Invoice Flow app icon Invoice Flow management Вземи приложението
BG

InvoiceFlow за кетъринг компании: пълното ръководство за фактуриране

Фактуриране за сватби, корпоративни събития, кетъринг с доставка и мащабно хранене

Кетъринг фактурите обхващат повече структури на фактуриране от почти всеки друг бизнес в сферата на храненето: многоетапни депозити за сватби, корпоративни акаунти нето-30, доставка с фиксирана такса и корекции на цена на глава според броя гости, които не се финализират до дни преди събитието. InvoiceFlow се справя с всички тези неща от едно Android приложение — с шаблони за всеки тип събитие, проследяване на депозити, полета за поръчки (PO) за корпоративни клиенти и документиране на политиката за анулиране, вградено във фактурата.

Основният принцип на кетъринг фактурирането

Кетъринг фактурирането има едно правило, което взема връх над всички останали: остатъкът трябва да е дължим преди събитието, не след него.

Разходът ви за храна възниква, когато поръчате съставките. Разходът ви за труд се ангажира, когато планирате персонала. Докато събитието се случи, вече сте похарчили по-голямата част от парите си. Ако плащането се събира след събитието, клиентът държи цялото предимство — а вие нямате никакво.

Моделът депозит-преди / остатък-преди:

Фактури за сватби и големи събития

Сватбеният кетъринг включва най-високите стойности на фактурите и най-дългите периоди на ангажимент. Фактурата трябва да документира ясно структурата на депозита.

Фактура за сватбен кетъринг — [Име на клиент] — [Дата на събитие]:

Детайли на услугата:

Ценообразуване:

График на плащанията:

Корекция на броя гости:

Политика за анулиране:

Градацията на политиката за анулиране защитава бизнеса при анулирания в последната минута, като дава на клиентите гъвкавост при ранни анулирания.

Фактури за корпоративен кетъринг на събития

PDF фактура за корпоративна гала, генерирана от Invoice Flow app с шаблона Professional — фирмена бланка на кетъринга, кетъринг редове на гост, персонал и наеми и приложен депозит в GBP
Същото събитие като готов за поръчки PDF, който техните разплащания обработват без последващи въпроси.

Корпоративните клиенти очакват професионален формат на фактурата с референция на поръчка (PO) и ясни нето условия. Обикновено могат да платят нето-30 върху остатъка, защото процесите за разплащания са надеждни.

Фактура за корпоративен кетъринг — [Име на компания] — [Дата на събитие]:

Детайли на събитието:

Ценообразуване:

Условия на плащане:

Лице за фактуриране: [Име, имейл, отдел]

За периодични корпоративни акаунти (седмични обеди, месечни екипни хранения) издайте месечна консолидирана фактура, изброяваща всяка дата на услуга, брой гости и обща сума за услуга.

Фактури за кетъринг с доставка и бюфет

Кетърингът с доставка без обслужващ персонал използва по-опростен формат. Плащането обикновено се събира при доставка.

Кетъринг с доставка — [Име на клиент] — [Дата]:

За клиенти, които се нуждаят от фактурата преди доставка за одобрение, добавете:

Определяне на ставка на глава и корекции на броя гости

Ценообразуването на глава с минимална гаранция за брой гости е стандартният модел на кетъринг фактуриране. Фактурата трябва да документира и двете:

Бележка за корекция на броя гости във фактурата:

Тази бележка предотвратява спорове, когато финалният брой гости се различава от първоначалната оценка.

Фактури за социални събития (абитуриентски партита, рождени дни, гала-приеми на НПО)

Редактор на фактури в Invoice Flow app на кетъринг — канапета и сервирана вечеря на гост, часове обслужващ персонал, наем на оборудване и бар, такса за координация и приложен депозит
Храна на гост, часове персонал, наеми, приложеният депозит — събитие за £15k без нищо скрито.

Социалните събития използват по-високи проценти на депозит от корпоративните събития, защото клиентът е физическо лице, а не бизнес с процеси за разплащания.

Кетъринг на социално събитие — [Име на клиент] — [Дата]:

Месечни периодични корпоративни акаунти

За корпоративни клиенти с редовен планиран кетъринг (седмични екипни обеди, месечни вечери на борда) настройте периодична месечна фактура в InvoiceFlow:

Месечен корпоративен кетъринг — [Име на компания] — [Месец Година]:

InvoiceFlow автоматично генерира тези фактури на 1-во число всеки месец. Клиентът получава последователна фактура, която може да обработи, без да ви се обажда.

Използване на InvoiceFlow за кетъринг фактуриране

Документи в Invoice Flow app на кетъринг компания — корпоративна гала с депозит, сватбено тържество с депозит, седмичен акаунт за офис обеди и платено събитие
Гала вечери, сватби, постоянни офис акаунти — всяко събитие и неговият депозит на един екран.

Проследяване на депозити: InvoiceFlow записва плащането на депозита и автоматично генерира фактурата за остатъка с оставащата сума. Както фактурата за депозита, така и за остатъка се позовават на едно и също събитие, така че записите ви са чисти.

Бележки за броя гости: използвайте полето за бележки, за да документирате гаранцията за брой гости, крайния срок за финален брой и формулата за корекция. Тази бележка пътува с всяка фактура и елиминира споровете.

Полета за поръчки (PO): корпоративните клиенти изискват номер на поръчка на всяка фактура. InvoiceFlow включва поле за референция на поръчка. Винаги потвърждавайте номера на поръчката, преди да изпратите първата фактура на нов корпоративен клиент — някои компании няма да обработят фактури без валиден PO.

Политика за анулиране: добавете градацията на политиката за анулиране като стандартна бележка във всеки шаблон за фактура на събитие. Ако е във фактурата, която клиентът е подписал, тя е изпълнима.

Множество типове събития: запазете отделни шаблони за сватби, корпоративни събития, социални събития и поръчки с доставка. Всеки шаблон има предварително заредени правилния процент депозит, време на плащане и текст за анулиране.

Проценти на депозит по тип събитие

Какво да правите, когато клиент поиска фактуриране след събитието

Някои корпоративни клиенти ще поискат фактуриране нето-30 или нето-60 след събитието без депозит. За установени корпоративни акаунти с PO системи и надеждни отдели за разплащания това е управляемо — но го документирайте различно:

За нови клиенти или физически лица — депозит преди събитието, остатък преди събитието, без изключения.

Контролен списък за кетъринг фактура

Преди да изпратите каквато и да е кетъринг фактура, проверете:

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблон за всеки тип събитие. Задайте датата на дължимост на остатъка преди събитието. Депозитът защитава ангажимента ви за разходите за храна. Остатъкът преди събитието елиминира риска от събиране след събитието.

InvoiceFlow е безплатно Android приложение за фактуриране, създадено за собственици на малък бизнес. Изпращайте професионални фактури, проследявайте депозити, управлявайте периодични корпоративни акаунти и документирайте политики за анулиране — всичко от вашия телефон.