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L’Account Pranzi Aziendale Che Ha Cambiato il Mio Food Truck

Di Marcus Chen, Titolare di Food Truck — Austin, TX

Ho avviato Wok & Roll nel 2018 con un truck di sei metri, un menù di street food taiwanese e una postazione a un mercato contadino del fine settimana. Nel 2020 facevo dai quattro ai cinque giorni di servizio a settimana — postazioni per il pranzo nei cantieri e nei parchi uffici, mercati del weekend, qualche festival occasionale. Gli incassi erano costanti, ma il limite era evidente: potevo essere in un solo posto alla volta e potevo servire solo quanti clienti riuscivano a mettersi in coda nell’ora di pranzo.

La svolta è arrivata nel 2021, quando una software house a circa un chilometro e mezzo dalla mia abituale postazione del martedì mi ha chiamato chiedendomi se avessi voluto curare il catering del loro pranzo settimanale di tutta l’azienda. 80 dipendenti, ogni giovedì, stesso menù. Volevano pagare mensilmente con una carta aziendale.

È stato il momento in cui ho capito di aver pensato al mio business in modo completamente sbagliato.

Dalle Vendite in Strada agli Account Aziendali

La software house è stata il mio primo account pranzi aziendale. Pagavano 1.400 € per ogni servizio del giovedì — 1.200 € di cibo più 200 € di costo di servizio per l’arrivo anticipato e l’allestimento. Fattura mensile: circa 5.600 € per quattro giovedì.

Quell’unico account valeva quanto tre dei miei migliori giorni di servizio regolari — garantiti, ogni mese, con una sola fattura. Nessuna incertezza per il meteo. Nessuna giornata di coda lenta. Nessuna concorrenza con il truck thailandese che si presentava nella mia postazione del martedì e mi azzerava le vendite dell’ora di pranzo.

Ho passato i sei mesi successivi a costruire l’infrastruttura di fatturazione per ottenere più account aziendali. InvoiceFlow ne è stato una parte importante.

La Fattura per l’Account di Catering Aziendale

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un food truck — buffet di taco per ospite, opzioni vegetariane, una postazione bevande e trasferta on-site con evento e riferimento nei campi personalizzati
Buffet per ospite, la postazione bevande, la trasferta — un evento aziendale che il loro ufficio AP elabora senza problemi.

I clienti aziendali si aspettano una fattura professionale con i dati dell’azienda, il riferimento all’ordine di acquisto e una chiara voce per voce. Quando il team finanziario della software house mi ha chiesto di registrarmi come fornitore e di inviare fatture — non ricevute di Square — ho dovuto costruire il formato di cui avevano bisogno.

Catering Aziendale — [Nome Azienda] — [Mese Anno]:

La nota “menù rotante confermato 48 ore prima” definisce le aspettative sul processo di ordinazione. Includo anche la tariffa a persona, anche se non è la base della fatturazione — i clienti aziendali con budget per eventi trovano utili i costi a persona per la loro pianificazione.

Fatture per Eventi e Festival

Gli eventi privati — feste in ufficio, ricevimenti di nozze, compleanni — usano una fattura a forfait per evento:

Servizio Food Truck per Evento — [Nome Cliente] — [Data]:

La politica di cancellazione sulla fattura evita la situazione in cui un cliente annulla all’ultimo minuto e si aspetta un rimborso totale. Mi è successo due volte nel 2020. Ora è scritto sulla fattura.

Quota Mensile di Postazione nel Parco Uffici

Documenti dell'app Invoice Flow di un food truck — una prenotazione per un pranzo aziendale, una festa di laurea con acconto, un accordo pro-forma con un fornitore per un festival e un ingaggio pagato
Pranzo aziendale, una festa con acconto, un pro-forma per un festival — il calendario, monetizzato.

Alcune sedi mi pagano una quota mensile di postazione per l’accesso regolare:

Licenza Mensile di Postazione — [Nome Proprietà] — [Mese Anno]:

È una fatturazione insolita per un food truck, ma vale la pena includerla — alcuni parchi uffici, complessi aziendali e proprietari privati applicano quote mensili di postazione per le migliori location del pranzo.

Fatture per Meal Prep e Ordini di Catering

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di un food truck — un programma di pranzo quotidiano mensile per un parco uffici fatturato automaticamente
Il programma pranzi del parco uffici si fattura da solo ogni mese — tu ti presenti e basta, ogni giorno.

Ordini all’ingrosso per aziende di meal prep, programmi pasti aziendali o grandi eventi con catering:

Ordine di Catering — [Nome Cliente/Azienda] — [Data]:

Gli ordini di catering dettagliati con conteggi delle unità e prezzo per articolo rendono facile la riconciliazione per i clienti con responsabili dei programmi pasti. Devono verificare l’ordine rispetto a quanto consegnato.

Cinque Anni Dopo

Composizione attuale del business:

Primo anno (solo mercato contadino + giorni di servizio): circa 72.000 €. Anno in corso: in linea per circa 310.000 €. Il truck è lo stesso. Il menù è migliore ma non irriconoscibilmente diverso. È stato il modello di fatturazione ad aprire i ricavi aziendali che hanno cambiato il business.

Cosa Fa InvoiceFlow per i Food Truck

La fatturazione di un food truck spazia dagli account mensili di catering aziendale con campi per l’ordine di acquisto, alle fatture per eventi privati con acconto e politica di cancellazione, alle quote di licenza di postazione e agli ordini di catering dettagliati. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android.

Scarica InvoiceFlow. Costruisci un modello di fattura per il catering aziendale con il tuo prezzo per servizio, il campo per l’ordine di acquisto e i termini a 30 giorni. Aggiungi l’acconto e la politica di cancellazione al modello di fattura per gli eventi. L’account aziendale che paga mensilmente con una sola fattura vale più di tre giorni di servizio di vendite in contanti — e tutto inizia con una fattura professionale.

Marcus Chen è il titolare del food truck Wok & Roll ad Austin, Texas, e propone street food taiwanese in postazioni di servizio regolari, account di catering aziendale, eventi privati e ordini di catering all’ingrosso.