InvoiceFlow для генеральних підрядників: будуйте проєкти й отримуйте оплату за кожен із них

Чому генеральним підрядникам потрібне структуроване виставлення рахунків

Генеральні підрядники ведуть найскладнішу у фінансовому плані роботу в будівництві. Один проєкт може залучати десятки субпідрядників, сотні позицій матеріалів, міські дозволи, інспекції, зміни до кошторису й замовника, який хоче повної прозорості щодо того, куди пішла кожна гривня. Керувати всім цим за допомогою примітивних інструментів для рахунків не просто незручно — це ризик.

Будівельне виставлення рахунків має структуровану логіку, яку універсальні інструменти не підтримують: попередні кошториси (часто в кілька раундів), поетапне виставлення рахунків за відсотком виконання або за віхами, зміни до кошторису, утримання гарантійної суми замовником, оплати субпідрядникам і фінальний рахунок після суттєвого завершення робіт. Кожне з цього потребує окремого типу документа й окремої системи обліку.

InvoiceFlow дає генеральним підрядникам мобільну насамперед платформу, яка охоплює весь життєвий цикл виставлення рахунків без потреби в офісі.

Основні проблеми генеральних підрядників

Немає чіткої системи обліку того, які віхи проєкту вже виставлені й оплачені
Зміни до кошторису узгоджуються усно, але не документуються — потім клієнти їх заперечують
Матеріали куплені й субпідрядники оплачені, але рахунок клієнту виставлено лише за тижні — це створює проблеми з грошовим потоком
Комерційні клієнти вимагають поетапного виставлення рахунків із деталізацією витрат (формат на кшталт AIA)
Утримується гарантійна сума — облік того, що утримано, а що оплачено, потребує системи
Кілька проєктів ведуться одночасно, і немає єдиної панелі з їхнім фінансовим станом

Як InvoiceFlow це вирішує

Поетапне виставлення рахунків за віхами

Створюйте рахунки за кожною віхою проєкту: мобілізація й підготовка майданчика (10%), фундамент і каркас (25%), чорнові інженерні мережі (20%), утеплення й гіпсокартон (20%), оздоблювальні роботи (15%), фінальний перелік недоробок і завершення (10%). Кожна віха породжує окремий рахунок, виставлений клієнту. Оплата обов’язкова до початку наступної фази. Грошовий потік підтримується протягом усього проєкту.

Документи Invoice Flow app генерального підрядника — сплачені етапи мобілізації та каркасу, надісланий рахунок за чорнові роботи та паралельний ремонт житла — Мобілізація сплачена, каркас сплачено, чорнові роботи виставлено — два проєкти, один зрозумілий конвеєр.

Документування змін до кошторису

Коли зміни обсягу узгоджено, створіть окремий рахунок із поміткою «Зміна до кошторису №1 — [Опис]». Задокументуйте зміну обсягу, кількість одиниць і ціни. Клієнт отримує офіційний рахунок за зміну, який має оплатити до початку робіт. Усні домовленості стають письмовими фінансовими зобов’язаннями.

Редактор рахунків генпідрядника в Invoice Flow app — етап чорнового монтажу MEP, задокументоване замовлення на зміну та 5% утримання як від’ємні позиції — Етап, замовлення на зміну, утримання — усе в одному перевірюваному проміжному рахунку.

Облік витрат на субпідрядників

Фіксуйте оплати субпідрядникам у трекері витрат InvoiceFlow, прив’язуючи їх до проєкту. Ці витрати потрапляють до звіту про прибутки й збитки. Ви бачите реальну маржу за кожним проєктом — дохід мінус витрати на субпідрядників, мінус матеріали, мінус накладні витрати.

Трекер витрат у застосунку Invoice Flow генпідрядника — виплати субпідрядникам за сантехніку, електрику та ОВК плюс пакет каркасних пиломатеріалів, прив’язані до проєктів — Виплати субпідрядникам і пакети матеріалів залоговані за проєктом — справжня маржа ніколи не є здогадкою.

Панель кількох проєктів

Панель InvoiceFlow показує всі рахунки за всіма проєктами: оплачені, прострочені, чернетки й надіслані. Для підрядника з 5 активними проєктами це фінансовий пульт керування, який з першого погляду показує, що надходить і що залишається несплаченим.

Панель Invoice Flow app генерального підрядника — суми несплаченого та простроченого за активними проєктами з нещодавніми рахунками за етапи за статусами — Що надходить, що не сплачено — за кожним активним проєктом, у вашій кишені.

Вимоги комерційних клієнтів до рахунків

Комерційні власники й керуючі нерухомістю вимагають офіційних рахунків із номерами проєктів, посиланнями на договір і структурованою деталізацією витрат. Шаблон Professional від InvoiceFlow із користувацькими полями для номера проєкту, посилання на дозвіл і номера замовлення (PO) від власника задовольняє ці вимоги.

Облік гарантійних утримань

Додайте позицію «Утримана гарантійна сума» як від’ємне значення в поетапних рахунках. Відстежуйте загальну утриману суму за фазами проєкту. Коли утримання вивільняється після завершення проєкту, виставте фінальний рахунок на утриману суму. Уся історія утримань видима в записі рахунку.

Ваш робочий процес з InvoiceFlow

Договір підписано: створіть у InvoiceFlow графік рахунків за проєктом. Кожна віха — це рахунок зі своєю сумою та строком оплати. Перший рахунок надіслано — оплата за мобілізацію обов’язкова до початку робіт на майданчику.
Кожна віха: рахунок надсилається перед завершенням віхи або одразу після. Клієнт оплачує. Починаються роботи наступної фази.
Зміна до кошторису: зміну обсягу узгоджено. Одразу створіть рахунок на зміну. Надішліть. Не починайте додаткові роботи, поки їх фінансово не узгоджено.
Купівля матеріалів: фіксуйте в трекері витрат за проєктом. Точні дані про витрати.
Завершення проєкту: фінальний рахунок за перелік недоробок і вивільнення гарантійної суми. Аналітика показує загальний дохід, витрати й маржу проєкту.

Найцінніші функції для генеральних підрядників

Виставлення рахунків за віхами — поетапна оплата довготривалих проєктів
Рахунки на зміни до кошторису — документуйте зміни обсягу одразу
Трекер витрат — витрати на субпідрядників і матеріали за проєктом
Панель кількох проєктів — фінансовий стан усіх активних проєктів
Користувацькі поля — номери проєктів, посилання на дозволи, номери PO
Аналітика прибутків і збитків — реальна маржа за кожним проєктом

Реальний приклад: Rodriguez Construction веде 8 проєктів одночасно

Rodriguez Construction веде житлові й невеликі комерційні проєкти одночасно. До InvoiceFlow власник вів облік рахунків у таблиці — часто виставляючи рахунки за тижні після досягнення віх, бо це робилося в офісі наприкінці місяця. З InvoiceFlow рахунки за віхами надсилаються прямо з майданчика одразу після завершення. Зміни до кошторису документуються того самого дня, коли їх узгоджено. Грошовий потік суттєво покращився, бо рахунки виставляються в реальному часі, а не заднім числом. Одну суперечку щодо зміни до кошторису було вирішено за хвилини — достатньо було послатися на затверджений клієнтом рахунок на зміну.

Як почати

Завантажте InvoiceFlow безкоштовно на Android. Налаштуйте свій перший проєкт із рахунками за віхами й надішліть перший поетапний рахунок того дня, коли завершиться перша фаза.