InvoiceFlow dla generalnych wykonawców: realizuj projekty i otrzymuj zapłatę za wszystkie

Dlaczego generalni wykonawcy potrzebują ustrukturyzowanego fakturowania

Generalni wykonawcy zarządzają najbardziej złożonymi finansowo pracami w budownictwie. Pojedynczy projekt może obejmować dziesiątki podwykonawców, setki pozycji materiałowych, pozwolenia urzędowe, odbiory, zlecenia zmian i klienta, który chce pełnej przejrzystości co do tego, na co poszła każda złotówka. Zarządzanie tym wszystkim za pomocą nieformalnych narzędzi do fakturowania nie jest tylko niewygodne — to ryzyko.

Rozliczenia w budownictwie podążają za ustrukturyzowanym wzorcem, którego ogólne narzędzia do fakturowania nie obsługują: wstępne kosztorysy (często w kilku rundach), fakturowanie postępu według procentu zaawansowania lub kamieni milowych, zlecenia zmian, kaucje gwarancyjne zatrzymywane przez inwestorów, płatności dla podwykonawców i faktura końcowa przy odbiorze zasadniczym. Każdy z tych elementów wymaga innego typu dokumentu i innego systemu śledzenia.

InvoiceFlow daje generalnym wykonawcom platformę mobilną, która obsługuje pełny cykl życia rozliczeń bez konieczności posiadania biura.

Główne bolączki generalnych wykonawców

Brak jasnego systemu śledzenia, które kamienie milowe projektu zostały zafakturowane i opłacone
Zlecenia zmian uzgadniane ustnie, ale nieudokumentowane — klienci później im zaprzeczają
Materiały kupione i podwykonawcy opłaceni, ale klientom zafakturowane tygodnie później, co powoduje problemy z płynnością
Klienci komercyjni wymagający formatu fakturowania postępu w stylu AIA z rozbiciem kosztów
Zatrzymywana kaucja gwarancyjna — śledzenie tego, co zatrzymane, a co opłacone, wymaga systemu
Wiele projektów prowadzonych równolegle bez widoku pulpitu ich statusu finansowego

Jak rozwiązuje to InvoiceFlow

Fakturowanie postępu według kamieni milowych

Twórz faktury dla poszczególnych kamieni milowych projektu: mobilizacja i przygotowanie terenu (10%), fundamenty i konstrukcja (25%), instalacje surowe MEP (20%), izolacja i płyty g-k (20%), prace wykończeniowe (15%), lista usterek końcowych i zakończenie (10%). Każdy kamień milowy generuje osobną fakturę wystawianą klientowi. Zapłata jest wymagana przed rozpoczęciem kolejnego etapu. Płynność jest utrzymywana przez cały projekt.

Dokumenty generalnego wykonawcy w aplikacji Invoice Flow app — opłacone etapy mobilizacji i konstrukcji szkieletu, wysłana faktura za instalacje wstępne i równoległy remont mieszkania — Mobilizacja opłacona, szkielet opłacony, instalacje wstępne zafakturowane — dwa projekty, jeden przejrzysty potok.

Dokumentowanie zleceń zmian

Gdy zmiany zakresu zostają uzgodnione, utwórz osobną fakturę oznaczoną „Zlecenie zmiany nr 1 — [Opis]”. Udokumentuj zmianę zakresu, ilości jednostkowe i ceny. Klient otrzymuje formalną fakturę za zlecenie zmiany, którą musi opłacić przed rozpoczęciem prac. Ustne zlecenia zmian stają się pisemnymi zobowiązaniami finansowymi.

Edytor faktur generalnego wykonawcy w Invoice Flow app — kamień milowy prac instalacyjnych MEP, udokumentowane zlecenie zmiany i 5% kaucji zatrzymanej jako pozycje ujemne — Kamień milowy, zlecenie zmiany, kaucja — wszystko na jednej audytowalnej fakturze postępowej.

Śledzenie kosztów podwykonawców

Rejestruj płatności dla podwykonawców w module wydatków InvoiceFlow, powiązane z projektem. Wydatki te zasilają raport zysków i strat. Widzisz swoją prawdziwą marżę na każdym projekcie — przychód minus koszty podwykonawców, minus materiały, minus koszty ogólne.

Rejestr wydatków w aplikacji Invoice Flow generalnego wykonawcy — wypłaty dla podwykonawców hydraulicznych, elektrycznych i HVAC plus pakiet drewna konstrukcyjnego powiązane z projektami — Wypłaty podwykonawców i pakiety materiałów przypisane do projektu — prawdziwa marża nigdy nie jest zgadywana.

Pulpit wielu projektów

Pulpit InvoiceFlow pokazuje wszystkie faktury we wszystkich projektach: opłacone, przeterminowane, robocze i wysłane. Dla wykonawcy z 5 aktywnymi projektami to finansowy panel sterowania, który jednym rzutem oka mówi, co wpływa, a co jest zaległe.

Pulpit generalnego wykonawcy w aplikacji Invoice Flow app — sumy nieopłacone i przeterminowane w aktywnych projektach z ostatnimi fakturami etapowymi według statusu — Co wpływa, co jest nieopłacone — we wszystkich aktywnych projektach, w Twojej kieszeni.

Wymagania faktur dla klientów komercyjnych

Komercyjni inwestorzy i zarządcy nieruchomości wymagają formalnych faktur z numerami projektów, odniesieniami do umów i ustrukturyzowanym rozbiciem kosztów. Szablon Professional w InvoiceFlow z polami niestandardowymi na numer projektu, odniesienie do pozwolenia i numer zamówienia od inwestora spełnia te wymagania.

Śledzenie kaucji gwarancyjnej

Dodaj pozycję „Zatrzymana kaucja gwarancyjna” jako kwotę ujemną na fakturach postępu. Śledź łączną zatrzymaną kaucję na przestrzeni etapów projektu. Gdy kaucja zostaje zwolniona przy zakończeniu projektu, wystaw fakturę końcową na zatrzymaną kwotę. Cała historia kaucji jest widoczna w rejestrze faktur.

Twój przepływ pracy z InvoiceFlow

Podpisana umowa: utwórz w InvoiceFlow harmonogram fakturowania projektu. Każdy kamień milowy to faktura z kwotą i terminem płatności. Pierwsza faktura wysłana — płatność za mobilizację wymagana przed rozpoczęciem prac na terenie.
Każdy kamień milowy: faktura wysłana przed lub natychmiast po zakończeniu kamienia milowego. Klient płaci. Rozpoczynają się prace nad kolejnym etapem.
Zlecenie zmiany: uzgodniona zmiana zakresu. Utwórz od razu fakturę za zlecenie zmiany. Wyślij. Nie rozpoczynaj dodatkowych prac, dopóki nie zostaną finansowo zatwierdzone.
Zakup materiałów: zapisz w module wydatków dla danego projektu. Dokładne dane o kosztach.
Zakończenie projektu: faktura końcowa za listę usterek i zwolnienie kaucji. Analityka pokazuje łączny przychód projektu, koszty i marżę.

Najcenniejsze funkcje dla generalnych wykonawców

Fakturowanie oparte na kamieniach milowych — fakturowanie postępu dla długotrwałych projektów
Faktury za zlecenia zmian — natychmiastowe dokumentowanie zmian zakresu
Rejestr wydatków — koszty podwykonawców i materiałów dla każdego projektu
Pulpit wielu projektów — status finansowy wszystkich aktywnych projektów
Pola niestandardowe — numery projektów, odniesienia do pozwoleń, numery zamówień
Analityka zysków i strat — prawdziwa marża na każdym projekcie

Prawdziwy przykład: Rodriguez Construction zarządza 8 projektami jednocześnie

Rodriguez Construction zarządza jednocześnie projektami mieszkaniowymi i lekkimi komercyjnymi. Przed InvoiceFlow właściciel śledził rozliczenia w arkuszu kalkulacyjnym — często fakturując tygodnie po osiągnięciu kamieni milowych, bo fakturowanie odbywało się w biurze na koniec miesiąca. Dzięki InvoiceFlow faktury za kamienie milowe są wysyłane z placu budowy natychmiast po zakończeniu. Zlecenia zmian są dokumentowane tego samego dnia, w którym zostają uzgodnione. Płynność znacznie się poprawiła, bo fakturowanie odbywa się w czasie rzeczywistym, a nie z opóźnieniem. Jeden spór o zlecenie zmiany rozwiązano w kilka minut, powołując się na zatwierdzoną przez klienta fakturę za zlecenie zmiany.

Jak zacząć

Pobierz InvoiceFlow za darmo na Androida. Skonfiguruj swój pierwszy projekt z fakturami za kamienie milowe i wyślij pierwszą fakturę postępu w dniu zakończenia pierwszego etapu.