Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

InvoiceFlow til cateringvirksomheder: Den komplette faktureringsguide

Fakturering af bryllupper, firmaarrangementer, drop-off-catering og storstilet madservice

Cateringfakturaer spænder over flere faktureringsstrukturer end næsten enhver anden madservicevirksomhed: flertrins-depositum til bryllupper, netto-30 erhvervskonti, drop-off-levering til fast pris og justeringer af gæsteantal pr. gæst, der først bliver endelige få dage før arrangementet. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — med skabeloner til hver arrangementstype, sporing af depositum, felter til indkøbsordrer for erhvervskunder og dokumentation af aflysningspolitik indbygget i fakturaen.

Det centrale princip for cateringfakturering

Cateringfakturering har én regel, der tilsidesætter alle andre: restbeløbet skal forfalde før arrangementet, ikke efter.

Dine fødevareomkostninger påløber, når du bestiller ingredienser. Dine lønomkostninger er bundet, når du planlægger personale. Når arrangementet finder sted, har du allerede brugt størstedelen af dine penge. Hvis betalingen opkræves efter arrangementet, har kunden al indflydelsen — og du har ingen.

Modellen depositum-før / restbeløb-før:

Fakturaer for bryllupper og store arrangementer

Bryllupscatering involverer de højeste fakturaværdier og de længste forpligtelsesvinduer. Fakturaen skal dokumentere depositumstrukturen tydeligt.

Bryllupscateringfaktura — [Kundenavn] — [Arrangementsdato]:

Servicedetaljer:

Priser:

Betalingsplan:

Justering af gæsteantal:

Aflysningspolitik:

Aflysningspolitikkens gradient beskytter virksomheden mod aflysninger i sidste øjeblik og giver samtidig kunderne fleksibilitet ved tidlige aflysninger.

Fakturaer for firmaarrangementscatering

Faktura-PDF for en virksomhedsgalla genereret af Invoice Flow app med Professional-skabelonen — cateringfirmaets brevhoved, cateringlinjer pr. gæst, personale og udstyrsleje og depositummet trukket fra i GBP
Samme arrangement som en indkøbsklar PDF, deres kreditorbogholderi behandler uden opfølgning.

Erhvervskunder forventer et professionelt fakturaformat med reference til indkøbsordre og klare nettobetingelser. De kan typisk bruge netto-30 på restbeløbet, fordi processerne i bogholderiet er pålidelige.

Firmacateringfaktura — [Virksomhedsnavn] — [Arrangementsdato]:

Arrangementsdetaljer:

Priser:

Betalingsbetingelser:

Faktureringskontakt: [Navn, e-mail, afdeling]

For tilbagevendende erhvervskonti (ugentlige frokoster, månedlige teammåltider) udsteder du en månedlig samlefaktura, der lister hver servicedato, gæsteantal og total pr. ydelse.

Fakturaer for drop-off- og buffetcatering

Drop-off-catering uden servicepersonale bruger et enklere format. Betaling opkræves typisk ved levering.

Catering drop-off — [Kundenavn] — [Dato]:

For kunder, der har brug for fakturaen før levering til godkendelse, tilføjes:

Fastsættelse af sats pr. gæst og justeringer af gæsteantal

Priser pr. gæst med et garanteret minimumsantal er standardmodellen for cateringfakturering. Fakturaen bør dokumentere begge:

Note om justering af gæsteantal på fakturaen:

Denne note forhindrer uenigheder, når det endelige gæsteantal afviger fra det oprindelige skøn.

Fakturaer for sociale arrangementer (dimissionsfester, fødselsdagsfejringer, velgørenhedsgallaer)

Invoice Flow app-fakturaeditor for en cateringvirksomhed — canapéer og tallerkenanrettet middag pr. gæst, servicepersonaletimer, udstyrs- og barleje, koordineringsgebyr og anvendt depositum
Mad pr. gæst, personaletimer, leje, det anvendte depositum — et event til 15.000 £ med intet skjult.

Sociale arrangementer bruger højere depositumprocenter end firmaarrangementer, fordi kunden er en privatperson, ikke en virksomhed med bogholderiprocesser.

Catering til socialt arrangement — [Kundenavn] — [Dato]:

Månedlige tilbagevendende erhvervskonti

For erhvervskunder med fast planlagt catering (ugentlige teamfrokoster, månedlige bestyrelsesmiddage) opretter du en tilbagevendende månedlig faktura i InvoiceFlow:

Månedlig firmacatering — [Virksomhedsnavn] — [Måned år]:

InvoiceFlow genererer disse automatisk den 1. i hver måned. Kunden modtager en ensartet faktura, som de kan behandle uden at ringe til dig.

Brug af InvoiceFlow til cateringfakturering

Invoice Flow app dokumenter for et cateringfirma — en virksomhedsgalla på depositum, en bryllupsreception på depositum, en ugentlig kontorfrokostkonto og et betalt arrangement
Gallaer, bryllupper, faste kontokunder — hvert arrangement og dets depositum på én skærm.

Sporing af depositum: InvoiceFlow registrerer depositumbetalingen og genererer restfakturaen automatisk med det resterende beløb. Både depositummet og restfakturaen refererer til samme arrangement, så dine optegnelser er rene.

Noter om gæsteantal: Brug notefeltet til at dokumentere garantien for gæsteantal, fristen for endeligt antal og justeringsformlen. Denne note følger med hver faktura og fjerner uenigheder.

Felter til indkøbsordre: Erhvervskunder kræver et indkøbsordrenummer på hver faktura. InvoiceFlow indeholder et referencefelt til indkøbsordrer. Bekræft altid indkøbsordrenummeret, før du sender den første faktura til en ny erhvervskunde — nogle virksomheder behandler ikke fakturaer uden en gyldig indkøbsordre.

Aflysningspolitik: Tilføj aflysningspolitikkens gradient som en standardnote på hver arrangementsfakturaskabelon. Hvis den står på den faktura, kunden har underskrevet, kan den håndhæves.

Flere arrangementstyper: Gem separate skabeloner til bryllupper, firmaarrangementer, sociale arrangementer og drop-off-ordrer. Hver skabelon har den korrekte depositumprocent, betalingstidspunkt og aflysningstekst forudindlæst.

Depositumprocenter efter arrangementstype

Hvad du gør, når en kunde beder om fakturering efter arrangementet

Nogle erhvervskunder vil bede om netto-30 eller netto-60 fakturering efter arrangementet uden depositum. For etablerede erhvervskonti med indkøbsordresystemer og pålidelige bogholderiafdelinger er dette overkommeligt — men dokumentér det anderledes:

For nye kunder eller privatkunder — depositum før arrangementet, restbeløb før arrangementet, ingen undtagelser.

Tjekliste for cateringfaktura

Før du sender en cateringfaktura, kontrollér:

Download InvoiceFlow. Byg en skabelon til hver arrangementstype. Sæt restbeløbets forfaldsdato før arrangementet. Depositummet beskytter din forpligtelse til fødevareomkostninger. Restbeløbet før arrangementet fjerner risikoen for inddrivelse efter arrangementet.

InvoiceFlow er en gratis Android-faktureringsapp bygget til små virksomhedsejere. Send professionelle fakturaer, spor depositummer, håndtér tilbagevendende erhvervskonti og dokumentér aflysningspolitikker — alt sammen fra din telefon.