Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

InvoiceFlow for cateringselskaper: Den komplette faktureringsguiden

Fakturering for bryllup, bedriftsarrangementer, henteservering og storskala matservering

Cateringfakturaer spenner over flere faktureringsstrukturer enn nesten noen annen matserveringsbedrift: flertrinns depositum for bryllup, bedriftskontoer med netto 30 dager, fastprislevering for henteservering, og justeringer per gjestetall som ikke ferdigstilles før få dager før arrangementet. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — med maler for hver arrangementstype, depositumssporing, PO-felt for bedriftskunder, og dokumentasjon av kanselleringspolicy innebygd i fakturaen.

Det grunnleggende prinsippet for cateringfakturering

Cateringfakturering har én regel som overstyrer alle andre: restbeløpet må forfalle før arrangementet, ikke etter.

Matkostnaden din påløper når du legger inn ingrediensbestillinger. Arbeidskostnaden din er bundet når du setter opp personale. Når arrangementet finner sted, har du allerede brukt mesteparten av pengene dine. Hvis betaling kreves inn etter arrangementet, sitter kunden med all makten — og du har ingen.

Modellen depositum-før / restbeløp-før:

Fakturaer for bryllup og store arrangementer

Bryllupscatering innebærer de høyeste fakturaverdiene og de lengste forpliktelsesperiodene. Fakturaen må dokumentere depositumsstrukturen tydelig.

Bryllupscatering-faktura — [Kundenavn] — [Arrangementsdato]:

Tjenestedetaljer:

Prising:

Betalingsplan:

Justering av gjestetall:

Kanselleringspolicy:

Den graderte kanselleringspolicyen beskytter bedriften mot kanselleringer i siste liten, samtidig som den gir kundene fleksibilitet ved tidlige kanselleringer.

Fakturaer for bedriftsarrangement-catering

Fakturaen-PDF for en bedriftsgalla generert av Invoice Flow app med Professional-malen – catering-brevhode, catering-linjer per gjest, personale og utleie og depositumet trukket fra i GBP
Samme arrangement som en innkjøpsklar PDF som deres leverandørgjeld behandler uten oppfølging.

Bedriftskunder forventer profesjonelt fakturaformat med PO-referanse og tydelige nettovilkår. De kan vanligvis håndtere netto 30 dager på restbeløpet fordi rutinene for leverandørgjeld er pålitelige.

Bedriftscatering-faktura — [Selskapsnavn] — [Arrangementsdato]:

Arrangementsdetaljer:

Prising:

Betalingsvilkår:

Faktureringskontakt: [Navn, e-post, avdeling]

For gjentakende bedriftskontoer (ukentlige lunsjer, månedlige teammåltider) utsteder du en månedlig samlefaktura som lister opp hver tjenestedato, gjestetall og total per tjeneste.

Fakturaer for henteservering og buffécatering

Henteservering uten serveringspersonale bruker et enklere format. Betaling kreves vanligvis inn ved levering.

Cateringlevering — [Kundenavn] — [Dato]:

For kunder som trenger fakturaen før levering for godkjenning, legg til:

Fastsettelse av sats per hode og justering av gjestetall

Prising per hode med et garantert minimum gjestetall er standardmodellen for cateringfakturering. Fakturaen bør dokumentere begge deler:

Merknad om justering av gjestetall på fakturaen:

Denne merknaden forhindrer tvister når det endelige gjestetallet avviker fra det opprinnelige estimatet.

Fakturaer for private arrangementer (avslutningsfester, bursdagsfeiringer, veldedighetsgallaer)

Invoice Flow app fakturaeditor for en cateringtjeneste — kanapeer og servert middag per gjest, timer for serviceansatte, utstyrs- og barleie, koordineringsgebyr og depositum trukket fra
Mat per gjest, personaltimer, leie, depositumet trukket fra — et arrangement på £15k uten noe skjult.

Private arrangementer bruker høyere depositumsprosenter enn bedriftsarrangementer fordi kunden er en privatperson, ikke en bedrift med rutiner for leverandørgjeld.

Catering for private arrangementer — [Kundenavn] — [Dato]:

Månedlige gjentakende bedriftskontoer

For bedriftskunder med regelmessig planlagt catering (ukentlige teamlunsjer, månedlige styremiddager) setter du opp en gjentakende månedlig faktura i InvoiceFlow:

Månedlig bedriftscatering — [Selskapsnavn] — [Måned år]:

InvoiceFlow genererer disse automatisk den 1. i hver måned. Kunden mottar en konsistent faktura de kan behandle uten å ringe deg.

Bruk av InvoiceFlow til cateringfakturering

Dokumenter i Invoice Flow app for et cateringfirma — en bedriftsgalla på depositum, en bryllupsmiddag på depositum, en fast ukentlig kontorlunsjkonto og et betalt arrangement
Gallaer, bryllup, faste kontorkontoer — hvert arrangement og dets depositum på én skjerm.

Depositumssporing: InvoiceFlow registrerer depositumsbetalingen og genererer restbeløpsfakturaen automatisk med det gjenværende beløpet. Både depositumet og restbeløpsfakturaen refererer til samme arrangement, så journalene dine er ryddige.

Merknader om gjestetall: Bruk Merknad-feltet til å dokumentere garantert gjestetall, frist for endelig antall og justeringsformel. Denne merknaden følger med hver faktura og eliminerer tvister.

PO-felt: Bedriftskunder krever et PO-nummer på hver faktura. InvoiceFlow inkluderer et PO-referansefelt. Bekreft alltid PO-nummeret før du sender den første fakturaen til en ny bedriftskunde — noen selskaper behandler ikke fakturaer uten et gyldig PO.

Kanselleringspolicy: Legg til den graderte kanselleringspolicyen som en standardmerknad på hver arrangementsfakturamal. Hvis den står på fakturaen kunden signerte, er den håndhevbar.

Flere arrangementstyper: Lagre separate maler for bryllup, bedriftsarrangementer, private arrangementer og hentebestillinger. Hver mal har riktig depositumsprosent, betalingstidspunkt og kanselleringstekst forhåndsutfylt.

Depositumsprosenter etter arrangementstype

Hva du gjør når en kunde ber om etterfakturering

Noen bedriftskunder vil be om netto 30 eller netto 60 dagers etterfakturering uten depositum. For etablerte bedriftskontoer med PO-systemer og pålitelige leverandørgjeldsavdelinger er dette håndterbart — men dokumenter det annerledes:

For nye kunder eller privatkunder — depositum før arrangementet, restbeløp før arrangementet, ingen unntak.

Sjekkliste for cateringfaktura

Før du sender en cateringfaktura, kontroller:

Last ned InvoiceFlow. Bygg en mal for hver arrangementstype. Sett forfallsdatoen for restbeløpet før arrangementet. Depositumet beskytter forpliktelsen for matkostnaden din. Restbeløpet før arrangementet eliminerer risikoen for innkreving etter arrangementet.

InvoiceFlow er en gratis Android-faktureringsapp bygget for småbedriftseiere. Send profesjonelle fakturaer, spor depositum, administrer gjentakende bedriftskontoer og dokumenter kanselleringspolicyer — alt fra telefonen din.