InvoiceFlow voor verzekeringsadviseurs: complete factureringsgids

Het factureersysteem gebouwd voor onafhankelijke verzekeringsadviseurs, assurantietussenpersonen, verzekeringsconsultants en schadebehartigers

Facturering voor verzekeringsadviseurs — wanneer die verder gaat dan provisie — omvat facturen voor advieskosten met vergoedingstoelichting, uurfacturering voor schadebehartiging, adviesgesprekken over pensioen- en zorgplanning, commerciële risicobeoordeling met aanbetalingsstructuur en bedrijfsmatig secundaire-arbeidsvoorwaardenadvies met inkoopordervelden. InvoiceFlow verwerkt dit allemaal vanuit één Android-app.

Facturen voor verzekeringsadvieskosten

Voor adviesopdrachten die niet gekoppeld zijn aan een specifieke polisplaatsing:

“Verzekeringsadvies — [Naam klant] — [Datum]: Dienst: [Type dienst — bijv. behoefteanalyse bedrijfsverzekeringen, dekkingsaudit] Omvang: [Korte beschrijving van wat is inbegrepen — analyse, rapport, aanbevelingen, aanbieders] Op te leveren: schriftelijk rapport binnen [N] werkdagen Advieskosten: € 495,00 Opmerking: als deze opdracht leidt tot een polisplaatsing met een provisie ≥ € 495, worden de advieskosten verrekend met de plaatsingsprovisie. Deze afspraak en eventuele door aanbieders betaalde provisie worden bij de plaatsing bekendgemaakt. Betaalvoorwaarden: te voldoen bij bevestiging van de opdracht.”

De opmerking over provisieverrekening en de toelichting op de vergoeding horen op elke adviesfactuur. Het is transparant naar klanten en past bij de zorgplicht- en informatieverplichtingen voor verzekeringsbemiddeling.

Facturen voor schadebehartiging

Schadebehartiging wordt per uur gefactureerd omdat de omvang afhangt van de complexiteit van de claim:

“Schadebehartiging verzekering — [Naam klant] — [Datum]: Dienst: schadebehartiging — claim [Type claim] Verzekeraar: [Verzekeringsmaatschappij] | Claimreferentie: [Claimnummer] | Schadedatum: [Datum] Verrichte diensten: [beoordeling documentatie, communicatie met verzekeraar, onderhandeling met schade-expert, enz.] Uren: [N] uur × € 185/uur: € [Bedrag] Huidige claimstatus: [Korte statusnotitie] Betaalvoorwaarden: netto 15 dagen”

Vermeld de claimreferentie en de verzekeraar op de factuur. Deze documentatie is van belang als de klant later een bewijsstuk van het behartigingswerk nodig heeft.

Facturen voor zorg- en pensioenplanningsadvies

Adviesgesprekken over zorg- en pensioenplanning vragen om een vergoedingstoelichting:

“Adviesgesprek zorgplanning — [Naam klant] — [Datum]: Dienst: planning en begeleiding bij zorg- en pensioenkeuzes Omvang: analyse van basis- en aanvullende dekkingen, beoordeling medicijnvergoedingen, timing van inschrijving, persoonlijke aanbeveling Duur: 90 minuten | Op te leveren: schriftelijke aanbevelingssamenvatting binnen 3 werkdagen Advieskosten: € 275,00 Toelichting: deze advieskosten staan los van eventuele provisie die wordt ontvangen bij een inschrijving. Inschrijvingsprovisie wordt door aanbieders betaald en verlaagt deze kosten niet. Betaalvoorwaarden: te voldoen bij het adviesgesprek.”

Facturen voor commerciële risicobeoordeling

Formele risicobeoordeling voor zakelijke klanten met aanbetaling:

“Commerciële risicobeoordeling — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Dienst: risicobeoordeling en dekkingsaudit bedrijfsverzekeringen Omvang: beoordeling van bedrijfsvoering, analyse bestaande dekking, identificatie van hiaten, prioritering van risico’s, dekkingsaanbevelingen met aanbiederspecificaties Geschat: 6-8 uur inclusief locatiebezoek Beoordelingskosten: € 1.800,00 Aanbetaling (50%, te voldoen bij bevestiging opdracht): € 900,00 Restant (te voldoen bij oplevering rapport): € 900,00 Opmerking: het beoordelingsrapport is eigendom van de klant, ongeacht een latere plaatsingsbeslissing. Bij een plaatsingsprovisie ≥ beoordelingskosten worden de kosten verrekend.”

Facturen voor bedrijfsmatig arbeidsvoorwaardenadvies

Inrichting van secundaire-arbeidsvoorwaardenpakketten voor bedrijven:

“Advies secundaire arbeidsvoorwaarden — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Dienst: [Omvang arbeidsvoorwaardenprogramma] Bedrijfsgrootte: [N] medewerkers Omvang: audit huidige arbeidsvoorwaarden, behoefteanalyse, aanbiederanalyse, kostenmodellering, ondersteuning open inschrijving Advieskosten: € 2.800,00 Inkoopordernummer: [PO-nummer] Betaalvoorwaarden: netto 30 dagen Toelichting: provisie van aanbieders uit een latere plaatsing wordt afzonderlijk bij de plaatsing bekendgemaakt.”

Wat InvoiceFlow doet voor verzekeringsadviseurs

• Adviesfacturen: met provisieverrekening en toelichting op de vergoeding
• Facturering schadebehartiging: per uur met documentatie van claimreferentie
• Facturen zorgplanningsadvies: met vergoedingstoelichting die advieskosten scheidt van inschrijvingsprovisie
• Commerciële risicobeoordeling: aanbetalingsstructuur met opmerking dat het rapport van de klant is
• Bedrijfsmatig arbeidsvoorwaardenadvies: inkoopordervelden, betaaltermijn netto 30, toelichting op aanbiederprovisie
• Betalingsopvolging: openstaande bedragen per klant en per type dienst

Aan de slag

1. Bouw een adviesfactuursjabloon met je tekst voor provisieverrekening en vergoedingstoelichting
2. Maak een uurfactuursjabloon voor schadebehartiging met velden voor claimreferentie
3. Stel een sjabloon voor zorgplanningsadvies op met tekst voor vergoedingstoelichting
4. Bouw een sjabloon voor commerciële risicobeoordeling met aanbetalingsstructuur
5. Voeg zakelijke aangepaste velden toe (inkoopordernummer, factuurcontact) voor arbeidsvoorwaardenadvies

Download InvoiceFlow. Bouw eerst het adviesfactuursjabloon. De opmerking over provisieverrekening en de toelichting op de vergoeding maken het vergoedingsmodel transparant en zorgvuldig. De adviesinkomstenlaag legt vast wat het provisiemodel mist.

InvoiceFlow is een gratis facturatie-app voor Android, ontworpen voor zelfstandige professionals en kleine ondernemers.