiết lập gói đăng ký hằng tuần hoặc hằng tháng trong InvoiceFlow dưới dạng hóa đơn định kỳ. Hóa đơn tự tạo và gửi mà không cần thao tác thủ công, kèm liên kết/mã QR thanh toán của bạn trên đó.

Trường PO: InvoiceFlow có sẵn trường tham chiếu PO. Luôn xác nhận số PO trước khi gửi hóa đơn doanh nghiệp hoặc bán sỉ đầu tiên cho một tài khoản mới.

Điều khoản thanh toán theo loại tài khoản: Các tài khoản khác nhau có điều khoản khác nhau — net-7 cho bán sỉ hằng tuần, net-15 cho đặt trước doanh nghiệp, thanh toán ngay cho bán lẻ. Lưu mỗi loại thành một mẫu riêng để điều khoản luôn chính xác.

Điều khoản thanh toán theo loại tài khoản

• Tài khoản bán sỉ hằng tuần (quán cà phê, nhà hàng): Net-7
• Tài khoản bán sỉ hằng tháng (khối lượng lớn, đã ổn định): Net-15
• Đặt trước sự kiện doanh nghiệp: Net-15
• Đơn bánh kem đặt riêng: Cọc 50% + số dư khi lấy
• Hộp đăng ký định kỳ: Tự lập hóa đơn hằng tuần hoặc hằng tháng (thanh toán theo phương thức ghi trên hóa đơn)
• Bán lẻ (chợ, khách vãng lai): Thanh toán ngay
• Tài khoản mới (đơn đầu tiên): Trả trước bất kể loại tài khoản

Danh sách kiểm tra hóa đơn tiệm bánh

Trước khi gửi bất kỳ hóa đơn tiệm bánh nào, hãy kiểm tra:

• Tên tài khoản và kỳ hóa đơn (bán sỉ) hoặc ngày đặt (đặt riêng)
• Liệt kê theo ngày giao với số lượng và giá từng món (bán sỉ)
• Số PO cho tài khoản doanh nghiệp và bán sỉ
• Số tiền cọc và ngày đến hạn (đơn đặt riêng)
• Số dư và ngày đến hạn (đơn đặt riêng)
• Chính sách hủy cho đơn đặt riêng và đơn theo mùa
• Điều khoản thanh toán khớp với loại tài khoản

Tải InvoiceFlow. Dựng mẫu bán sỉ hằng tuần với chi tiết theo ngày giao và điều khoản net-7. Đặt hộp đăng ký tự động lập hóa đơn hằng tuần. Thêm cơ cấu tiền cọc vào hóa đơn đặt riêng. Tài khoản quán cà phê trả net-7 mang lại dòng tiền ổn định hơn cả một tháng bán chợ.

InvoiceFlow là ứng dụng lập hóa đơn Android miễn phí dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Gửi hóa đơn chuyên nghiệp, tự động hóa hóa đơn định kỳ, theo dõi tiền cọc đơn đặt riêng, và quản lý tài khoản bán sỉ — tất cả từ điện thoại của bạn.