Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

De trunk show die me leerde hoe ik modekopers moest factureren

Door Adriana Vega, eigenaar boetiek-kledingwinkel — Scottsdale, AZ

Ik opende Palo Verde Boutique in 2017. Dameskleding, merken uit Arizona en met een Southwest-inspiratie, een paar kleine landelijke labels die pasten bij de uitstraling van de winkel. We waren een fysieke winkel in een gemengd ontwikkelingsgebied vlak bij Old Town. Tegen 2020 had ik een webshop en een kleine stylingservice toegevoegd.

De omzet was goed, maar seizoensgebonden — sterk van september tot januari, traag in de zomer. Het probleem van het rustige seizoen bracht me naar een model dat ik niet had gepland: pop-up-retail en trunk shows in hotels en resorts.

De eerste hotel-trunk-show was bij een boetiekresort tijdens hun feestdagenmarkt. Ze gaven me een weekend lang een ruimte. Ik verkocht € 6.200 in twee dagen — meer dan ik in twee weken in de winkel zou doen in diezelfde periode.

Toen kwam de factuurvraag waar ik niet klaar voor was.

Het probleem van de hotelfactuur

Het resort wilde 15% van de bruto-omzet in ruil voor de ruimte en de promotie — een standaard trunk-show-afspraak. Prima. Maar toen het tijd was om af te rekenen, zei hun evenementcoördinator dat ze een formele factuur van mij nodig hadden met de totale verkoop, de 15% commissie en de netto-afdracht — niet een cheque of betaalverzoek.

Ik had er nooit over nagedacht om een hotel te factureren voor het voorrecht om in hun ruimte te mogen verkopen.

Trunk Show-afrekening — [Locatienaam] — [Datum]:

De opmerking “btw wordt apart geïnd” was belangrijk — het hotel wilde mijn btw-berekeningen niet aanraken, en ik wilde vastleggen dat ik verantwoordelijk was voor mijn eigen btw-afdracht.

Het facturatiesysteem voor de boetiek opbouwen

Invoice Flow app factuureditor van een boetiek — factuurregels voor een herfst-vooruitbestelling met stijlcodes, kleuren, maatbereiken en aantallen plus een volumekorting
Stijlcodes, kleuren, maatreeksen, de PO van de inkoper — een groothandelsorder die hun boekhouding accepteert.

Na de trunk show bouwde ik de facturatie voor elk inkomstenkanaal opnieuw op:

1. Groothandelsinkooporders (bestellen bij merken) Wanneer ik groothandelsbestellingen plaats bij mijn kledingmerken, ontvang ik hun facturen. Maar voor elk merk waarmee ik op consignatie of via een gesplitste-factuurafspraak werk, geef ik zelf facturen uit.

2. Consignatieafrekening met lokale ontwerpers Verschillende lokale ontwerpers uit Arizona plaatsen hun stukken op consignatie via mijn boetiek. Ik reken maandelijks af.

Consignatieafrekening — [Naam ontwerper] — [Maand]:

3. Facturen voor stylingservice Mijn persoonlijke stylingservice — garderobeconsultaties, outfits samenstellen, persoonlijk shoppen — werkt met facturatie per uur.

Persoonlijke stylingservice — [Naam klant] — [Datum]:

4. Zakelijke en personeelscadeau-bestellingen Bedrijven — vaak in de resort- en hotelbranche — plaatsen bulkbestellingen voor personeelsuniformen of cadeaubonnen voor klanten.

Zakelijke cadeaubestelling — [Bedrijfsnaam] — [Datum]:

Het pop-up-retail-omzetmodel

Documenten in de Invoice Flow app van een boutique — een verzonden groothandelsorder, een speciale order op aanbetaling, een betaalde bedrijfsorder voor gebrande kleding en een concept
Groothandel, gereserveerde speciale orders, bedrijfskleding — elk kanaal in één grootboek.

Na het succes van de eerste trunk show formaliseerde ik een seizoensgebonden pop-up-strategie. Drie hotelmarkten per jaar (lente, herfst, feestdagen), twee buitenfestivalmarkten en af en toe een privéverkoop aan huis.

Elke pop-up-locatie krijgt een afrekenfactuur met het verkooptotaal, hun commissiepercentage en de netto-afdracht. Doordat ik dit als sjabloon in InvoiceFlow heb, kan ik het de dag na het evenement opstellen.

Voor mijn eigen interne administratie maak ik een factuurachtig document waarin ik mijn eigen verkoop en voorraadbeweging op elke pop-up bijhoud — handig om te begrijpen welke producten in verschillende settings presteren.

Online verkoop en platformfacturen

Invoice Flow app productenscherm van een kledingboutique — jurken, tops en broeken met stijlcodes en bijgehouden voorraadaantallen en drempels voor lage voorraad
Het rek met live standen — de zijden camisole is nog maar drie stuks, en jij weet het vóór hij weg is.

Mijn Shopify-winkel verzorgt de retail. Maar voor B2B-kopers — een resortcadeauwinkel, een retailruimte in een hotellobby — die per e-mail bestellen in plaats van via de afrekenpagina, geef ik groothandelsfacturen uit.

Groothandelsbestelling — [Naam koper] — [Datum]:

Het bedrijf zeven jaar later

Huidige omzetverdeling:

Het pop-up- en trunk-show-model voegde ongeveer 11% van de omzet toe en — belangrijker nog — introduceerde de boetiek bij compleet nieuwe klantgroepen.

Wat InvoiceFlow doet voor boetiek-kledingwinkels

Facturatie voor een boetiek omvat afrekenfacturen voor trunk shows met commissieberekeningen voor de locatie, consignatieafrekeningen met lokale ontwerpers, facturatie per uur voor stylingdiensten, zakelijke cadeau- en groothandelsbestellingen met inkoopordervelden, en aanvullende platformfacturen. InvoiceFlow verwerkt al deze vanuit één Android-app — afreken-sjablonen, consignatiebeheer en het professionele B2B-factuurformaat dat hotel- en zakelijke kopers vereisen.

Download InvoiceFlow. Bouw het trunk-show-afrekensjabloon. Bouw de consignatieafrekening voor je lokale ontwerper-consignatiegevers. Voeg facturatie per uur toe aan het stylingservicesjabloon. De trunk show die binnen 7 dagen wordt afgerekend, is voorspelbaarder dan een maand winkelvloerverkeer.

Adriana Vega is eigenaar van Palo Verde Boutique in Scottsdale, Arizona, en verkoopt dameskleding via de winkel, online, trunk shows, een persoonlijke stylingservice en consignatie van lokale ontwerpers.