Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Het zakelijke lunchaccount dat mijn foodtruckbedrijf veranderde

Door Marcus Chen, foodtruckeigenaar — Austin, TX

Ik begon Wok & Roll in 2018 met een truck van zes meter, een Taiwanees streetfoodmenu en een plek op een weekendboerenmarkt. Tegen 2020 draaide ik vier tot vijf servicedagen per week — lunchplekken op bouwplaatsen en kantoorparken, weekendmarkten, af en toe een festival. De omzet was stabiel, maar het plafond was duidelijk: ik kon maar op één plek tegelijk zijn, en ik kon maar zoveel klanten bedienen als er in een lunchuur in de rij konden staan.

De doorbraak kwam in 2021, toen een softwarebedrijf op zo’n anderhalve kilometer van mijn vaste dinsdaglunchplek belde en vroeg of ik hun wekelijkse all-hands lunch wilde verzorgen. 80 medewerkers, elke donderdag, hetzelfde menu. Ze wilden maandelijks betalen met een zakelijke pas.

Dat was het moment waarop ik besefte dat ik volledig verkeerd over mijn bedrijf had nagedacht.

Van straatverkoop naar zakelijke accounts

Het softwarebedrijf was mijn eerste zakelijke lunchaccount. Ze betaalden € 1.400 per donderdagservice — € 1.200 aan eten plus € 200 servicekosten voor vroege aankomst en opbouw. Maandelijkse factuur: ongeveer € 5.600 voor vier donderdagen.

Dat ene account stond gelijk aan drie van mijn beste reguliere servicedagen — gegarandeerd, elke maand, met één factuur. Geen onzekerheid over het weer. Geen trage rijdagen. Geen concurrentie met de Thaise truck die op mijn dinsdagplek opdook en mijn lunchverkoop kelderde.

Ik heb de volgende zes maanden besteed aan het opbouwen van de factuurinfrastructuur om meer zakelijke accounts binnen te halen. InvoiceFlow speelde daarin een belangrijke rol.

De factuur voor het zakelijke cateringaccount

Invoice Flow app factuureditor van een foodtruck — tacobuffet per gast, vegetarische opties, een drankenstation en reizen ter plaatse met evenement en referentie in aangepaste velden
Buffet per gast, het drankenstation, reizen — een zakelijke klus die hun AP-team gewoon verwerkt.

Zakelijke klanten verwachten een professionele factuur met bedrijfsgegevens, inkoopordernummer en duidelijke specificatie. Toen het financiële team van het softwarebedrijf me vroeg om me als leverancier te registreren en facturen te sturen — geen Square-bonnetjes — moest ik het format opzetten dat zij nodig hadden.

Zakelijke catering — [Bedrijfsnaam] — [Maand Jaar]:

De opmerking “wisselend menu 48 uur van tevoren bevestigd” schept verwachtingen over het bestelproces. Ik vermeld ook de prijs per persoon, ook al is dat niet de factuurbasis — zakelijke klanten met evenementbudgetten vinden de kosten per persoon handig voor hun eigen planning.

Facturen voor evenementen en festivals

Privé-evenementen — kantoorfeesten, bruiloften, verjaardagen — gebruiken een factuur met vaste evenementprijs:

Foodtruck-evenementservice — [Klantnaam] — [Datum]:

Het annuleringsbeleid op de factuur voorkomt de situatie waarin een klant op het laatste moment annuleert en een volledige terugbetaling verwacht. Dat is me in 2020 twee keer overkomen. Nu staat het op de factuur.

Maandelijkse standplaatsvergoeding kantoorpark

Invoice Flow app documenten van een foodtruck — een bedrijfslunchboeking, een afstudeerfeest op aanbetaling, een pro-forma leveranciersovereenkomst voor een festival en een betaald optreden
Bedrijfslunch, een feest op aanbetaling, een festival-proforma — de agenda, te gelde gemaakt.

Sommige locaties betalen me een maandelijkse standplaatsvergoeding voor vaste toegang:

Maandelijkse standplaatslicentie — [Naam locatie] — [Maand Jaar]:

Dit is ongebruikelijke facturatie voor een foodtruck, maar wel het vermelden waard — sommige bedrijfsparken, kantoorcomplexen en eigenaren van privéterreinen rekenen maandelijkse standplaatsvergoedingen voor toplunchplekken.

Facturen voor maaltijdvoorbereiding en cateringbestellingen

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een foodtruck — een maandelijks dagelijks lunchprogramma voor een kantorenpark dat automatisch factureert
Het lunchprogramma van het kantorenpark factureert zichzelf maandelijks — jij komt gewoon dagelijks opdagen.

Bulkbestellingen voor maaltijdvoorbereidingsbedrijven, zakelijke maaltijdprogramma’s of grote catered evenementen:

Cateringbestelling — [Klant/bedrijfsnaam] — [Datum]:

Gespecificeerde cateringbestellingen met aantallen en prijzen per item maken de afstemming eenvoudig voor klanten met maaltijdprogrammamanagers. Zij moeten de bestelling kunnen vergelijken met wat is geleverd.

Vijf jaar later

Huidige verdeling van het bedrijf:

Jaar één (boerenmarkt + servicedagen alleen): ongeveer € 72.000. Huidig jaar: op koers voor ongeveer € 310.000. De truck is dezelfde. Het menu is beter, maar niet onherkenbaar anders. Het factuurmodel opende de zakelijke omzet die het bedrijf veranderde.

Wat InvoiceFlow doet voor foodtrucks

Foodtruck-facturatie omvat maandelijkse zakelijke cateringaccounts met inkoorderveld, privé-evenementfacturen met aanbetaling en annuleringsbeleid, standplaatslicentievergoedingen en gespecificeerde cateringbulkbestellingen. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app.

Download InvoiceFlow. Bouw een sjabloon voor zakelijke cateringfacturen met je prijs per service, inkoorderveld en betaaltermijn van 30 dagen. Voeg het aanbetalings- en annuleringsbeleid toe aan je sjabloon voor evenementfacturen. Het zakelijke account dat maandelijks met één factuur betaalt, is meer waard dan drie servicedagen aan contante verkoop — en het begint met een professionele factuur.

Marcus Chen is eigenaar van foodtruck Wok & Roll in Austin, Texas, en biedt Taiwanees streetfood op vaste servicelocaties, zakelijke cateringaccounts, privé-evenementen en cateringbulkbestellingen.