Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Trunk show-arrangementet som lærte meg å fakturere motekjøpere

Av Adriana Vega, boutiqueeier – Scottsdale, AZ

Jeg åpnet Palo Verde Boutique i 2017. Dameklær, merker laget i Arizona og med sørvestlig inspirasjon, samt noen få nasjonale små merker som passet butikkens estetikk. Vi var en fysisk butikk i et kombinasjonsbygg nær Old Town. Innen 2020 hadde jeg lagt til en nettbutikk og en liten stylingtjeneste.

Omsetningen var god, men sesongbetont – sterk fra september til januar, treg om sommeren. Problemet med lavsesongen ledet meg mot en modell jeg ikke hadde planlagt for: pop-up-butikk og trunk shows på hoteller og resorter.

Det første trunk show-arrangementet på hotell var på et boutiqueresort under deres julemarked. De ga meg en plass for en helg. Jeg solgte for 6 200 dollar på to dager – mer enn jeg ville gjort på to uker i butikken i samme periode.

Så kom fakturaspørsmålet jeg ikke var forberedt på.

Hotellfakturaproblemet

Resortet ville ta 15 % av bruttosalget i bytte mot plassen og markedsføringen – en standard trunk show-avtale. Greit nok. Men da det var på tide å gjøre opp, sa arrangementskoordinatoren deres at de trengte en formell faktura fra meg som viste totalt salg, 15 %-provisjonen og nettoutbetalingen – ikke en sjekk eller Venmo.

Jeg hadde aldri tenkt på å fakturere et hotell for privilegiet av å selge i lokalene deres.

Trunk show-oppgjør – [Lokalets navn] – [Dato]:

Merknaden om at «merverdiavgift kreves inn separat» var viktig – hotellet ville ikke ha noe med mine avgiftsberegninger å gjøre, og jeg ville dokumentere at jeg var ansvarlig for min egen merverdiavgift.

Å bygge boutiquens faktureringssystem

Invoice Flow app fakturaredigerer for en butikk – fakturalinjer for høst-forhåndsbestilling med stilkoder, farger, størrelsesintervaller og antall pluss en volumrabatt
Stilkoder, farger, størrelsesserier, kjøperens PO – en engrosordre regnskapet deres godtar.

Etter trunk show-arrangementet bygde jeg om faktureringen for hver inntektskanal:

1. Engrosinnkjøpsordre (bestilling fra merker) Når jeg legger inn engrosbestillinger hos klesmerkene mine, mottar jeg deres fakturaer. Men for ethvert merke jeg jobber med på kommisjon eller med en delt-faktura-ordning, utsteder jeg fakturaer.

2. Kommisjonsoppgjør med lokale designere Flere lokale Arizona-designere selger sine plagg på kommisjon gjennom boutiquen min. Jeg gjør opp månedlig.

Kommisjonsoppgjør – [Designernavn] – [Måned]:

3. Fakturaer for stylingtjenester Min personlige stylingtjeneste – garderoberådgivning, antrekksbygging, personlig shopping – bruker timefakturering.

Personlig stylingtjeneste – [Kundenavn] – [Dato]:

4. Bedrifts- og ansattgavebestillinger Bedrifter – ofte innen resorthospitality – legger inn bulkbestillinger av ansattuniformer eller kundegavekort.

Bedriftsgavebestilling – [Firmanavn] – [Dato]:

Pop-up-butikkens inntektsmodell

Dokumenter i Invoice Flow app for en boutique — en engrosordre sendt, en spesialbestilling holdt på depositum, en betalt bedriftsordre på merket klær og et utkast
Engros, holdte spesialbestillinger, bedriftsklær — hver kanal i én hovedbok.

Etter suksessen med det første trunk show-arrangementet formaliserte jeg en sesongbasert pop-up-strategi. Tre hotellmarkeder per år (vår, høst, jul), to utendørs festivalmarkeder og av og til private eiendomssalg.

Hvert pop-up-sted får en oppgjørsfaktura med salgstotalen, provisjonsprosenten deres og nettoutbetalingen. Å ha dette som en mal i InvoiceFlow gjør at jeg kan generere den dagen etter arrangementet.

For mine egne interne arkiver lager jeg et fakturalignende dokument som sporer mitt eget salg og lagerbevegelse på hver pop-up – nyttig for å forstå hvilke produkter som gjør det bra i ulike settinger.

Nettsalg og plattformfakturaer

Invoice Flow app produktskjerm for en klesbutikk — kjoler, topper og bukser med stilkoder og sporede lagerbeholdninger og terskler for lav beholdning
Stativet med live tellinger — silkeundertrøyen er nede i tre, og du vil vite det før den er borte.

Shopify-butikken min håndterer detaljhandel. Men for B2B-kjøpere – en resortgavebutikk, et hotelllobby-utsalg – som legger inn bestillinger via e-post fremfor kassen, utsteder jeg engrosfakturaer.

Engrosbestilling – [Kjøpernavn] – [Dato]:

Virksomheten syv år etter

Nåværende inntektsfordeling:

Pop-up- og trunk show-modellen la til rundt 11 % av inntekten og – enda viktigere – introduserte boutiquen for helt nye kundegrupper.

Hva InvoiceFlow gjør for klesboutiquer

Fakturering for klesboutiquer spenner over trunk show-oppgjørsfakturaer med provisjonsberegninger for lokaler, kommisjonsoppgjør med lokale designere, timefakturering av stylingtjenester, bedriftsgave- og engrosbestillinger med innkjøpsordrefelter, og supplerende plattformfakturaer. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app – oppgjørsmaler, kommisjonssporing og det profesjonelle B2B-fakturaformatet som hospitality- og bedriftskjøpere krever.

Last ned InvoiceFlow. Bygg trunk show-oppgjørsmalen. Bygg kommisjonsoppgjøret for dine lokale designerkonsignenter. Legg timefakturering til stylingtjenestemalen. Trunk show-et som gjøres opp på 7 dager, er mer forutsigbart enn en måned med kundetrafikk i butikken.

Adriana Vega er eier av Palo Verde Boutique i Scottsdale, Arizona, og selger dameklær gjennom butikk, nett, trunk shows, en personlig stylingtjeneste og kommisjon fra lokale designere.