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La commissione di galleria che ha cambiato il modo in cui fatturo la mia arte

Di Marcus Delgado, artista visivo — Santa Fe, NM

Realizzo e vendo arte a tempo pieno dal 2014 — principalmente dipinti a olio e opere a tecnica mista, con prezzi tra i 400 e i 4.800 $. Santa Fe ha un mercato dell’arte attivo: gallerie, collezionisti, studi di design, acquirenti aziendali e un solido turismo.

Per i primi quattro anni ho gestito il denaro in modo informale. Un dipinto venduto tramite una galleria, ricevevo un assegno dalla galleria (al netto della loro provvigione) quando si decidevano a scriverlo. Un collezionista comprava direttamente dal mio studio, scrivevo un prezzo su un foglio di carta o mandavo una richiesta Venmo via messaggio. Ha funzionato alla buona finché non ha smesso di funzionare.

Il punto di rottura è stata una commissione aziendale. Uno studio legale di Albuquerque voleva un trittico di grandi dimensioni per il loro nuovo ufficio — tre pannelli, ciascuno 40” × 60”, olio su lino. Avevamo concordato 12.500 $. Ho iniziato a lavorare. Tre mesi dopo, alla consegna, mi hanno detto che il socio che aveva commissionato l’opera non lavorava più nello studio e che contestavano l’accordo.

Non avevo un contratto firmato, né una ricevuta di acconto, né una fattura — solo qualche email e uno scambio di messaggi. Dopo cinque mesi di tira e molla, hanno pagato 7.200 $. Ho perso 5.300 $ da un accordo a cui avevo dedicato tre mesi di lavoro.

Quella è stata l’ultima volta che ho venduto arte senza una fattura adeguata.

Ricostruire il sistema di fatturazione dell’arte

Dopo la perdita di Albuquerque, ho costruito una struttura di fatturazione per ogni canale di vendita:

1. Conguaglio del conto vendita in galleria — mensile, tracciando ciò che è stato venduto e la mia percentuale 2. Fatture di vendita diretta — per i collezionisti che comprano dallo studio o alle fiere 3. Fatture per commissioni personalizzate — acconto all’accordo, saldo alla consegna 4. Fatture di approvvigionamento d’arte aziendale — con campi per l’ordine d’acquisto e net-30 5. Ricevute di vendita in fiera e di stampe — documentazione rapida del punto vendita

Conguaglio del conto vendita in galleria

PDF di fattura per collezionista generato da Invoice Flow app con il template Elegant in Charcoal — carta intestata dello studio, titolo dell'opera, dimensioni e cornice in EUR
Il template Elegant in Charcoal — una ricevuta per collezionista curata quanto l'opera stessa.

La maggior parte delle gallerie trattiene il 40–50% del prezzo di vendita. Le fatture di conguaglio mensili tracciano ciò che è stato venduto e quanto mi deve la galleria.

Conguaglio conto vendita galleria — [Nome galleria] — [Mese Anno]:

Opere vendute in questo periodo:

La nota “nessuno sconto senza previa approvazione dell’artista” è qualcosa che ho aggiunto dopo che una galleria ha venduto una mia opera con il 20% di sconto per chiudere un affare senza chiedermelo. Questo ha ridotto il mio pagamento di 360 $ su un’opera da 1.800 $. Ora è su ogni fattura di conto vendita.

Fatture di vendita diretta

Quando i collezionisti comprano dal mio studio, alle fiere d’arte o online:

Vendita d’arte — [Nome collezionista] — [Data]:

La riga del certificato di autenticità conta — i collezionisti che in seguito rivendono o assicurano l’opera hanno bisogno di documentazione. Citarlo sulla fattura stabilisce lo standard di documentazione.

Fatture per commissioni personalizzate

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un venditore d'arte — un olio su lino con titolo, dimensioni e anno, una cornice su misura e imballaggio assicurato per Parigi in EUR con provenienza e COA nei campi personalizzati
Titolo, tecnica, dimensioni, provenienza — la fattura diventa parte della storia dell'opera.

Le commissioni personalizzate — ritratti, opere site-specific, pezzi aziendali — richiedono una struttura di acconto. L’esperienza di Albuquerque l’ha resa imprescindibile.

Commissione d’arte — [Nome cliente] — [Data]:

Compenso per la commissione: [totale] $

Annullamento: acconto non rimborsabile. In caso di annullamento dopo l’approvazione della bozza: 75% del compenso totale. Tutto il lavoro relativo a commissioni annullate resta proprietà dell’artista.

La struttura di pagamento in tre fasi — acconto, pagamento intermedio, saldo — è ciò di cui non avevo nulla sulla commissione di Albuquerque. Ora ogni pezzo personalizzato sopra i 3.000 $ usa tre fasi.

Fatture di approvvigionamento d’arte aziendale

Gli studi di design e i clienti aziendali che acquistano per uffici, hotel e spazi commerciali necessitano di un formato di fattura professionale.

Approvvigionamento d’arte aziendale — [Nome azienda] — [Data]:

La nota su copyright e diritti di riproduzione è importante per gli acquirenti aziendali. Quando un’azienda compra un dipinto per il proprio atrio, possiede l’oggetto — non l’immagine. Alcuni acquirenti aziendali presumono di poterlo riprodurre nei materiali di marketing. Questa nota previene tale presunzione.

Ricevute di vendita in fiera e di stampe

Documenti dell'app Invoice Flow di un venditore d'arte — la vendita di un originale a un collezionista di Parigi, un ritratto su commissione con acconto pagato, un ordine di arte per uffici aziendali e la vendita di una stampa pagata
Originali, commissioni, ordini aziendali, stampe — ogni vendita registrata e datata.

Le fiere e i mercati d’arte generano transazioni al dettaglio. Le ricevute professionali sono importanti per i collezionisti, che le usano per l’assicurazione e la rivendita.

Ricevuta di vendita d’arte — [Nome artista/studio] — [Data]:

L’attività dieci anni dopo

Ripartizione attuale dei ricavi:

I 5.300 $ persi sulla commissione di Albuquerque sono stati la mia lezione più costosa. InvoiceFlow si è ripagato già alla prima commissione in cui il cliente ha visto una fattura di acconto e ha firmato senza fare domande.

Cosa fa InvoiceFlow per chi vende arte

La fatturazione di chi vende arte spazia dai conguagli di conto vendita in galleria con clausole di previa approvazione degli sconti, alle fatture di vendita diretta con riferimenti al certificato di autenticità, alle strutture di pagamento in tre fasi per le commissioni personalizzate, all’approvvigionamento aziendale con campi per l’ordine d’acquisto e note sul copyright, fino alle ricevute di vendita in fiera. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android — modelli per ogni tipologia di transazione, tracciamento degli acconti per le commissioni e formato di fattura professionale che i collezionisti seri e gli acquirenti aziendali si aspettano.

Scarica InvoiceFlow. Crea la fattura della commissione con la struttura di pagamento in tre fasi. Crea il conguaglio del conto vendita in galleria con la nota di previa approvazione degli sconti. La commissione personalizzata che inizia con una fattura di acconto firmata è la commissione che finisce con il pagamento completo.

Marcus Delgado è un artista visivo con base a Santa Fe, New Mexico, che vende dipinti a olio originali e opere a tecnica mista tramite conto vendita in galleria, vendite dirette dallo studio, commissioni personalizzate e approvvigionamento d’arte aziendale.