Nhà thiết kế nội thất bắt đầu giành được khách hàng thương mại: Một cuộc chuyển mình về cách lập hóa đơn

Bởi Natalie Rhodes, Nhà thiết kế nội thất & Chủ studio — Nashville, TN

Tôi bắt đầu studio thiết kế nội thất của mình ngay khi vừa tốt nghiệp cao học, làm việc từ một văn phòng tại nhà và nhận bất kỳ dự án dân dụng nào tôi tìm được. Những năm đầu ấy là cả một quá trình học nghề thiết kế: mỗi dự án dạy tôi điều gì đó về giao tiếp với khách hàng, quản lý phạm vi công việc và thực tế của việc biến một ý tưởng thành một không gian hoàn thiện.

Chúng cũng dạy tôi, một cách chậm rãi và đôi khi đau đớn, rằng cấu trúc tài chính của công việc thiết kế nội thất là một trong những thứ phức tạp nhất trong bất kỳ ngành dịch vụ nào. Bạn đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ sáng tạo, chuyên gia mua sắm, quản lý dự án và điều phối nhà thầu. Mỗi vai trò có một logic lập hóa đơn khác nhau. Quản lý tất cả chúng một cách mạch lạc, chuyên nghiệp đã tốn của tôi nhiều năm mới nắm bắt được.

Câu chuyện về việc tôi tìm ra cách làm điều đó thực ra chính là câu chuyện về việc giành được dự án thương mại lớn đầu tiên của tôi — và tạm thời đánh mất nó vì chứng từ hóa đơn của tôi chưa đủ tốt.

Dự án khách sạn suýt tuột khỏi tay

Năm năm sau khi hành nghề, tôi nhận được lời mời từ một nhà phát triển khách sạn boutique đang xây dựng một cơ sở mười phòng ở phía Đông Nashville. Anh ấy đã thấy các công trình dân dụng của tôi và cho rằng phong cách thẩm mỹ của tôi phù hợp với cơ sở này. Chúng tôi có một buổi gặp. Anh ấy rất thích ý tưởng của tôi. Chúng tôi bắt đầu bàn về phí.

Khi tôi trình bày cấu trúc phí của mình — bằng lời, trong một cuộc họp — anh ấy thật sự quan tâm. Nhưng khi anh mời đối tác kinh doanh và kế toán của họ tham gia, câu chuyện thay đổi. Họ cần chứng từ chính thức. Họ cần một cấu trúc hóa đơn dự án khớp với quy trình ngân sách xây dựng của họ. Họ cần thấy hóa đơn theo giai đoạn với các cột mốc bàn giao, chứng từ chi phí chuyển tiếp cho nhà thầu phụ, và một thứ gì đó mà kế toán của họ có thể phân loại vào ngân sách chi phí đầu tư (CapEx).

Tôi về nhà và cố tạo ra thứ họ yêu cầu. Thứ tôi có là một mẫu tài liệu Word từng dùng cho các dự án dân dụng, chỉnh sửa đôi chút cho mục đích thương mại. Nó không có cấu trúc cột mốc theo giai đoạn. Nó không có định dạng lập hóa đơn nhà thầu phụ. Nó không có các trường doanh nghiệp mà họ cần.

Tôi gửi đi. Họ phản hồi với một danh sách những gì còn thiếu. Tôi chỉnh sửa. Tôi gửi lại. Họ quay lại với thêm nhiều câu hỏi.

Cuối cùng dự án vẫn tiến triển. Nhưng đó là thêm hai tuần qua lại về chứng từ hóa đơn trước khi chúng tôi có thể bắt đầu. Tôi đã suýt đánh mất dự án vì kế toán của nhà phát triển không yên tâm với chất lượng chứng từ của tôi.

Sau trải nghiệm đó, tôi xây dựng lại toàn bộ hệ thống lập hóa đơn của mình.

Lập hóa đơn thiết kế nội thất thương mại thực sự đòi hỏi những gì

Khách hàng thương mại — khách sạn, nhà hàng, văn phòng, không gian bán lẻ — hoạt động trong một môi trường tài chính khác về căn bản so với khách hàng dân dụng. Họ có:

Mã ngân sách và mã tham chiếu dự án: Mỗi hóa đơn cần tham chiếu một dòng ngân sách hoặc mã dự án cụ thể để có thể phân loại vào hệ thống theo dõi chi phí đầu tư của họ.

Cột mốc theo giai đoạn: Các dự án thương mại trải qua những giai đoạn xác định — thiết kế ý tưởng, thiết kế sơ phác, phát triển thiết kế, hồ sơ thi công, quản lý thi công — và việc lập hóa đơn gắn với việc hoàn thành từng giai đoạn, chứ không phải theo thời gian bỏ ra.

Chứng từ nhà thầu phụ: Khi tôi điều phối một chuyên gia âm thanh - hình ảnh (AV), một nhà thiết kế chiếu sáng hay một xưởng gia công nội thất tùy chỉnh, khách hàng cần chi phí đó được ghi chép riêng biệt với phí thiết kế của tôi, kèm phần chênh lệch điều phối được nêu rõ.

Điều khoản thanh toán net-30: Khách hàng thương mại thanh toán qua bộ phận công nợ phải trả theo chu kỳ net-30. Họ không trả tiền ngay khi kết thúc cuộc họp. Họ cần hóa đơn chính thức có thể được luân chuyển qua bộ phận tài chính của họ.

Cách lập hóa đơn dân dụng của tôi không đáp ứng được bất kỳ yêu cầu nào trong số đó.

Xây dựng hệ thống lập hóa đơn thương mại trong InvoiceFlow

Sau dự án khách sạn, tôi dành trọn một cuối tuần để thiết lập InvoiceFlow cho công việc thương mại.

Tôi xây dựng bốn mẫu hóa đơn:

Hóa đơn ký kết dự án (Project Engagement Invoice): Phí giữ chỗ thiết kế khi khởi động dự án. Ghi rõ toàn bộ phạm vi dự án, cấu trúc phí và yêu cầu đặt cọc ban đầu. Có trường mã tham chiếu dự án doanh nghiệp. Điều khoản net-30.

Hóa đơn hoàn thành giai đoạn (Phase Completion Invoice): Kích hoạt vào cuối mỗi giai đoạn thiết kế. Ghi rõ giai đoạn đã hoàn thành, các sản phẩm bàn giao đã cung cấp và phí cho giai đoạn đó. Bao gồm tổng phí đã lập hóa đơn lũy kế và số dư còn lại.

Hóa đơn mua sắm (Procurement Invoice): Dành cho nội thất, thiết bị và vật liệu mua thay mặt khách hàng. Liệt kê chi tiết theo từng hạng mục với giá mua sỉ và phần chênh lệch thiết kế được nêu rõ trên mỗi dòng. Có các dòng nhà thầu phụ cho bất kỳ chuyên gia chuyên biệt nào.

Hóa đơn hoàn tất (Completion Invoice): Hóa đơn số dư cuối cùng khi dự án hoàn tất, bao gồm bất kỳ phí điều phối còn tồn đọng, phí giám sát lắp đặt và chi phí đi lại được hoàn trả.

Dự án khách sạn — vốn khởi đầu rối rắm — đã được lập lại hóa đơn bằng các mẫu này khi chúng tôi tiến qua các giai đoạn thiết kế. Đến khi chúng tôi đến giai đoạn ba, kế toán của nhà phát triển đã phê duyệt hóa đơn ngay trong ngày nhận được. Có lần cô ấy nói với tôi rằng cách lập hóa đơn của tôi đã trở thành “đúng chính xác thứ chúng tôi cần.”

Cuộc trò chuyện về phần chênh lệch giá đã trở thành chuyện nhỏ

Một trong những khía cạnh tế nhị nhất của việc lập hóa đơn thiết kế nội thất là phần chênh lệch giá mua sỉ. Khi tôi mua nội thất, thiết bị và vật liệu ở giá sỉ rồi bán lại cho khách hàng kèm phần chênh lệch, phần chênh lệch đó là khoản thù lao chính đáng cho chuyên môn và các mối quan hệ mua sắm của tôi. Nhưng cách nó được trình bày trên hóa đơn lại rất quan trọng.

Trong công việc dân dụng thời kỳ đầu, đôi khi tôi giấu phần chênh lệch — chỉ cho khách hàng thấy chi phí “ròng” mà không tiết lộ giá sỉ hay tỷ lệ phần trăm của tôi. Điều này tạo ra một vấn đề minh bạch cốt lõi. Nếu khách hàng phát hiện phần chênh lệch một cách gián tiếp (điều này đã xảy ra hai lần), tổn thất về niềm tin là rất lớn.

Với các hóa đơn mua sắm trong InvoiceFlow, tôi trình bày giá sỉ và phần chênh lệch một cách công khai:

“Mua sắm phòng khách — Ý tưởng phòng khách sạn 101:

• Ghế lounge × 4 (Designtex Trade): 1.840 $ mỗi cái × 4: 7.360 $
• Bàn phụ × 4 (gia công tùy chỉnh): 480 $ mỗi cái × 4: 1.920 $
• Thảm trải sàn — len tùy chỉnh (Landry & Arcari): 2.800 $
• Tác phẩm nghệ thuật — tranh gốc × 2 (Đặt vẽ từ nghệ sĩ địa phương): 1.600 $
• Phần chênh lệch thiết kế (22%): 3.005 $ Tổng hóa đơn mua sắm: 16.685 $”

Khách hàng thấy chính xác những gì đã được mua và chính xác khoản tôi kiếm được từ việc mua sắm. Trong sáu năm sử dụng định dạng này, không một khách hàng thương mại nào chất vấn phần chênh lệch của tôi khi nó được ghi chép theo cách này. Sự minh bạch đã loại bỏ yếu tố đối đầu khỏi cuộc trò chuyện.

Lập hóa đơn nhà thầu phụ đã mở rộng dịch vụ của tôi

Trước khi có cách lập hóa đơn chuyển tiếp chuyên nghiệp, tôi ngại thuê các chuyên gia chuyên biệt cho dự án của mình. Sự phức tạp về hành chính khi quản lý thêm một mối quan hệ hóa đơn, cộng thêm phần chênh lệch và trình bày gọn gàng cho khách hàng khiến tôi nản lòng.

Với định dạng lập hóa đơn chuyển tiếp của InvoiceFlow, việc quản lý nhà thầu phụ trở nên đơn giản:

“Điều phối nhà thầu phụ — Dự án khách sạn:

• Thiết kế hệ thống AV — TechSpace Consulting (đính kèm hóa đơn): 4.200 $
• Thiết kế chiếu sáng tùy chỉnh — Lumina Design Group (đính kèm hóa đơn): 3.800 $
• Phần chênh lệch điều phối dự án (12%): 960 $ Tổng hóa đơn nhà thầu phụ: 8.960 $. Mã tham chiếu dự án: [MÃ KHÁCH HÀNG].”

Khách hàng nhận được các hóa đơn gốc của nhà thầu phụ đính kèm cùng hóa đơn điều phối của tôi. Họ thấy chi phí nhà thầu phụ và phần chênh lệch của tôi trong một tài liệu chuyên nghiệp duy nhất. Phần chênh lệch của tôi được ghi chép rõ ràng và được chứng minh hợp lý bởi công việc điều phối mà nó đại diện.

Kể từ khi triển khai lập hóa đơn nhà thầu phụ, tôi đã thuê các chuyên gia AV, nhà thiết kế chiếu sáng, chuyên gia âm học và các xưởng gia công tùy chỉnh trên nhiều dự án. Các dự án của tôi hoàn chỉnh hơn, quan hệ với khách hàng toàn diện hơn, và doanh thu trên mỗi dự án cao hơn.

Studio bây giờ trông ra sao

Studio của tôi giờ có sự pha trộn giữa công việc dân dụng và thương mại — khoảng 40% dân dụng và 60% thương mại, tính theo doanh thu. Sự chuyển dịch sang thương mại diễn ra khi cách lập hóa đơn của tôi trở nên đủ chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu của khách hàng thương mại.

Các dự án hiện tại gồm ba khách sạn boutique, hai nội thất nhà hàng và một công trình hoàn thiện văn phòng cho một công ty đầu tư tư nhân. Tất cả đều được lập hóa đơn qua InvoiceFlow với hóa đơn theo giai đoạn, chứng từ mua sắm và các khoản chuyển tiếp nhà thầu phụ.

Tổng doanh thu dự án năm nay: cao hơn đáng kể so với bốn năm trước, gần như hoàn toàn nhờ công việc thương mại mà tôi đã không thể giành được nếu thiếu hạ tầng lập hóa đơn chuyên nghiệp.

Dự án khách sạn suýt tuột khỏi tay vì hóa đơn tài liệu Word của tôi chưa đủ tốt — giờ tôi đang thiết kế cơ sở thứ hai cho họ.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng các mẫu hóa đơn theo giai đoạn, định dạng hóa đơn mua sắm và chứng từ nhà thầu phụ của bạn. Giành lấy những dự án thương mại mà công việc dân dụng của bạn đã và đang chứng minh bạn đủ khả năng đảm nhận.

Natalie Rhodes là chủ của Rhodes Interior Design tại Nashville, Tennessee, chuyên về nội thất khách sạn boutique, nhà hàng và văn phòng. Studio của cô thực hiện các dự án từ khâu ý tưởng đến quản lý thi công.