InvoiceFlow для кейтерингових компаній: повний посібник із виставлення рахунків

Виставлення рахунків для весіль, корпоративних заходів, кейтерингу з доставкою та великомасштабного харчового обслуговування

Кейтерингові рахунки охоплюють більше структур виставлення рахунків, ніж майже будь-який інший бізнес харчового обслуговування: багатоетапні завдатки для весіль, корпоративні клієнти з net-30, фіксована плата за кейтеринг з доставкою та коригування за кількістю гостей, що фіналізуються лише за кілька днів до заходу. InvoiceFlow обробляє все це в одному застосунку для Android — з шаблонами для кожного типу заходу, відстеженням завдатків, полями PO для корпоративних клієнтів та документацією політики скасування, вбудованою в рахунок.

Основний принцип виставлення рахунків у кейтерингу

Виставлення рахунків у кейтерингу має одне правило, що переважає всі інші: залишок має бути сплачений до заходу, а не після.

Ваші витрати на їжу виникають, коли ви розміщуєте замовлення на інгредієнти. Ваші витрати на працю фіксуються, коли ви планируєте персонал. На момент проведення заходу ви вже витратили більшість своїх грошей. Якщо оплату збирають після заходу, у клієнта всі важелі впливу — а у вас жодного.

Модель «завдаток наперед / залишок наперед»:

• Завдаток збирається при підписанні контракту: покриває зобов’язання за витратами на їжу та резервує дату
• Залишок збирається за 7–14 днів до заходу: покриває працю та дає вам час на скасування, якщо не сплачено
• Виставлення рахунків після заходу лише для корпоративних клієнтів з усталеними угодами та системами PO

Рахунки за весілля та великі заходи

Кейтеринг весіль передбачає найвищі суми рахунків та найдовші вікна зобов’язань. Рахунок має чітко документувати структуру завдатку.

Рахунок за кейтеринг весілля — [Ім’я клієнта] — [Дата заходу]:

Деталі послуг:

• Подія: [Весільний прийом / вечеря церемонії / коктейльна година]
• Дата: [Дата] | Час: [Початок] – [Кінець]
• Заклад: [Назва закладу, адреса]
• Гарантія кількості гостей: мінімум [N] гостей (фінальна кількість підтверджується за [N] днів)
• Тип обслуговування: [Повне обслуговування / фуршет / станції / лише коктейлі]

Ціноутворення:

• Їжа та напої на особу: [ставка]/гість × [N] гостей = [проміжна сума]
• Сервісний збір (персонал, установка, прибирання): [сума]
• Барне обслуговування (за потреби): [сума]
• Оренда обладнання (за потреби): [сума]
• Загальна сума заходу: [загальна сума]

Графік оплати:

• Завдаток (40%, безповоротний, до сплати при підписанні контракту): [завдаток]
• Залишок (до сплати [дата — за 14 днів до заходу]): [залишок]

Коригування кількості гостей:

• Фінальний залишок коригується на основі підтвердженої кількості гостей, отриманої за [N] днів до заходу
• Мінімальна плата: [N] гостей незалежно від відвідуваності

Політика скасування:

• Завдаток безповоротний після підписання
• Скасування за 60+ днів до заходу: лише завдаток
• Скасування за 30–59 днів до заходу: 50% загальної плати
• Скасування протягом 30 днів: 75% загальної плати

Градієнт політики скасування захищає бізнес від скасувань в останню хвилину, водночас даючи клієнтам гнучкість для ранніх скасувань.

Рахунки за кейтеринг корпоративних заходів

Корпоративні клієнти очікують професійного формату рахунку з референсом PO та чіткими умовами оплати. Вони зазвичай можуть працювати за net-30 на залишку, бо процеси кредиторської заборгованості надійні.

Рахунок за корпоративний кейтеринг — [Назва компанії] — [Дата заходу]:

Деталі заходу:

• Подія: [Назва компанії] [Тип заходу — Річна вечеря / командний обід / святкова вечірка]
• Дата: [Дата] | Заклад: [Назва]
• Кількість гостей: [N] гостей
• Обслуговування: [Опис — вечеря з подачею / фуршет / стоячий прийом]

Ціноутворення:

• Їжа та напої на особу: [ставка]/гість × [N] гостей = [проміжна сума]
• Обслуговування та персонал: [сума]
• Разом: [загальна сума]

Умови оплати:

• Завдаток (30%, до сплати при бронюванні): [завдаток]
• Залишок (Net-30 після заходу): [залишок]
• Номер PO: [PO-####]
• Номер рахунку: [INV-####]

Контакт для виставлення рахунків: [Ім’я, email, відділ]

Для регулярних корпоративних клієнтів (щотижневі обіди, щомісячні командні прийоми) виставляйте щомісячний консолідований рахунок із переліком кожної дати обслуговування, кількості гостей та суми за кожну послугу.

Рахунки за кейтеринг із доставкою та фуршет

Кейтеринг із доставкою без обслуговуючого персоналу використовує простіший формат. Оплата зазвичай збирається при доставці.

Кейтеринг із доставкою — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

• Подія: [Опис] | Кількість гостей: [N]
• Меню: [Опис — напр., обідній фуршет: паста-бар, салат «Цезар», курка гриль, хліб, напої]
• Їжа та напої: [ставка]/особа × [N] гостей = [проміжна сума]
• Плата за доставку: [сума]
• Одноразовий посуд (тарілки, серветки, столові прибори): [сума]
• Разом: [загальна сума]
• Оплата: До сплати при доставці | Приймається готівка, картка
• Примітка: Рахунок виставлено для цілей звітності клієнта про витрати

Для клієнтів, яким потрібен рахунок до доставки для погодження, додайте:

• Умови оплати: До сплати при доставці
• Попередньо погоджено: [Ім’я менеджера, дата]

Встановлення ставки на особу та коригування кількості гостей

Ціноутворення на особу з мінімальною гарантією кількості гостей є стандартною моделлю виставлення рахунків у кейтерингу. Рахунок має документувати обидва:

• Гарантований мінімум: Клієнт платить принаймні за [N] гостей незалежно від відвідуваності
• Ставка на особу: Додаткові гості понад гарантію нараховуються за тією самою ставкою на особу
• Дедлайн фінальної кількості: «Фінальна кількість гостей підтверджується за [N] днів до заходу; залишок коригується відповідно»

Примітка про коригування кількості гостей у рахунку:

• Початковий кошторис: 150 гостей × 2 400 грн/особа = 360 000 грн
• Фінальна підтверджена кількість: 162 гості
• Коригування: 12 додаткових гостей × 2 400 грн = 28 800 грн
• Переглянута сума: 388 800 грн

Ця примітка запобігає спорам, коли фінальна кількість гостей відрізняється від початкової оцінки.

Рахунки за соціальні заходи (випускні, святкування днів народження, благодійні гала)

Соціальні заходи використовують вищі відсотки завдатку, ніж корпоративні, бо клієнт — це фізична особа, а не бізнес із процесами кредиторської заборгованості.

Кейтеринг соціального заходу — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

• Подія: [Випускний / святкування дня народження / благодійний гала / вечеря на пенсію]
• Кількість гостей: [N] | Меню: [Опис]
• Пакет: [Повне обслуговування / фуршет / насичені закуски / коктейльний прийом]
• Їжа та напої: [сума]
• Сервісний збір: [сума]
• Разом: [загальна сума]
• Завдаток (50%, безповоротний, до сплати при бронюванні): [завдаток]
• Залишок (до сплати [дата — за 7 днів до заходу]): [залишок]
• Скасування: Завдаток безповоротний. Залишок повертається у разі скасування за 14+ днів до заходу.

Щомісячні регулярні корпоративні клієнти

Для корпоративних клієнтів із регулярним запланованим кейтерингом (щотижневі командні обіди, щомісячні вечері правління) налаштуйте щомісячний регулярний рахунок в InvoiceFlow:

Щомісячний корпоративний кейтеринг — [Назва компанії] — [Місяць Рік]:

• Обслуговування: [Щотижневий обід / раз на два тижні сніданок / щомісячна вечеря]
• Дати цього періоду: [Перелік усіх дат обслуговування]
• Кількість гостей на послугу: приблизно [N] працівників
• Плата за послугу: [сума]
• Послуг цього місяця: [N] дат × [ставка] = [місячна сума]
• Номер PO: [PO-####]
• Умови оплати: Net-30

InvoiceFlow автоматично генерує їх 1-го числа кожного місяця. Клієнт отримує узгоджений рахунок, який може опрацювати, не телефонуючи вам.

Використання InvoiceFlow для виставлення рахунків у кейтерингу

Відстеження завдатків: InvoiceFlow записує платіж завдатку та автоматично генерує рахунок на залишок із сумою, що залишилася. І рахунок на завдаток, і рахунок на залишок посилаються на той самий захід, тож ваші записи чисті.

Примітки про кількість гостей: Використовуйте поле Примітки, щоб документувати гарантію кількості гостей, дедлайн фінальної кількості та формулу коригування. Ця примітка супроводжує кожен рахунок і усуває спори.

Поля PO: Корпоративні клієнти вимагають номер PO на кожному рахунку. InvoiceFlow містить поле референсу PO. Завжди підтверджуйте номер PO перед надсиланням першого рахунку новому корпоративному клієнту — деякі компанії не опрацьовують рахунки без дійсного PO.

Політика скасування: Додайте градієнт політики скасування як стандартну примітку до кожного шаблону рахунку за захід. Якщо це є на рахунку, який клієнт підписав, це підлягає виконанню.

Кілька типів заходів: Збережіть окремі шаблони для весіль, корпоративних заходів, соціальних заходів та замовлень з доставкою. Кожен шаблон має заздалегідь завантажений правильний відсоток завдатку, час оплати та формулювання щодо скасування.

Відсотки завдатку за типом заходу

• Весілля (понад 130 000 грн): 40% безповоротний завдаток
• Корпоративні заходи: 30% завдаток, залишок net-30
• Соціальні заходи (26 000–130 000 грн): 50% завдаток
• Невеликі замовлення з доставкою (до 26 000 грн): оплата при доставці
• Нові корпоративні клієнти (перший захід): 50% завдаток незалежно від типу заходу

Що робити, коли клієнт просить виставлення рахунку після заходу

Деякі корпоративні клієнти проситимуть виставлення рахунку після заходу за net-30 чи net-60 без завдатку. Для усталених корпоративних клієнтів із системами PO та надійними відділами кредиторської заборгованості це керовано — але документуйте це інакше:

• Вимагайте підписаної угоди про послуги з номером PO до заходу
• Надсилайте підтверджувальний рахунок перед заходом (не запит на оплату — лише документацію)
• Виставляйте розрахунковий рахунок у день заходу чи наступного дня
• Позначте клієнта в InvoiceFlow для нагадування на 25-й день вікна net-30

Для нових клієнтів або фізичних осіб — завдаток до заходу, залишок до заходу, без винятків.

Чек-лист кейтерингового рахунку

Перед надсиланням будь-якого кейтерингового рахунку перевірте:

• Ім’я клієнта, дата заходу, адреса закладу
• Гарантія кількості гостей та дедлайн фінальної кількості
• Ставка на особу та деталізовані проміжні суми
• Сума завдатку та термін сплати
• Сума залишку та термін сплати (до заходу)
• Політика скасування з рівнями на основі дат
• Номер PO для корпоративних клієнтів
• Ваша контактна інформація бізнесу для питань

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте шаблон для кожного типу заходу. Встановіть термін сплати залишку до заходу. Завдаток захищає ваші зобов’язання за витратами на їжу. Залишок перед заходом усуває ризик збору коштів після заходу.

InvoiceFlow — це безкоштовний застосунок для виставлення рахунків на Android, створений для власників малого бізнесу. Надсилайте професійні рахунки, відстежуйте завдатки, керуйте регулярними корпоративними клієнтами та документуйте політики скасування — усе з вашого телефона.