InvoiceFlow cho cửa hàng thời trang boutique: Lập hóa đơn chuyên nghiệp cho ngành bán lẻ thời trang

Vì sao cửa hàng thời trang boutique cần công cụ lập hóa đơn tốt hơn

Các cửa hàng thời trang boutique độc lập — dù là cửa hàng truyền thống, pop-up hay bán online — hoạt động trong một ngành thay đổi chóng mặt, nơi dòng tiền là tất cả. Nhập sỉ từ nhà cung cấp, bán cho khách lẻ, đơn đặt hàng đặc biệt, hàng ký gửi và khách mua sỉ để bán lẻ đều tạo ra những nhu cầu lập hóa đơn mà một biên nhận POS thông thường không đáp ứng được đầy đủ.

Chủ boutique muốn phát triển các tài khoản bán sỉ, chính thức hóa quan hệ với nhà cung cấp, hoặc theo dõi doanh thu đa kênh cần công cụ lập hóa đơn chuyên nghiệp vượt xa những gì hệ thống bán hàng tại quầy (POS) của họ cung cấp.

Những khó khăn chính của cửa hàng thời trang boutique

Nhà cung cấp sỉ yêu cầu đơn đặt hàng (PO) chính thức và chứng từ hóa đơn
Khách đặt hàng đặc biệt cần hóa đơn đặt cọc cho các món đặt riêng hoặc giữ chỗ
Bán tại chợ pop-up và hàng ký gửi không có chứng từ thu nhập hợp lệ
Khách hàng doanh nghiệp đặt đồng phục hoặc trang phục in thương hiệu cần hóa đơn chính thức
Không có góc nhìn tổng hợp về doanh thu trên các kênh tại cửa hàng, online và chợ phiên
Hàng trả lại và giấy báo có (credit note) không được ghi chép đúng cách

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Lập hóa đơn cho nhà cung cấp sỉ

Khi một thương hiệu thời trang yêu cầu đơn đặt hàng chính thức để xử lý đơn nhập sỉ của bạn, hoặc khi bạn là nhà cung cấp bán sỉ cho các boutique khác, InvoiceFlow tạo hóa đơn đúng chuẩn: “Bộ sưu tập Mùa hè — Kiểu SW-201, dải size XS-XL — 24 chiếc: 1.440$”. Ghi kèm mã kiểu dáng, màu sắc, size và số PO của bên mua. Chứng từ chuyên nghiệp cho cả hai phía trong quan hệ bán sỉ.

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một boutique — các hạng mục đặt trước bộ sưu tập thu với mã kiểu, màu sắc, dải kích cỡ và số lượng cùng một chiết khấu theo số lượng — Mã kiểu, màu sắc, dải kích cỡ, PO của người mua — một đơn sỉ mà sổ sách của họ chấp nhận.

Đặt cọc đơn hàng đặc biệt

Đối với đơn đặt hàng đặc biệt hoặc món giữ chỗ — một bộ trang phục dự tiệc cưới đúng size, một món được giữ lại từ bộ sưu tập mới — hãy xuất hóa đơn đặt cọc. “Giữ chỗ — Đầm Midi Hoa (Kiểu FM-08, Size 12) — cọc 50%: 87,50$”. Khách đã cam kết. Món hàng được giữ. Số còn lại thu khi nhận hàng.

Đơn trang phục doanh nghiệp

Các công ty đặt đồng phục in thương hiệu, trang phục sự kiện hoặc hàng hóa in logo cần hóa đơn chính thức: “Áo Polo in logo nhân viên — 40 chiếc, thêu logo: 2.000$”. Ghi kèm tên công ty, mã tham chiếu đơn hàng và địa chỉ giao hàng. Đi qua bộ phận mua sắm của họ không vướng mắc.

Tài liệu Invoice Flow app của một boutique — một đơn bán buôn đã gửi, một đơn đặc biệt giữ bằng tiền cọc, một đơn trang phục thương hiệu doanh nghiệp đã thanh toán và một bản nháp — Bán buôn, đơn đặc biệt đang giữ, trang phục doanh nghiệp — mọi kênh trong một sổ cái.

Thu nhập từ pop-up và chợ phiên

Đối với sự kiện pop-up hoặc bán tại chợ phiên, hãy ghi lại tổng thu nhập của phiên bán như một bản ghi trong InvoiceFlow. Ngay cả khi không có hóa đơn cho từng món, thu nhập chợ phiên của bạn vẫn được lập chứng từ phục vụ mục đích thuế. Cuối năm, bạn có bức tranh đầy đủ về mọi nguồn doanh thu.

Theo dõi hàng ký gửi

Đối với hàng ký gửi, hãy tạo bản ghi về hàng hóa đặt ký gửi và lập hóa đơn cho đối tác ký gửi khi phát sinh bán hàng. Theo dõi khoản nào còn tồn so với khoản đã thanh toán.

Màn hình sản phẩm của Invoice Flow app của một boutique thời trang — váy, áo và quần với mã kiểu và số lượng tồn kho được theo dõi cùng ngưỡng cảnh báo sắp hết — Giá treo với số tồn thời gian thực — áo lụa hai dây chỉ còn ba chiếc, và bạn sẽ biết trước khi hết.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

Đơn bán sỉ cho một boutique khác: Tạo hóa đơn với mã kiểu dáng, số lượng và giá. Gửi cho bên mua. Theo dõi thanh toán.
Đơn đặt hàng đặc biệt: Hóa đơn đặt cọc khi giữ chỗ. Hóa đơn phần còn lại khi nhận hàng.
Đơn doanh nghiệp: Hóa đơn đầy đủ với thông số thêu, số lượng và mã tham chiếu công ty.
Sự kiện pop-up: Ghi nhận thu nhập hằng ngày. Chứng từ thuế hoàn chỉnh.
Cuối tháng: Phần Analytics hiển thị tổng doanh thu theo kênh (tại cửa hàng, online, bán sỉ, chợ phiên).

Những tính năng giá trị nhất cho cửa hàng thời trang boutique

Product Library — Danh mục mã kiểu dáng và giá
Deposit Invoice — Đặt cọc đơn đặc biệt và giữ chỗ
Custom Fields — Mã kiểu dáng, size, màu sắc, mã PO
Delivery Notes — Chứng từ giao hàng cho đơn bán sỉ
Analytics — Theo dõi doanh thu đa kênh
Multi-Currency — Khách mua sỉ quốc tế

Ví dụ thực tế: Boutique của Clara bổ sung doanh thu bán sỉ

Clara điều hành một boutique thời trang nữ và bắt đầu nhận được các yêu cầu mua sỉ từ những boutique khác ở các thành phố lân cận. Nếu không có hệ thống lập hóa đơn đúng chuẩn, cô không thể tiếp nhận những đơn hàng đó một cách chuyên nghiệp. Giờ đây cô dùng InvoiceFlow cho các tài khoản bán sỉ — 4 khách boutique, đặt lại hàng theo quý, và một khách doanh nghiệp đặt đồng phục theo mùa cho nhân viên bán lẻ của họ. Bán sỉ cộng thêm 30% vào doanh thu hằng tháng với chi phí vận hành tối thiểu.

Bắt đầu

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Thiết lập danh mục sản phẩm của bạn với mã kiểu dáng và các bậc giá bán sỉ. Gửi hóa đơn bán sỉ đầu tiên của bạn ngay hôm nay.