InvoiceFlow за главни изпълнители: Изграждайте проекти и получавайте плащане за всеки от тях

Защо главните изпълнители се нуждаят от структурирано фактуриране

Главните изпълнители управляват най-сложната във финансово отношение работа в строителството. Един-единствен проект може да включва десетки подизпълнители, стотици редове с материали, общински разрешителни, инспекции, промени в обхвата и клиент, който иска пълна прозрачност за това къде е отишъл всеки лев. Управлението на всичко това с неформални инструменти за фактуриране не е просто неудобно — то е риск.

Фактурирането в строителството следва структуриран модел, който универсалните инструменти за фактуриране не поддържат: предварителни оферти (често в няколко кръга), етапно фактуриране според процента на завършеност или по етапи, промени в обхвата, задържани суми от възложителите, плащания към подизпълнители и окончателно фактуриране при съществено завършване. Всяко от тези неща изисква различен тип документ и различна система за проследяване.

InvoiceFlow дава на главните изпълнители платформа с приоритет за мобилни устройства, която обхваща целия жизнен цикъл на фактуриране, без да изисква офис.

Основни болезнени точки за главните изпълнители

Няма ясна система за проследяване кои етапи от проекта са фактурирани и платени
Промени в обхвата, договорени устно, но недокументирани — клиентите ги отричат по-късно
Закупени материали и платени подизпълнители, но фактурирани на клиентите седмици по-късно, което създава проблеми с паричния поток
Корпоративни клиенти, изискващи етапно фактуриране в стил AIA с разбивка на разходите
Задържани суми — проследяването на задържаното спрямо платеното изисква система
Няколко проекта, протичащи едновременно, без общ изглед на финансовото им състояние

Как InvoiceFlow решава това

Етапно фактуриране по завършеност

Създавайте фактури за всеки етап от проекта: Мобилизация и подготовка на обекта (10%), Основи и конструкция (25%), Груб монтаж на инсталации (20%), Изолация и гипсокартон (20%), Довършителни работи (15%), Окончателен списък с дефекти и завършване (10%). Всеки етап генерира отделна фактура към клиента. Плащането се изисква, преди да започне следващата фаза. Паричният поток се поддържа през целия проект.

Документи в Invoice Flow app на главен изпълнител — платени етапи мобилизация и груб строеж, изпратена фактура за инсталации и паралелен жилищен ремонт — Мобилизация платена, груб строеж платен, инсталации фактурирани — два проекта, един ясен поток.

Документиране на промени в обхвата

Когато промените в обхвата бъдат съгласувани, създайте отделна фактура с етикет „Промяна в обхвата №1 — [Описание]“. Документирайте промяната в обхвата, количествата и цените. Клиентът получава официална фактура за промяна в обхвата, която трябва да плати, преди да започне работата. Устните договорки се превръщат в писмени финансови ангажименти.

Редактор на фактури в Invoice Flow app на главен изпълнител — етап MEP груб монтаж, документирана заповед за промяна и 5% задържане като отрицателни редове — Етапът, заповедта за промяна, задържането — всичко на една проверяема междинна фактура.

Проследяване на разходите за подизпълнители

Записвайте плащанията към подизпълнители в проследяването на разходите на InvoiceFlow, свързани с проекта. Тези разходи захранват отчета за печалба и загуба. Виждате реалния си марж по всеки проект — приходи минус разходи за подизпълнители минус материали минус режийни.

Проследяване на разходите в Invoice Flow app на главен изпълнител — тегления от подизпълнители по водопровод, електричество и ОВК плюс пакет дървесина за скеле, свързани с проекти — Тегления от подизпълнители и пакети материали, записани по проект — истинският марж никога не е предположение.

Табло за няколко проекта

Таблото на InvoiceFlow показва всички фактури по всички проекти: платени, просрочени, чернови и изпратени. За изпълнител с 5 активни проекта това е финансовият контролен панел, който с един поглед ви казва какво постъпва и какво остава неплатено.

Табло в Invoice Flow app на главен изпълнител — суми на неплатени и просрочени по активни проекти с последни фактури по етапи, разбити по статус — Какво постъпва, какво е неплатено — по всеки активен проект, в джоба ви.

Изисквания за фактури от корпоративни клиенти

Корпоративните възложители и управителите на имоти изискват официални фактури с номера на проекти, референции към договори и структурирани разбивки на разходите. Шаблонът Professional на InvoiceFlow с персонализирани полета за номер на проект, референция към разрешително и номер на поръчка от възложителя удовлетворява тези изисквания.

Проследяване на задържани суми

Добавете ред „Задържана сума“ като отрицателна стойност в етапните фактури. Проследявайте общата задържана сума през фазите на проекта. Когато задържаната сума бъде освободена при завършване на проекта, издайте окончателна фактура за задържаната сума. Цялата история на задържанията се вижда в записа на фактурата.

Вашият работен процес с InvoiceFlow

Подписан договор: Създайте график за фактуриране на проекта в InvoiceFlow. Всеки етап е фактура със своята сума и падеж. Изпраща се първата фактура — плащане за мобилизация се изисква, преди да започнат работите на обекта.
Всеки етап: Фактурата се изпраща преди или веднага при завършване на етапа. Клиентът плаща. Започва работата по следващата фаза.
Промяна в обхвата: Промяната е съгласувана. Създайте фактура за промяна веднага. Изпратете я. Не започвайте допълнителна работа, докато не бъде потвърдена финансово.
Покупка на материали: Записвайте в проследяването на разходите по проект. Точни данни за разходите.
Завършване на проекта: Окончателна фактура за списъка с дефекти и освобождаване на задържаната сума. Анализите показват общите приходи, разходи и марж по проекта.

Най-ценни функции за главните изпълнители

Фактуриране по етапи — Етапно фактуриране за дългосрочни проекти
Фактури за промяна в обхвата — Незабавно документиране на промените
Проследяване на разходи — Разходи за подизпълнители и материали по проект
Табло за няколко проекта — Финансово състояние на всички активни проекти
Персонализирани полета — Номера на проекти, референции към разрешителни, номера на поръчки
Анализи за печалба и загуба — Реален марж по проект

Реален пример: Rodriguez Construction управлява 8 проекта едновременно

Rodriguez Construction управлява едновременно жилищни и леки търговски проекти. Преди InvoiceFlow собственикът проследяваше фактурирането в електронна таблица — често фактурираше седмици след достигане на етапите, защото фактурирането се правеше в офиса в края на месеца. С InvoiceFlow етапните фактури се изпращат от обекта веднага при завършване. Промените в обхвата се документират в същия ден, в който бъдат съгласувани. Паричният поток се подобри значително, защото фактурирането се случва в реално време, а не със закъснение. Един спор относно промяна в обхвата беше разрешен за минути чрез позоваване на одобрената от клиента фактура за промяна.

Как да започнете

Изтеглете InvoiceFlow безплатно за Android. Настройте първия си проект с етапни фактури и изпратете първата си етапна фактура в деня, в който завърши първата фаза.