Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

InvoiceFlow för cateringföretag: Den kompletta faktureringsguiden

Fakturering för bröllop, företagsevent, avhämtningscatering och storskalig matservering

Cateringfakturor spänner över fler faktureringsstrukturer än nästan någon annan verksamhet inom matservering: depositioner i flera steg för bröllop, netto 30-konton för företag, avhämtningsleverans till fast pris, och justeringar per kuvert för gästantal som inte slutförs förrän dagar före eventet. InvoiceFlow hanterar alla dessa från en enda Android-app — med mallar för varje eventtyp, uppföljning av depositioner, inköpsorderfält för företagskunder och dokumentation av avbokningspolicy inbyggd i fakturan.

Den grundläggande principen för cateringfakturering

Cateringfakturering har en regel som överordnar alla andra: restbeloppet måste förfalla före eventet, inte efter.

Din matkostnad uppstår när du lägger dina råvarubeställningar. Din personalkostnad binds upp när du schemalägger personal. När eventet väl äger rum har du redan spenderat merparten av dina pengar. Om betalningen tas in efter eventet har kunden hela övertaget — och du har inget.

Modellen deposition-i-förväg / restbelopp-i-förväg:

Fakturor för bröllop och stora event

Bröllopscatering innebär de högsta fakturavärdena och de längsta åtagandefönstren. Fakturan måste tydligt dokumentera depositionsstrukturen.

Bröllopscateringfaktura — [Kundnamn] — [Eventdatum]:

Tjänstedetaljer:

Prissättning:

Betalningsplan:

Justering av gästantal:

Avbokningspolicy:

Avbokningspolicyns trappa skyddar verksamheten vid avbokningar i sista minuten samtidigt som den ger kunder flexibilitet vid tidiga avbokningar.

Fakturor för företagsevent

Faktura-PDF för en företagsgala genererad av Invoice Flow app med mallen Professional — cateringföretagets brevhuvud, cateringrader per gäst, personal och uthyrning och handpenningen avdragen i GBP
Samma evenemang som en inköpsklar PDF som deras leverantörsreskontra behandlar utan uppföljning.

Företagskunder förväntar sig ett professionellt fakturaformat med inköpsorderreferens och tydliga nettovillkor. De kan vanligtvis hantera netto 30 dagar på restbeloppet eftersom leverantörsreskontrarutinerna är tillförlitliga.

Företagscateringfaktura — [Företagsnamn] — [Eventdatum]:

Eventdetaljer:

Prissättning:

Betalningsvillkor:

Faktureringskontakt: [Namn, e-post, avdelning]

För återkommande företagskonton (veckoluncher, månatliga teammåltider) utfärdar du en månatlig sammanställd faktura som listar varje servicedatum, gästantal och belopp per tillfälle.

Fakturor för avhämtnings- och buffécatering

Avhämtningscatering utan serveringspersonal använder ett enklare format. Betalning tas vanligtvis in vid leverans.

Cateringleverans — [Kundnamn] — [Datum]:

För kunder som behöver fakturan före leverans för godkännande, lägg till:

Prissättning per kuvert och justeringar av gästantal

Prissättning per kuvert med en garanterad minimigaranti för gäster är standardmodellen för cateringfakturering. Fakturan bör dokumentera båda:

Notering om justering av gästantal på fakturan:

Denna notering förhindrar tvister när det slutliga gästantalet skiljer sig från den ursprungliga uppskattningen.

Fakturor för sociala event (examensfester, födelsedagsfiranden, galor för ideella organisationer)

Invoice Flow app fakturaredigerare för en cateringfirma — canapéer och plockad middag per gäst, timmar för serveringspersonal, utrustnings- och barhyra, samordningsavgift och tillämpad deposition
Mat per gäst, personaltimmar, hyror, tillämpad deposition — ett evenemang på 15 000 £ utan något dolt.

Sociala event använder högre depositionsprocent än företagsevent eftersom kunden är en privatperson, inte ett företag med leverantörsreskontrarutiner.

Cateringfaktura för socialt event — [Kundnamn] — [Datum]:

Månatliga återkommande företagskonton

För företagskunder med regelbunden schemalagd catering (veckovisa teamluncher, månatliga styrelsemiddagar), sätt upp en återkommande månadsfaktura i InvoiceFlow:

Månatlig företagscatering — [Företagsnamn] — [Månad År]:

InvoiceFlow genererar dessa automatiskt den 1:a varje månad. Kunden får en enhetlig faktura som de kan behandla utan att behöva ringa dig.

Att använda InvoiceFlow för cateringfakturering

Dokument i Invoice Flow app för ett cateringföretag — en företagsgala mot handpenning, en bröllopsmottagning mot handpenning, ett veckovis kontorslunchkonto och ett betalt evenemang
Galor, bröllop, stående kontorskonton — varje evenemang och dess handpenning på en skärm.

Uppföljning av deposition: InvoiceFlow registrerar depositionsbetalningen och genererar restfakturan automatiskt med det återstående beloppet. Både depositionen och restfakturan hänvisar till samma event, så dina register förblir tydliga.

Noteringar om gästantal: Använd fältet Noteringar för att dokumentera gästantalsgarantin, tidsgränsen för slutligt antal och justeringsformeln. Denna notering följer med varje faktura och eliminerar tvister.

Inköpsorderfält: Företagskunder kräver ett inköpsordernummer på varje faktura. InvoiceFlow innehåller ett fält för inköpsorderreferens. Bekräfta alltid inköpsordernumret innan du skickar den första fakturan till en ny företagskund — vissa företag behandlar inte fakturor utan ett giltigt inköpsordernummer.

Avbokningspolicy: Lägg till avbokningspolicyns trappa som en standardnotering i varje fakturamall för event. Om den finns på fakturan som kunden godkänt är den möjlig att göra gällande.

Flera eventtyper: Spara separata mallar för bröllop, företagsevent, sociala event och avhämtningsbeställningar. Varje mall har rätt depositionsprocent, betalningstidpunkt och avbokningsformuleringar förinlästa.

Depositionsprocent per eventtyp

Vad du gör när en kund begär fakturering efter eventet

Vissa företagskunder kommer att begära netto 30 eller netto 60 dagars fakturering efter eventet utan deposition. För etablerade företagskonton med inköpsordersystem och tillförlitliga leverantörsreskontraavdelningar är detta hanterbart — men dokumentera det annorlunda:

För nya kunder eller privatkunder — deposition före eventet, restbelopp före eventet, inga undantag.

Checklista för cateringfaktura

Innan du skickar en cateringfaktura, kontrollera:

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg en mall för varje eventtyp. Sätt förfallodatumet för restbeloppet före eventet. Depositionen skyddar ditt åtagande för matkostnaden. Restbeloppet före eventet eliminerar risken för inkasso efter eventet.

InvoiceFlow är en gratis Android-faktureringsapp byggd för småföretagare. Skicka professionella fakturor, följ upp depositioner, hantera återkommande företagskonton och dokumentera avbokningspolicyer — allt från din telefon.