InvoiceFlow cho các Agency phát triển phần mềm: Lập hóa đơn chuyên nghiệp cho những dự án phức tạp

Vì sao các Agency phần mềm cần giải pháp lập hóa đơn tốt hơn

Các agency phát triển phần mềm nhỏ — xưởng làm phần mềm theo yêu cầu, studio phát triển ứng dụng, agency phát triển SaaS — phải xử lý những kịch bản thanh toán phức tạp đòi hỏi nhiều hơn một mẫu hóa đơn đơn giản. Các dự án lớn kéo dài nhiều tháng, có nhiều lập trình viên tham gia, cần lập hóa đơn theo cột mốc, và thường phát sinh các yêu cầu thay đổi làm mở rộng phạm vi ban đầu.

Khách hàng doanh nghiệp trong lĩnh vực phát triển phần mềm có những yêu cầu mua sắm rất chi tiết. Các startup cần hóa đơn chuyên nghiệp cho công tác kế toán ngay từ ngày đầu. Và khách hàng quốc tế thanh toán bằng các loại tiền tệ khác nhau mong đợi bộ chứng từ xuyên biên giới chuyên nghiệp.

Những điểm nhức nhối chính của các Agency phần mềm

Dự án lớn nhưng không lập hóa đơn theo cột mốc — dồn hết thanh toán vào cuối đồng nghĩa với 6 tháng làm việc không có dòng tiền
Các yêu cầu thay đổi được thêm vào dự án mà không lập hóa đơn chính thức — phạm vi phình ra làm bào mòn lợi nhuận
Khách hàng doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn có mã dự án, tham chiếu sprint và đầu mối thanh toán
Phát triển theo mô hình retainer nhưng không có hệ thống lập hóa đơn định kỳ
Khách hàng quốc tế cần hóa đơn bằng tiền tệ của họ
Không có bức tranh tổng hợp về doanh thu từ nhiều dự án

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Lập hóa đơn dự án theo cột mốc

Với các dự án phần mềm, hãy cấu trúc việc lập hóa đơn theo các cột mốc bàn giao: “Phát triển CRM theo yêu cầu — Cột mốc 1: Khảo sát và Kiến trúc: 8.000$”, “Cột mốc 2: Phát triển lõi: 24.000$”, “Cột mốc 3: Kiểm thử và Ra mắt: 8.000$”. Dòng tiền gắn liền với việc bàn giao. Khách hàng thanh toán dần theo giá trị được tạo ra. Rủi ro được phân bổ trên toàn bộ tiến độ dự án.

Lập hóa đơn theo Sprint

Với các dự án agile được lập hóa đơn theo sprint, hãy tạo hóa đơn hai tuần một lần hoặc hàng tháng: “Retainer phát triển — Sprint 12-13, 14-25 tháng 4 — 2 lập trình viên × 10 ngày × 900$/ngày: 18.000$”. Có kèm tham chiếu sprint. Khách hàng doanh nghiệp có thể đối chiếu hóa đơn với báo cáo sprint của họ.

Chứng từ hóa yêu cầu thay đổi

Khi khách hàng yêu cầu các tính năng vượt ngoài phạm vi ban đầu, hãy phát hành một hóa đơn yêu cầu thay đổi chính thức: “Yêu cầu thay đổi #3 — Mô-đun phân quyền người dùng (không có trong phạm vi ban đầu) — 20 giờ × 150$/giờ: 3.000$”. Được ghi nhận, định giá và phê duyệt trước khi bắt đầu phát triển. Không còn tranh cãi về phạm vi vào cuối dự án.

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một agency phát triển phần mềm — một mốc CRM tùy chỉnh được lập hóa đơn với một dòng lệnh thay đổi riêng và mã dự án, sprint và SOW trong trường tùy chỉnh — Một mốc và một lệnh thay đổi ngoài phạm vi trên cùng một hóa đơn — mã dự án, sprint và SOW ở nơi bộ phận mua sắm mong đợi.

Retainer công nghệ

Với hỗ trợ phát triển liên tục hoặc phát triển sản phẩm theo thời gian, hãy thiết lập một retainer công nghệ hàng tháng: “Retainer phát triển — Phát triển sản phẩm liên tục, 40 giờ/tháng: 12.000$”. Hóa đơn định kỳ. Khách hàng có một nguồn lực phát triển chuyên trách. Agency có doanh thu ổn định, dễ dự đoán.

Hóa đơn định kỳ trong Invoice Flow app cho một agency phần mềm — các hợp đồng phát triển hàng tháng bằng USD và EUR tạo tự động — Hợp đồng hàng tháng — bao gồm một hợp đồng EUR — tự lập hóa đơn, nên doanh thu dự đoán được đến mà không cần lập hóa đơn thủ công.

Khách hàng quốc tế đa tiền tệ

Với các startup và công ty ở nước khác, hãy phát hành hóa đơn bằng đồng tiền địa phương của họ. Chứng từ thanh toán xuyên biên giới chuyên nghiệp, phù hợp với yêu cầu kế toán của họ.

Tài liệu Invoice Flow app của một agency phần mềm — các cột mốc dự án, một thay đổi đơn hàng, một hợp đồng giữ chỗ hàng tháng và một cột mốc quốc tế bằng EUR — Cột mốc, một thay đổi đơn hàng, một hợp đồng giữ chỗ và một dự án EUR — mọi nhánh của một agency đa dự án trong một danh sách.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

Ký dự án: Phát hành hóa đơn cho giai đoạn khảo sát. Nhận thanh toán. Bắt đầu làm kiến trúc.
Hoàn thành cột mốc: Phát hành hóa đơn cột mốc gắn với sản phẩm bàn giao. Giai đoạn tiếp theo bắt đầu sau khi thanh toán.
Theo sprint: Hóa đơn sprint hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Mô hình lập hóa đơn agile được ghi nhận rõ ràng.
Yêu cầu thay đổi: Hóa đơn thay đổi chính thức trước khi bắt đầu phát triển. Việc mở rộng phạm vi được ghi nhận.
Cuối năm: Phân tích cho thấy doanh thu theo từng dự án và khách hàng. Doanh thu đa tiền tệ được tổng hợp.

Những tính năng giá trị nhất cho các Agency phần mềm

Payment Schedule (Lịch thanh toán) — Lập hóa đơn dự án nhiều cột mốc
Custom Fields (Trường tùy chỉnh) — Mã dự án, tham chiếu sprint, số tài khoản khách hàng
Recurring Invoices (Hóa đơn định kỳ) — Lập hóa đơn retainer phát triển hàng tháng
Multi-Currency (Đa tiền tệ) — Lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế
Analytics (Phân tích) — Doanh thu theo dự án và khách hàng
Professional Templates (Mẫu chuyên nghiệp) — Chứng từ thanh toán phù hợp cấp doanh nghiệp

Ví dụ thực tế: DevStudio giành được hợp đồng doanh nghiệp 200.000$

DevStudio là một agency phần mềm theo yêu cầu với 5 lập trình viên. Khi họ giành được hợp đồng doanh nghiệp trị giá 200.000$, bộ phận mua sắm của công ty khách hàng yêu cầu hóa đơn cột mốc chuyên nghiệp có kèm mã tham chiếu dự án của họ. Cách lập hóa đơn cũ trên Google Docs không đáp ứng được tiêu chuẩn mua sắm của doanh nghiệp. InvoiceFlow đã mang lại cho họ hạ tầng lập hóa đơn chuyên nghiệp. Mỗi hóa đơn cột mốc được nộp với đúng các tham chiếu và được xử lý trong chu kỳ thanh toán (AP) tiêu chuẩn của công ty. Dự án hoàn thành đúng tiến độ mà không có tranh chấp thanh toán nào.

Bắt đầu

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Thiết lập các dịch vụ phát triển, đơn giá sprint và mẫu cột mốc của bạn. Phát hành hóa đơn cột mốc dự án tiếp theo ngay hôm nay.