InvoiceFlow kwa Kampuni za Upishi: Mwongozo Kamili wa Ankara

Ankara za harusi, matukio ya kampuni, upishi wa kufikisha, na huduma kubwa za chakula

Ankara za upishi zinahusisha miundo mingi zaidi ya ankara kuliko karibu biashara nyingine yoyote ya huduma za chakula: amana za hatua nyingi kwa harusi, akaunti za kampuni za net-30, kufikisha kwa ada isiyobadilika, na marekebisho ya idadi ya wageni kwa kila kichwa ambayo hayakamiliki hadi siku chache kabla ya tukio. InvoiceFlow inashughulikia yote haya kutoka programu moja ya Android — na violezo kwa kila aina ya tukio, kufuatilia amana, sehemu za PO kwa wateja wa kampuni, na nyaraka za sera ya kughairi zilizojengwa ndani ya ankara.

Kanuni Kuu ya Ankara za Upishi

Ankara za upishi zina kanuni moja inayozidi zote: salio lazima lidaiwe kabla ya tukio, si baada.

Gharama yako ya chakula inatokea unapoagiza viungo. Gharama yako ya kazi imejitolea unapopanga ratiba ya wafanyakazi. Kufikia wakati tukio linatokea, tayari umetumia sehemu kubwa ya fedha zako. Kama malipo yanakusanywa baada ya tukio, mteja anashikilia nguvu zote za kujadili — na wewe huna yoyote.

Muundo wa amana-kabla / salio-kabla:

Amana inayokusanywa wakati wa kusaini mkataba: inafidia kujitolea kwa gharama ya chakula na inahifadhi tarehe
Salio linalokusanywa siku 7–14 kabla ya tukio: linafidia kazi na linakupa muda wa kughairi kama halijalipwa
Ankara ya baada ya tukio ni kwa wateja wa kampuni pekee wenye akaunti zilizowekwa na mifumo ya PO

Ankara za Harusi na Matukio Makubwa

Upishi wa harusi unahusisha thamani kubwa zaidi za ankara na vipindi virefu zaidi vya kujitolea. Ankara lazima ionyeshe muundo wa amana kwa uwazi.

Ankara ya Upishi wa Harusi — [Jina la Mteja] — [Tarehe ya Tukio]:

Maelezo ya Huduma:

Tukio: [Sherehe ya harusi / chakula cha jioni cha sherehe / saa ya vinywaji]
Tarehe: [Tarehe] | Muda: [Kuanza] – [Kumaliza]
Ukumbi: [Jina la ukumbi, anwani]
Uhakikisho wa idadi ya wageni: wageni [N] kima cha chini (idadi ya mwisho inathibitishwa siku [N] kabla)
Aina ya huduma: [Huduma kamili / buffet / vituo / vinywaji tu]

Bei:

Chakula na vinywaji kwa kila kichwa: $[kiwango]/mgeni × wageni [N] = $[jumla ndogo]
Ada ya huduma (wafanyakazi, kuandaa, kuvunja): $[kiasi]
Huduma ya baa (ikihusika): $[kiasi]
Kukodi vifaa (ikihusika): $[kiasi]
Jumla ya tukio: $[jumla]

Ratiba ya Malipo:

Amana (40%, isiyorejeshwa, inayodaiwa wakati wa kusaini mkataba): $[amana]
Salio (linalodaiwa [tarehe — siku 14 kabla ya tukio]): $[salio]

Marekebisho ya Idadi ya Wageni:

Salio la mwisho linarekebishwa kulingana na idadi ya wageni iliyothibitishwa iliyopokelewa siku [N] kabla ya tukio
Malipo ya chini: wageni [N] bila kujali mahudhurio

Sera ya Kughairi:

Amana hairejeshwi baada ya kusaini
Kughairi siku 60+ kabla ya tukio: amana pekee
Kughairi siku 30–59 kabla ya tukio: 50% ya ada ya jumla
Kughairi ndani ya siku 30: 75% ya ada ya jumla

Mfumo wa daraja wa sera ya kughairi hulinda biashara dhidi ya kughairi kwa dakika za mwisho huku ukiwapa wateja unyumbufu wa kughairi mapema.

Ankara za Upishi wa Matukio ya Kampuni

Ankara ya PDF ya gala ya kampuni iliyozalishwa na Invoice Flow app kwa kigezo cha Professional — kichwa cha barua cha mpishaji, mistari ya chakula kwa kila mgeni, wafanyakazi na vifaa vya kukodi na amana iliyotumika kwa GBP — Tukio hilo hilo kama PDF iliyo tayari kwa ununuzi ambayo idara yao ya malipo inashughulikia bila kufuatilia.

Wateja wa kampuni wanatarajia muundo wa ankara wa kitaalamu wenye marejeo ya PO na masharti wazi ya net. Kwa kawaida wanaweza kufanya net-30 kwenye salio kwa sababu michakato ya idara za malipo inatabirika.

Ankara ya Upishi wa Kampuni — [Jina la Kampuni] — [Tarehe ya Tukio]:

Maelezo ya Tukio:

Tukio: [Jina la kampuni] [Aina ya tukio — Chakula cha jioni cha mwaka / chakula cha mchana cha timu / karamu ya likizo]
Tarehe: [Tarehe] | Ukumbi: [Jina]
Idadi ya wageni: wageni [N]
Huduma: [Maelezo — chakula cha jioni cha sahani / buffet / mapokezi ya kusimama]

Bei:

Chakula na vinywaji kwa kila kichwa: $[kiwango]/mgeni × wageni [N] = $[jumla ndogo]
Huduma na wafanyakazi: $[kiasi]
Jumla: $[jumla]

Masharti ya Malipo:

Amana (30%, inayodaiwa wakati wa kuweka nafasi): $[amana]
Salio (Net-30 baada ya tukio): $[salio]
Nambari ya PO: [PO-####]
Nambari ya Ankara: [INV-####]

Mawasiliano ya malipo: [Jina, barua pepe, idara]

Kwa akaunti za kampuni zinazojirudia (chakula cha mchana kila wiki, chakula cha timu kila mwezi), toa ankara moja iliyounganishwa ya kila mwezi ikiorodhesha kila tarehe ya huduma, idadi ya wageni, na jumla ya kila huduma.

Ankara za Upishi wa Kufikisha (Drop-Off) na Buffet

Upishi wa kufikisha bila wafanyakazi wa huduma unatumia muundo rahisi zaidi. Malipo kwa kawaida hukusanywa wakati wa kufikisha.

Upishi wa Kufikisha — [Jina la Mteja] — [Tarehe]:

Tukio: [Maelezo] | Idadi ya wageni: [N]
Menyu: [Maelezo — mfano, buffet ya chakula cha mchana: baa ya pasta, saladi ya Caesar, kuku wa kuchoma, mkate, vinywaji]
Chakula na vinywaji: $[kiwango]/mtu × wageni [N] = $[jumla ndogo]
Ada ya kufikisha: $[kiasi]
Vifaa vya kutupwa (sahani, leso, vyombo vya kupakulia): $[kiasi]
Jumla: $[jumla]
Malipo: Yanadaiwa wakati wa kufikisha | Fedha taslimu, kadi, au Zelle zinakubalika
Kumbuka: Ankara imetolewa kwa madhumuni ya kuripoti gharama za mteja

Kwa wateja wanaohitaji ankara kabla ya kufikisha kwa ajili ya idhini, ongeza:

Masharti ya Malipo: Yanadaiwa wakati wa kufikisha
Imeidhinishwa mapema na: [Jina la meneja, tarehe]

Kuweka Kiwango cha Kila Kichwa na Marekebisho ya Idadi ya Wageni

Bei ya kila kichwa yenye uhakikisho wa idadi ya chini ya wageni ni muundo wa kawaida wa ankara za upishi. Ankara inapaswa kuonyesha vyote viwili:

Kima cha chini kilichohakikishwa: Mteja analipa kwa angalau wageni [N] bila kujali mahudhurio
Kiwango cha kila kichwa: Wageni wa ziada zaidi ya uhakikisho wanatozwa kwa kiwango kile kile cha kila kichwa
Muda wa mwisho wa idadi ya mwisho: “Idadi ya mwisho ya wageni inathibitishwa siku [N] kabla ya tukio; salio linarekebishwa ipasavyo”

Maelezo ya kurekebisha idadi ya wageni kwenye ankara:

Nukuu ya awali: wageni 150 × $90/kichwa = $13,500
Idadi ya mwisho iliyothibitishwa: wageni 162
Marekebisho: wageni 12 wa ziada × $90 = $1,080
Jumla iliyorekebishwa: $14,580

Kumbuka hili linazuia mabishano wakati idadi ya mwisho ya wageni inatofautiana na kadirio la awali.

Ankara za Matukio ya Kijamii (Sherehe za Kuhitimu, Sherehe za Kuzaliwa, Karamu za Mashirika Yasiyo ya Faida)

Kihariri cha ankara cha Invoice Flow app cha mtoa huduma za chakula — canapés na chakula cha jioni kilichopangwa kwa mgeni, saa za wafanyakazi wa huduma, ukodishaji wa vifaa na baa, ada ya uratibu na amana iliyotumika — Chakula kwa mgeni, saa za wafanyakazi, ukodishaji, amana iliyotumika — tukio la £15k bila kitu kilichofichwa.

Matukio ya kijamii yanatumia asilimia kubwa zaidi za amana kuliko matukio ya kampuni kwa sababu mteja ni mtu binafsi, si biashara yenye michakato ya idara za malipo.

Upishi wa Tukio la Kijamii — [Jina la Mteja] — [Tarehe]:

Tukio: [Sherehe ya kuhitimu / sherehe ya kuzaliwa / karamu ya shirika lisilo la faida / chakula cha jioni cha kustaafu]
Idadi ya wageni: [N] | Menyu: [Maelezo]
Kifurushi: [Huduma kamili / buffet / vitafunwa vizito / mapokezi ya vinywaji]
Chakula na vinywaji: $[kiasi]
Ada ya huduma: $[kiasi]
Jumla: $[jumla]
Amana (50%, isiyorejeshwa, inayodaiwa wakati wa kuweka nafasi): $[amana]
Salio (linalodaiwa [tarehe — siku 7 kabla ya tukio]): $[salio]
Kughairi: Amana hairejeshwi. Salio linarejeshwa kama tukio litaghairiwa siku 14+ kabla ya tukio.

Akaunti za Kampuni Zinazojirudia za Kila Mwezi

Kwa wateja wa kampuni wenye upishi wa mara kwa mara uliopangwa (chakula cha mchana cha timu kila wiki, chakula cha jioni cha bodi kila mwezi), anzisha ankara inayojirudia ya kila mwezi katika InvoiceFlow:

Upishi wa Kampuni wa Kila Mwezi — [Jina la Kampuni] — [Mwezi Mwaka]:

Huduma: [Chakula cha mchana kila wiki / kifungua kinywa kila wiki mbili / chakula cha jioni kila mwezi]
Tarehe za kipindi hiki: [Orodhesha tarehe zote za huduma]
Idadi ya wageni kwa kila huduma: takriban wafanyakazi [N]
Malipo ya kila huduma: $[kiasi]
Huduma mwezi huu: tarehe [N] × $[kiwango] = $[jumla ya mwezi]
Nambari ya PO: [PO-####]
Masharti ya Malipo: Net-30

InvoiceFlow inazalisha hizi kiotomatiki tarehe 1 ya kila mwezi. Mteja anapokea ankara thabiti anayoweza kuishughulikia bila kukupigia simu.

Kutumia InvoiceFlow kwa Ankara za Upishi

Hati za Invoice Flow app za kampuni ya upishi — gala ya kikampuni kwa amana, mapokezi ya harusi kwa amana, akaunti ya chakula cha mchana cha ofisi cha kila wiki na tukio lililolipwa — Gala, harusi, akaunti za kudumu za ofisi — kila tukio na amana yake kwenye skrini moja.

Kufuatilia amana: InvoiceFlow inarekodi malipo ya amana na kuzalisha ankara ya salio kiotomatiki na kiasi kilichobaki. Ankara ya amana na ankara ya salio zote zinarejelea tukio moja, hivyo rekodi zako ziko safi.

Maelezo ya idadi ya wageni: Tumia sehemu ya Maelezo (Notes) kuonyesha uhakikisho wa idadi ya wageni, muda wa mwisho wa idadi ya mwisho, na fomula ya marekebisho. Kumbuka hili linaambatana na kila ankara na linaondoa mabishano.

Sehemu za PO: Wateja wa kampuni wanahitaji nambari ya PO kwenye kila ankara. InvoiceFlow inajumuisha sehemu ya marejeo ya PO. Daima thibitisha nambari ya PO kabla ya kutuma ankara ya kwanza kwa mteja mpya wa kampuni — baadhi ya makampuni hayatashughulikia ankara bila PO halali.

Sera ya kughairi: Ongeza mfumo wa daraja wa sera ya kughairi kama kumbuka la kawaida kwenye kila kiolezo cha ankara ya tukio. Kama iko kwenye ankara aliyosaini mteja, inaweza kutekelezwa.

Aina nyingi za matukio: Hifadhi violezo tofauti kwa harusi, matukio ya kampuni, matukio ya kijamii, na oda za kufikisha. Kila kiolezo kina asilimia sahihi ya amana, muda wa malipo, na lugha ya kughairi iliyowekwa mapema.

Asilimia za Amana kwa Aina ya Tukio

Harusi (zaidi ya $5,000): amana isiyorejeshwa ya 40%
Matukio ya kampuni: amana 30%, salio net-30
Matukio ya kijamii ($1,000–$5,000): amana 50%
Oda ndogo za kufikisha (chini ya $1,000): malipo wakati wa kufikisha
Wateja wapya wa kampuni (tukio la kwanza): amana 50% bila kujali aina ya tukio

Nini Cha Kufanya Mteja Anapoomba Ankara ya Baada ya Tukio

Baadhi ya wateja wa kampuni wataomba ankara ya baada ya tukio ya net-30 au net-60 bila amana. Kwa akaunti za kampuni zilizowekwa zenye mifumo ya PO na idara za malipo za kuaminika, hili linawezekana — lakini liandike tofauti:

Hitaji makubaliano ya huduma yaliyosainiwa yenye nambari ya PO kabla ya tukio
Tuma ankara ya uthibitisho kabla ya tukio (si ombi la malipo — nyaraka tu)
Toa ankara ya malipo siku ya tukio au siku inayofuata
Weka alama akaunti katika InvoiceFlow kwa ufuatiliaji siku ya 25 ya kipindi cha net-30

Kwa wateja wapya au wateja binafsi — amana kabla ya tukio, salio kabla ya tukio, hakuna vighairi.

Orodha ya Ukaguzi ya Ankara ya Upishi

Kabla ya kutuma ankara yoyote ya upishi, thibitisha:

Jina la mteja, tarehe ya tukio, anwani ya ukumbi
Uhakikisho wa idadi ya wageni na muda wa mwisho wa idadi ya mwisho
Kiwango cha kila kichwa na jumla ndogo zilizoorodheshwa
Kiasi cha amana na tarehe ya kudaiwa
Kiasi cha salio na tarehe ya kudaiwa (kabla ya tukio)
Sera ya kughairi yenye viwango vinavyotegemea tarehe
Nambari ya PO kwa wateja wa kampuni
Taarifa za mawasiliano za biashara yako kwa maswali

Pakua InvoiceFlow. Jenga kiolezo kwa kila aina ya tukio. Weka tarehe ya kudaiwa kwa salio kabla ya tukio. Amana inalinda kujitolea kwa gharama yako ya chakula. Salio kabla ya tukio linaondoa hatari ya ukusanyaji baada ya tukio.

InvoiceFlow ni programu ya bure ya ankara ya Android iliyoundwa kwa wamiliki wa biashara ndogo. Tuma ankara za kitaalamu, fuatilia amana, simamia akaunti za kampuni zinazojirudia, na andika sera za kughairi — yote kutoka simu yako.