InvoiceFlow for hovedentreprenører: Bygg prosjekter og få betalt for alle sammen

Hvorfor hovedentreprenører trenger strukturert fakturering

Hovedentreprenører håndterer det økonomisk mest komplekse arbeidet i byggebransjen. Ett enkelt prosjekt kan involvere titalls underleverandører, hundrevis av materiallinjer, kommunale tillatelser, inspeksjoner, endringsordrer og en kunde som ønsker full åpenhet om hvor hver eneste krone er blitt av. Å håndtere alt dette med uformelle faktureringsverktøy er ikke bare upraktisk – det er en risiko.

Fakturering i byggebransjen følger et strukturert mønster som generiske faktureringsverktøy ikke støtter: foreløpige tilbud (ofte flere runder), delfakturering etter ferdigstillingsgrad eller milepæl, endringsordrer, tilbakeholdt beløp fra byggherre, betaling til underleverandører og sluttfakturering ved vesentlig ferdigstillelse. Hvert av disse krever en egen dokumenttype og et eget sporingssystem.

InvoiceFlow gir hovedentreprenører en mobil-først-plattform som håndterer hele faktureringssyklusen uten at man trenger et kontor.

Sentrale utfordringer for hovedentreprenører

Ingen tydelig system for å spore hvilke prosjektmilepæler som er fakturert og betalt
Endringsordrer avtalt muntlig, men ikke dokumentert – kunder benekter dem senere
Materialer kjøpt og underleverandører betalt, men fakturert til kunden uker senere, noe som skaper likviditetsproblemer
Bedriftskunder som krever AIA-lignende delfaktureringsformat med kostnadsspesifikasjoner
Tilbakeholdt beløp – å holde oversikt over hva som er tilbakeholdt kontra betalt krever et system
Flere prosjekter som pågår samtidig uten en dashbordoversikt over økonomisk status

Slik løser InvoiceFlow det

Delfakturering etter milepæl

Opprett fakturaer per prosjektmilepæl: mobilisering og klargjøring av tomt (10 %), fundament og reisverk (25 %), rør/elektro/ventilasjon grovmontasje (20 %), isolasjon og gips (20 %), ferdigstillingsarbeid (15 %), sluttbefaring og ferdigstillelse (10 %). Hver milepæl genererer en egen faktura til kunden. Betaling kreves før neste fase begynner. Likviditeten opprettholdes gjennom hele prosjektet.

Dokumenter i Invoice Flow app for en hovedentreprenør — betalte milepæler for mobilisering og reisverk, rough-in-fakturaen sendt og en boligrenovering parallelt — Mobilisering betalt, reisverk betalt, rough-in fakturert — to prosjekter, én ryddig pipeline.

Dokumentasjon av endringsordrer

Når endringer i omfang avtales, opprett en egen faktura merket «Endringsordre nr. 1 – [Beskrivelse]». Dokumenter endringen i omfang, antall enheter og priser. Kunden mottar en formell endringsordre-faktura de må betale før arbeidet begynner. Muntlige endringsordrer blir skriftlige økonomiske forpliktelser.

Invoice Flow app fakturaeditor for en hovedentreprenør — milepæl for MEP-grovmontering, en dokumentert endringsordre og 5 % tilbakehold som negative linjer — Milepælen, endringsordren, tilbakeholdet — alt på én reviderbar delfaktura.

Kostnadssporing for underleverandører

Registrer betalinger til underleverandører i InvoiceFlows utgiftssporing, koblet til prosjektet. Disse utgiftene inngår i resultatrapporten. Du ser din reelle margin på hvert prosjekt – inntekt minus underleverandørkostnader minus materialer minus faste kostnader.

Invoice Flow app utgiftssporing for en hovedentreprenør – rørlegger-, elektriker- og VVS-underentreprenøruttrekk pluss en reisverk-trelastpakke knyttet til prosjekter — Underentreprenøruttrekk og materialpakker loggført per prosjekt – den reelle marginen er aldri en gjetning.

Dashbord for flere prosjekter

InvoiceFlow-dashbordet viser alle fakturaer på tvers av alle prosjekter: betalte, forfalte, utkast og sendte. For en entreprenør med 5 aktive prosjekter er dette det økonomiske kontrollpanelet som forteller deg hva som kommer inn og hva som er utestående med et raskt blikk.

Dashbord i Invoice Flow app for en hovedentreprenør — utestående og forfalte totaler på tvers av aktive prosjekter med nylige milepælsfakturaer etter status — Hva som kommer inn, hva som er utestående — på tvers av hvert aktive prosjekt, i lomma.

Fakturakrav fra bedriftskunder

Byggherrer og eiendomsforvaltere krever formelle fakturaer med prosjektnumre, kontraktshenvisninger og strukturerte kostnadsspesifikasjoner. InvoiceFlows Professional-mal med egendefinerte felter for prosjektnummer, henvisning til tillatelse og innkjøpsordrenummer fra byggherre oppfyller disse kravene.

Sporing av tilbakeholdt beløp

Legg til en linje «Tilbakeholdt beløp» som et negativt beløp på delfakturaer. Hold oversikt over det totale beløpet som holdes tilbake gjennom prosjektfasene. Når beløpet frigis ved prosjektets slutt, utsted en sluttfaktura for det tilbakeholdte beløpet. Hele historikken for tilbakeholdte beløp er synlig i fakturaoppføringen.

Din arbeidsflyt med InvoiceFlow

Kontrakt signert: Opprett prosjektets fakturaplan i InvoiceFlow. Hver milepæl er en faktura med sitt beløp og forfallsdato. Første faktura sendt – mobiliseringsbetaling kreves før arbeidet på tomta begynner.
Hver milepæl: Faktura sendt før eller umiddelbart ved fullført milepæl. Kunden betaler. Arbeidet på neste fase begynner.
Endringsordre: Endring i omfang avtalt. Opprett en endringsordre-faktura umiddelbart. Send. Ikke start ekstraarbeid før det er godkjent økonomisk.
Materialkjøp: Registrer i utgiftssporingen per prosjekt. Nøyaktige kostnadsdata.
Prosjekt fullført: Sluttfaktura for sluttbefaring og frigivelse av tilbakeholdt beløp. Analysen viser total prosjektinntekt, kostnader og margin.

De mest verdifulle funksjonene for hovedentreprenører

Milepælsbasert fakturering – Delfakturering for langvarige prosjekter
Endringsordre-fakturaer – Dokumenter endringer i omfang umiddelbart
Utgiftssporing – Kostnader for underleverandører og materialer per prosjekt
Dashbord for flere prosjekter – Økonomisk status på tvers av alle aktive prosjekter
Egendefinerte felter – Prosjektnumre, henvisninger til tillatelser, innkjøpsordrenumre
Resultatanalyse – Reell margin per prosjekt

Ekte eksempel: Rodriguez Construction håndterer 8 prosjekter samtidig

Rodriguez Construction håndterer bolig- og lette næringsprosjekter samtidig. Før InvoiceFlow sporet eieren fakturering i et regneark – ofte ble det fakturert uker etter at milepæler var nådd, fordi faktureringen ble gjort på kontoret ved månedsslutt. Med InvoiceFlow sendes milepælfakturaer fra byggeplassen umiddelbart ved fullførelse. Endringsordrer dokumenteres samme dag de avtales. Likviditeten ble betydelig bedre fordi faktureringen skjer i sanntid, ikke i etterkant. En uenighet om en endringsordre ble løst på minutter ved å henvise til den signerte endringsordre-fakturaen kunden hadde godkjent.

Kom i gang

Last ned InvoiceFlow gratis på Android. Sett opp ditt første prosjekt med milepælfakturaer, og send din første delfaktura den dagen første fase er ferdig.