InvoiceFlow dla agencji tworzących oprogramowanie: profesjonalne fakturowanie złożonych projektów

Dlaczego agencje software’owe potrzebują lepszego fakturowania

Małe agencje tworzące oprogramowanie — pracownie custom software, studia rozwoju aplikacji, agencje budujące produkty SaaS — mają do czynienia ze złożonymi scenariuszami rozliczeń, które wymagają czegoś więcej niż prostego szablonu faktury. Duże projekty ciągną się miesiącami, angażują wielu programistów, wymagają rozliczeń opartych na kamieniach milowych i często obejmują zmiany zakresu (change orders), które powiększają pierwotny zakres prac.

Klienci korporacyjni w branży IT mają szczegółowe wymagania zakupowe. Startupy potrzebują profesjonalnych faktur do swojej księgowości od pierwszego dnia. A klienci międzynarodowi płacący w różnych walutach oczekują profesjonalnej dokumentacji transgranicznej.

Kluczowe bolączki agencji software’owych

Duże projekty bez rozliczeń w kamieniach milowych — pełna płatność na końcu oznacza 6 miesięcy niefinansowanej pracy
Prośby o zmiany dodawane do projektów bez formalnego zafakturowania — rozrastanie się zakresu (scope creep) zjada marże
Klienci korporacyjni wymagający faktur z kodami projektów, odniesieniami do sprintów i kontaktami rozliczeniowymi
Rozwój oparty na abonamencie (retainer) bez systemu rozliczeń cyklicznych
Klienci międzynarodowi potrzebujący faktur w swojej walucie
Brak skonsolidowanego widoku przychodów z wielu projektów

Jak rozwiązuje to InvoiceFlow

Rozliczanie projektów według kamieni milowych

W projektach programistycznych ustrukturyzuj rozliczenia według kamieni milowych dostaw: „Rozwój dedykowanego CRM — Kamień milowy 1: Analiza i architektura: 8000 zł”, „Kamień milowy 2: Rozwój podstawowy: 24 000 zł”, „Kamień milowy 3: Testy i wdrożenie: 8000 zł”. Przepływ gotówki dopasowany do dostaw. Klient płaci stopniowo, w miarę dostarczania wartości. Ryzyko rozłożone na cały harmonogram projektu.

Rozliczanie w sprintach

W projektach zwinnych (agile) rozliczanych za sprint twórz faktury dwutygodniowe lub miesięczne: „Retainer programistyczny — Sprint 12–13, 14–25 kwietnia — 2 programistów × 10 dni × 900 zł/dzień: 18 000 zł”. Odniesienie do sprintu zawarte. Klienci korporacyjni mogą powiązać faktury ze swoim raportowaniem sprintów.

Dokumentowanie zmian zakresu (change orders)

Gdy klienci proszą o funkcje wykraczające poza pierwotny zakres, wystaw formalną fakturę za zmianę zakresu: „Zmiana zakresu nr 3 — Moduł uprawnień użytkowników (poza pierwotnym zakresem) — 20 godzin × 150 zł/godz.: 3000 zł”. Udokumentowane, wycenione i zatwierdzone przed rozpoczęciem prac. Żadnych sporów o zakres na koniec projektu.

Edytor faktur agencji software'owej w Invoice Flow app — kamień milowy własnego CRM rozliczony z osobną pozycją zlecenia zmiany oraz referencjami projektu, sprintu i SOW w polach niestandardowych — Kamień milowy i zlecenie zmiany poza zakresem na jednej fakturze — referencje projektu, sprintu i SOW tam, gdzie oczekują ich zakupy.

Retainer technologiczny

W przypadku bieżącego wsparcia programistycznego lub rozwoju produktu ustaw miesięczny retainer techniczny: „Retainer programistyczny — Bieżący rozwój produktu, 40 godzin/miesiąc: 12 000 zł”. Faktura cykliczna. Klient ma dedykowany zasób programistyczny. Agencja ma przewidywalny przychód.

Faktury cykliczne w aplikacji Invoice Flow agencji software'owej — miesięczne ryczałty deweloperskie w USD i EUR generowane automatycznie — Miesięczne ryczałty — w tym jeden w EUR — generują się same, więc przewidywalny przychód przychodzi bez ręcznego fakturowania.

Klienci międzynarodowi i wielowalutowość

Dla startupów i firm z innych krajów wystawiaj faktury w ich walucie lokalnej. Profesjonalne fakturowanie transgraniczne dopasowane do ich wymogów księgowych.

Dokumenty agencji software'owej w aplikacji Invoice Flow app — etapy projektu, zmiana zakresu, miesięczny abonament i międzynarodowy etap w EUR — Etapy, zmiana zakresu, abonament i projekt w EUR — każdy wątek wieloprojektowej agencji na jednej liście.

Twój przepływ pracy z InvoiceFlow

Podpisany projekt: wystawiona faktura za fazę analizy. Płatność otrzymana. Rozpoczyna się architektura.
Ukończony kamień milowy: faktura za kamień milowy wystawiona wobec dostarczonego rezultatu. Kolejna faza rusza po płatności.
Rozliczenie w sprintach: dwutygodniowa lub miesięczna faktura za sprint. Udokumentowany model rozliczeń zwinnych.
Zmiana zakresu: formalna faktura za zmianę przed rozpoczęciem prac. Udokumentowane rozszerzenie zakresu.
Koniec roku: analityka pokazuje przychody według projektów i klientów. Przychody wielowalutowe skonsolidowane.

Najcenniejsze funkcje dla agencji software’owych

Harmonogram płatności (Payment Schedule) — rozliczanie projektów w wielu kamieniach milowych
Pola niestandardowe (Custom Fields) — kody projektów, odniesienia do sprintów, numery kont klientów
Faktury cykliczne (Recurring Invoices) — miesięczne rozliczanie retainerów programistycznych
Wielowalutowość (Multi-Currency) — rozliczanie klientów międzynarodowych
Analityka (Analytics) — przychody według projektów i klientów
Profesjonalne szablony — dokumenty rozliczeniowe odpowiednie dla przedsiębiorstw

Prawdziwy przykład: DevStudio zdobywa kontrakt korporacyjny na 200 000 zł

DevStudio to agencja custom software zatrudniająca 5 programistów. Gdy zdobyli kontrakt korporacyjny o wartości 200 000 zł, dział zakupów firmy wymagał profesjonalnych faktur za kamienie milowe z kodami odniesienia ich projektu. Ich wcześniejsze rozliczenia w Google Docs nie spełniały korporacyjnych standardów zakupowych. InvoiceFlow dał im profesjonalną infrastrukturę rozliczeniową. Każda faktura za kamień milowy była składana z poprawnymi odniesieniami i przetwarzana w standardowym cyklu zobowiązań firmy. Projekt zakończył się zgodnie z harmonogramem, bez żadnych sporów o rozliczenia.

Jak zacząć

Pobierz InvoiceFlow za darmo na Androida. Skonfiguruj swoje usługi programistyczne, stawki za sprinty i szablony kamieni milowych. Wystaw fakturę za kolejny kamień milowy projektu już dziś.