InvoiceFlow за агенции за софтуерна разработка: професионално фактуриране за сложни проекти

Защо софтуерните агенции се нуждаят от по-добро фактуриране

Малките агенции за софтуерна разработка — ателиета за custom софтуер, студиа за разработка на приложения, агенции за SaaS разработка — работят със сложни сценарии на фактуриране, които изискват нещо повече от обикновен шаблон за фактура. Големите проекти се простират върху месеци, ангажират множество разработчици, изискват фактуриране по етапи (milestones) и често включват заявки за промени, които добавят към първоначалния обхват.

Корпоративните клиенти в софтуерната разработка имат детайлни изисквания към доставчиците. Стартъпите се нуждаят от професионални фактури за счетоводството си от първия ден. А международните клиенти, които плащат в различни валути, очакват професионална трансгранична документация.

Основни болезнени точки за софтуерните агенции

Големи проекти без фактуриране по етапи — цялото плащане в края означава 6 месеца нефинансирана работа
Заявки за промени, добавени към проектите без формално фактуриране — разширяването на обхвата (scope creep) свива маржовете
Корпоративни клиенти, изискващи фактури с проектни кодове, референции към спринтове и лица за контакт по фактурирането
Разработка на база абонамент (retainer) без система за повтарящо се фактуриране
Международни клиенти, нуждаещи се от фактури в тяхната валута
Липса на консолидиран изглед на приходите от множество проекти

Как InvoiceFlow решава това

Фактуриране на проекти по етапи (milestones)

За софтуерни проекти структурирайте фактурирането на етапи на доставка: „Разработка на custom CRM — Етап 1: Проучване и архитектура: 8 000 лв.“, „Етап 2: Основна разработка: 24 000 лв.“, „Етап 3: Тестване и стартиране: 8 000 лв.“ Паричният поток е синхронизиран с доставката. Клиентът плаща постепенно, докато стойността се доставя. Рискът е разпределен по времевата линия на проекта.

Фактуриране на база спринт

За гъвкави (agile) проекти, фактурирани на спринт, създавайте двуседмични или месечни фактури: „Retainer за разработка — Спринт 12-13, 14-25 април — 2 разработчика × 10 дни × 900 лв./ден: 18 000 лв.“ Референцията към спринта е включена. Корпоративните клиенти могат да съпоставят фактурите със своята спринт отчетност.

Документиране на заявки за промени

Когато клиентите поискат функционалности извън първоначалния обхват, издайте формална фактура за заявка за промяна: „Заявка за промяна №3 — Модул за потребителски права (не е в първоначалния обхват) — 20 часа × 150 лв./час: 3 000 лв.“ Документирано, оценено и одобрено преди началото на разработката. Без спорове за обхвата в края на проекта.

Редактор на фактури в Invoice Flow app на агенция за софтуерна разработка — етап за поръчков CRM, фактуриран с отделен ред за заповед за промяна и референции за проект, спринт и SOW в персонализирани полета — Етап и извънобхватна заповед за промяна на една и съща фактура — референции за проект, спринт и SOW там, където снабдяването ги очаква.

Технологичен retainer

За текуща поддръжка на разработката или развитие на продукта настройте месечен технологичен retainer: „Retainer за разработка — Текущо развитие на продукта, 40 часа/месец: 12 000 лв.“ Повтаряща се фактура. Клиентът разполага със специализиран ресурс за разработка. Агенцията има предвидими приходи.

Повтарящи се фактури в Invoice Flow app на софтуерна агенция — месечни абонаменти за разработка в USD и EUR, генериращи се автоматично — Месечните абонаменти — включително един в EUR — се генерират сами, така че предвидимите приходи пристигат без ръчно фактуриране.

Международни клиенти с множество валути

За стартъпи и компании в други държави издавайте фактури в тяхната местна валута. Професионално трансгранично фактуриране, което отговаря на техните счетоводни изисквания.

Документи в Invoice Flow app на софтуерна агенция — етапи на проект, промяна в обхвата, месечен хонорар и международен етап в EUR — Етапи, промяна в обхвата, хонорар и проект в EUR — всяка нишка на многопроектна агенция в един списък.

Вашият работен процес с InvoiceFlow

Подписан проект: Издадена фактура за фазата на проучване. Плащането е получено. Започва архитектурата.
Завършен етап: Издадена фактура за етапа срещу доставения резултат. Следващата фаза започва след плащане.
На база спринт: Двуседмична или месечна фактура за спринт. Гъвкавият модел на фактуриране е документиран.
Заявка за промяна: Формална фактура за промяна преди началото на разработката. Разширяването на обхвата е документирано.
Край на годината: Аналитиката показва приходите по проект и клиент. Приходите в множество валути са консолидирани.

Най-ценните функции за софтуерните агенции

Платежен график — Фактуриране на проекти с множество етапи
Персонализирани полета — Проектни кодове, референции към спринтове, клиентски номера
Повтарящи се фактури — Месечно фактуриране на retainer за разработка
Множество валути — Фактуриране на международни клиенти
Аналитика — Приходи по проект и клиент
Професионални шаблони — Документи за фактуриране, подходящи за корпоративни клиенти

Реален пример: DevStudio печели корпоративен договор за 200 000 лв.

DevStudio е агенция за custom софтуер с 5 разработчика. Когато спечелиха корпоративен договор за 200 000 лв., отделът за доставки на компанията изиска професионални фактури по етапи с техните проектни референтни кодове. Предишното им фактуриране в Google Docs не отговаряше на корпоративните стандарти за доставки. InvoiceFlow им предостави професионалната инфраструктура за фактуриране. Всяка фактура за етап беше подадена с правилните референции и обработена в стандартния цикъл на плащане на компанията. Проектът приключи по график без спорове за фактурирането.

Първи стъпки

Изтеглете InvoiceFlow безплатно за Android. Настройте вашите услуги за разработка, ставки за спринтове и шаблони за етапи. Издайте днес следващата си фактура за етап от проект.