Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Đơn hoa hồng phòng tranh đã thay đổi cách tôi lập hóa đơn cho tác phẩm của mình

Bởi Marcus Delgado, Họa sĩ thị giác — Santa Fe, NM

Tôi sống bằng nghề sáng tác và bán tác phẩm toàn thời gian từ năm 2014 — chủ yếu là tranh sơn dầu và tác phẩm chất liệu tổng hợp, giá từ 400 đến 4.800 $. Santa Fe có một thị trường nghệ thuật sôi động: phòng tranh, nhà sưu tập, công ty thiết kế, người mua doanh nghiệp và một lượng khách du lịch dồi dào.

Bốn năm đầu, tôi xử lý tiền bạc một cách xuề xòa. Một bức tranh bán qua phòng tranh, tôi nhận séc từ họ (đã trừ hoa hồng) khi nào họ tiện viết. Một nhà sưu tập mua trực tiếp từ studio của tôi, tôi viết giá lên một tờ giấy hoặc nhắn tin yêu cầu chuyển khoản. Cách đó tạm ổn cho đến khi nó không còn ổn nữa.

Điểm bùng nổ là một đơn đặt vẽ doanh nghiệp. Một công ty luật ở Albuquerque muốn một bộ tranh ba tấm khổ lớn cho văn phòng mới — ba tấm, mỗi tấm 40” × 60”, sơn dầu trên vải lanh. Chúng tôi thống nhất giá 12.500 $. Tôi bắt tay vào làm. Ba tháng sau, khi tôi giao hàng, họ nói người cộng sự đặt vẽ bức tranh đã rời công ty và họ phản đối thỏa thuận.

Tôi không có hợp đồng ký kết, không có biên nhận đặt cọc, không có hóa đơn — chỉ vài email và một cuộc trao đổi tin nhắn. Sau năm tháng qua lại, họ trả 7.200 $. Tôi mất 5.300 $ từ một thỏa thuận mà tôi đã bỏ ra ba tháng thực hiện.

Đó là lần cuối cùng tôi bán tác phẩm mà không có hóa đơn đàng hoàng.

Xây dựng lại hệ thống lập hóa đơn cho tác phẩm

Sau khoản thua lỗ ở Albuquerque, tôi dựng lên một cấu trúc lập hóa đơn cho từng kênh bán:

1. Đối soát hàng ký gửi phòng tranh — hằng tháng, theo dõi bán được gì và phần trăm của tôi 2. Hóa đơn bán trực tiếp — cho nhà sưu tập mua từ studio hoặc hội chợ 3. Hóa đơn đặt vẽ theo yêu cầu — cọc khi thỏa thuận, phần còn lại khi giao 4. Hóa đơn mua sắm nghệ thuật doanh nghiệp — có trường PO và thanh toán net-30 5. Biên nhận bán tại hội chợ và tranh in — chứng từ bán hàng nhanh tại điểm bán

Đối soát hàng ký gửi phòng tranh

PDF hóa đơn cho nhà sưu tầm được tạo bởi Invoice Flow app với mẫu Elegant màu Charcoal — tiêu đề thư studio, tên tác phẩm, kích thước và đóng khung bằng EUR
Mẫu Elegant màu Charcoal — một biên nhận cho nhà sưu tầm được chăm chút như chính tác phẩm.

Hầu hết phòng tranh lấy 40–50% giá bán. Hóa đơn đối soát hằng tháng theo dõi bán được gì và phòng tranh còn nợ tôi bao nhiêu.

Đối soát hàng ký gửi phòng tranh — [Tên phòng tranh] — [Tháng Năm]:

Tác phẩm bán được trong kỳ:

Ghi chú “không giảm giá nếu chưa có sự chấp thuận trước của họa sĩ” là điều tôi thêm vào sau khi một phòng tranh bán một tác phẩm của tôi với mức giảm 20% để chốt đơn mà không hỏi tôi. Việc đó khiến khoản chi trả của tôi giảm 360 $ trên một tác phẩm 1.800 $. Giờ nó có mặt trên mọi hóa đơn ký gửi.

Hóa đơn bán trực tiếp

Khi nhà sưu tập mua từ studio, hội chợ nghệ thuật hoặc trực tuyến:

Bán tác phẩm — [Tên nhà sưu tập] — [Ngày]:

Dòng giấy chứng nhận xác thực rất quan trọng — những nhà sưu tập sau này bán lại hoặc bảo hiểm tác phẩm cần có chứng từ. Việc nhắc đến nó trên hóa đơn thiết lập một chuẩn mực về hồ sơ chứng từ.

Hóa đơn đặt vẽ theo yêu cầu

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một người bán tranh — một bức sơn dầu trên vải lanh với tên, kích thước và năm, một khung tùy chỉnh và đóng thùng có bảo hiểm chuyển tới Paris bằng EUR với xuất xứ và COA trong trường tùy chỉnh
Tên, chất liệu, kích thước, xuất xứ — hóa đơn trở thành một phần hồ sơ của tác phẩm.

Các đơn đặt vẽ theo yêu cầu — chân dung, tác phẩm gắn với không gian cụ thể, tác phẩm doanh nghiệp — cần một cấu trúc đặt cọc. Trải nghiệm ở Albuquerque khiến điều này trở thành nguyên tắc bất di bất dịch.

Đặt vẽ tác phẩm — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Phí đặt vẽ: [tổng] $

Hủy đơn: Tiền cọc không hoàn lại. Nếu hủy sau khi duyệt bản phác: tính 75% tổng phí. Mọi tác phẩm của đơn bị hủy vẫn thuộc quyền sở hữu của họa sĩ.

Cấu trúc thanh toán ba giai đoạn — đặt cọc, thanh toán theo tiến độ, phần còn lại — chính là thứ tôi hoàn toàn không có ở đơn Albuquerque. Giờ đây mọi tác phẩm đặt vẽ trên 3.000 $ đều dùng ba giai đoạn.

Hóa đơn mua sắm nghệ thuật doanh nghiệp

Các công ty thiết kế và khách hàng doanh nghiệp mua tranh cho văn phòng, khách sạn và không gian thương mại cần định dạng hóa đơn chuyên nghiệp.

Mua sắm nghệ thuật doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

Ghi chú về bản quyền và quyền sao chép rất quan trọng đối với người mua doanh nghiệp. Khi một công ty mua một bức tranh cho sảnh của họ, họ sở hữu vật thể — không phải hình ảnh. Một số người mua doanh nghiệp cho rằng họ có thể tái sử dụng nó trong tài liệu marketing. Ghi chú này ngăn chặn giả định đó.

Biên nhận bán tại hội chợ và tranh in

Tài liệu của Invoice Flow app của một người bán tranh — một bức gốc bán cho nhà sưu tầm ở Paris, một tranh chân dung đặt vẽ đã trả cọc, một đơn hàng tranh văn phòng doanh nghiệp và một bức in đã thanh toán
Tranh gốc, đặt vẽ, đơn doanh nghiệp, bản in — mọi giao dịch được ghi lại và ghi ngày.

Các hội chợ và chợ nghệ thuật tạo ra các giao dịch bán lẻ. Biên nhận chuyên nghiệp rất quan trọng với nhà sưu tập, vì họ dùng nó cho bảo hiểm và bán lại.

Biên nhận bán tác phẩm — [Tên họa sĩ/Studio] — [Ngày]:

Việc kinh doanh sau mười năm

Cơ cấu doanh thu hiện tại:

5.300 $ tôi mất ở đơn Albuquerque là bài học đắt giá nhất của tôi. InvoiceFlow đã hoàn vốn ngay ở đơn đặt vẽ đầu tiên khi khách hàng nhìn thấy hóa đơn đặt cọc và ký mà không thắc mắc.

InvoiceFlow làm gì cho người bán tác phẩm nghệ thuật

Việc lập hóa đơn của người bán tác phẩm trải dài từ đối soát hàng ký gửi phòng tranh với điều khoản duyệt trước giảm giá, hóa đơn bán trực tiếp có tham chiếu giấy chứng nhận xác thực, cấu trúc thanh toán ba giai đoạn cho đơn đặt vẽ theo yêu cầu, mua sắm doanh nghiệp với trường PO và ghi chú bản quyền, cho đến biên nhận bán tại hội chợ. InvoiceFlow xử lý tất cả những điều này từ một ứng dụng Android — các mẫu cho từng loại giao dịch, theo dõi đặt cọc cho đơn đặt vẽ, và định dạng hóa đơn chuyên nghiệp mà những nhà sưu tập nghiêm túc và người mua doanh nghiệp mong đợi.

Tải InvoiceFlow. Dựng hóa đơn đặt vẽ với cấu trúc thanh toán ba giai đoạn. Dựng bảng đối soát ký gửi phòng tranh với ghi chú duyệt trước giảm giá. Đơn đặt vẽ bắt đầu bằng một hóa đơn đặt cọc đã ký là đơn đặt vẽ kết thúc với thanh toán đầy đủ.

Marcus Delgado là một họa sĩ thị giác sống tại Santa Fe, New Mexico, bán tranh sơn dầu gốc và tác phẩm chất liệu tổng hợp thông qua ký gửi phòng tranh, bán trực tiếp tại studio, đặt vẽ theo yêu cầu và mua sắm nghệ thuật doanh nghiệp.