Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Projektantka wnętrz, która zaczęła zdobywać klientów komercyjnych: transformacja rozliczeń

Autor: Natalie Rhodes, projektantka wnętrz i właścicielka pracowni — Nashville, TN

Założyłam swoje studio projektowania wnętrz zaraz po ukończeniu studiów magisterskich, pracując z domowego biura i podejmując się każdego projektu mieszkaniowego, jaki udało mi się znaleźć. Te wczesne lata były prawdziwą szkołą projektowania: każdy projekt uczył mnie czegoś o komunikacji z klientem, zarządzaniu zakresem i realiach przekuwania wizji w gotową przestrzeń.

Nauczyły mnie też, powoli i czasem boleśnie, że struktura finansowa pracy projektanta wnętrz należy do najbardziej złożonych w całej branży usługowej. Jesteś jednocześnie dostawcą usług kreatywnych, specjalistą ds. zaopatrzenia, kierownikiem projektu i koordynatorem wykonawców. Każda z tych ról ma inną logikę rozliczeń. Ogarnięcie ich wszystkich w spójny, profesjonalny sposób zajęło mi lata.

Historia tego, jak to sobie poukładałam, to tak naprawdę historia zdobycia mojego pierwszego dużego projektu komercyjnego — i tymczasowej utraty go, ponieważ moja dokumentacja rozliczeniowa nie była wystarczająco dobra.

Projekt hotelowy, który omal mi nie umknął

Pięć lat po założeniu pracowni otrzymałam zapytanie od dewelopera butikowego hotelu, który tworzył dziesięciopokojowy obiekt we wschodnim Nashville. Widział moje prace mieszkaniowe i uznał, że moja estetyka pasuje do obiektu. Spotkaliśmy się. Pokochał moją koncepcję. Zaczęliśmy rozmawiać o honorariach.

Kiedy przedstawiłam moją strukturę honorariów — ustnie, na spotkaniu — był naprawdę zainteresowany. Gdy jednak dołączył jego wspólnik i ich księgowa, rozmowa się zmieniła. Potrzebowali formalnej dokumentacji. Potrzebowali struktury faktur projektowych pasującej do ich procesu budżetu budowlanego. Musieli zobaczyć rozliczanie fazowe z kamieniami milowymi dostaw, dokumentację przenoszenia kosztów podwykonawców oraz coś, co ich księgowa mogłaby zaksięgować w ramach budżetu inwestycyjnego (CapEx).

Wróciłam do domu i próbowałam przygotować to, o co prosili. Miałam jednak szablon dokumentu Word, którego używałam do projektów mieszkaniowych, lekko zmodyfikowany na potrzeby komercyjne. Nie miał struktury kamieni milowych faz. Nie miał formatu rozliczania podwykonawców. Nie miał firmowych pól, których potrzebowali.

Wysłałam go. Wrócili z listą tego, czego brakowało. Poprawiłam. Wysłałam ponownie. Wrócili z kolejnymi pytaniami.

Projekt ostatecznie ruszył. Ale zanim mogliśmy zacząć, upłynęły dwa dodatkowe tygodnie korespondencji tam i z powrotem na temat dokumentacji rozliczeniowej. Byłam bardzo bliska utraty projektu, ponieważ księgowa dewelopera nie czuła się komfortowo z jakością mojej dokumentacji.

Po tym doświadczeniu przebudowałam cały mój system rozliczeń.

Czego naprawdę wymaga rozliczanie komercyjnych projektów wnętrz

Edytor faktur projektanta wnętrz w Invoice Flow app — sofa, stolik kawowy i dywan w cenach handlowych z 25% narzutem za usługę projektową jako osobną pozycją oraz referencjami projektu i konta handlowego w polach niestandardowych
Każdy element wyposażenia w cenie handlowej z 25% narzutem w osobnej pozycji — koszt produktu i opłata projektowa nigdy się nie zlewają.

Klienci komercyjni — hotele, restauracje, biura, przestrzenie handlowe — funkcjonują w zupełnie innym środowisku finansowym niż klienci indywidualni. Mają:

Kody budżetowe i odniesienia projektów: Każda faktura musi odnosić się do konkretnej pozycji budżetowej lub kodu projektu, aby można było ją zaksięgować w ramach śledzenia nakładów inwestycyjnych.

Kamienie milowe oparte na fazach: Projekty komercyjne przechodzą przez zdefiniowane fazy — koncepcja, projekt schematyczny, rozwinięcie projektu, dokumentacja wykonawcza, nadzór nad budową — a rozliczenia są powiązane z ukończeniem fazy, a nie z poświęconym czasem.

Dokumentacja podwykonawców: Kiedy koordynuję konsultanta AV, projektanta oświetlenia lub producenta mebli na wymiar, klient potrzebuje udokumentowania tego kosztu osobno od mojego honorarium projektowego, z jasno podaną moją marżą za koordynację.

Terminy płatności netto 30 dni: Klienci komercyjni płacą przez dział zobowiązań w cyklach netto 30 dni. Nie płacą pod koniec spotkania. Potrzebują formalnych faktur, które można przekazać ich zespołowi finansowemu.

Moje podejście do rozliczeń mieszkaniowych nie spełniało żadnego z tych wymogów.

Budowa systemu rozliczeń komercyjnych w InvoiceFlow

Dokumenty w aplikacji Invoice Flow projektanta wnętrz — ryczałt projektowy, faktura za zakup mebli, faza wyposażenia hotelu i faza koncepcji restauracji
Ryczałt, faktura za zakupy i dwie fazy komercyjne — prace mieszkalne i komercyjne śledzone obok siebie.

Po projekcie hotelowym poświęciłam weekend na skonfigurowanie InvoiceFlow do pracy komercyjnej.

Zbudowałam cztery szablony faktur:

Faktura na rozpoczęcie projektu (Project Engagement Invoice): Zaliczka projektowa przy starcie projektu. Dokumentuje pełny zakres projektu, strukturę honorarium i wymóg wpłaty początkowej. Firmowe pole odniesienia projektu. Termin netto 30 dni.

Faktura za ukończenie fazy (Phase Completion Invoice): Wystawiana pod koniec każdej fazy projektowej. Dokumentuje ukończoną fazę, dostarczone rezultaty oraz honorarium za tę fazę. Zawiera bieżącą sumę zafakturowanych honorariów i pozostałe saldo.

Faktura zaopatrzeniowa (Procurement Invoice): Za meble, oprawy i materiały kupione w imieniu klienta. Rozbita na pozycje, z ceną hurtową i marżą projektową jasno podanymi w każdej linii. Pozycje podwykonawców dla wszelkich specjalistycznych konsultantów.

Faktura końcowa (Completion Invoice): Faktura na saldo końcowe po ukończeniu projektu, obejmująca wszelkie zaległe opłaty za koordynację, nadzór nad montażem oraz zwrot kosztów podróży.

Projekt hotelowy — który zaczął się chaotycznie — był refakturowany za pomocą tych szablonów, gdy postępowaliśmy przez kolejne fazy projektowe. Zanim dotarliśmy do trzeciej fazy, księgowa dewelopera zatwierdzała faktury tego samego dnia, w którym je otrzymywała. W pewnym momencie powiedziała mi, że moje rozliczenia stały się „dokładnie tym, czego potrzebujemy”.

Rozmowa o marży, która przestała być problemem

Analityka projektanta wnętrz w aplikacji Invoice Flow app — dochód od początku roku w projektach mieszkaniowych i komercyjnych
Dochód mieszkaniowy i komercyjny w jednym trendzie — widok, który mówi jej, gdzie studio naprawdę rośnie.

Jednym z najbardziej delikatnych aspektów rozliczeń w projektowaniu wnętrz jest marża na cenie hurtowej. Kiedy kupuję meble, oprawy i materiały w cenach hurtowych i sprzedaję je klientom z marżą, marża ta jest uzasadnionym wynagrodzeniem za moją wiedzę i relacje w zakresie zaopatrzenia. Ale to, jak jest komunikowana na fakturze, ma znaczenie.

We wczesnej pracy mieszkaniowej czasem ukrywałam marżę — pokazując klientom jedynie koszt „netto” dla nich, bez ujawniania ceny hurtowej ani mojego procentu. Rodziło to fundamentalny problem przejrzystości. Jeśli klient odkrył marżę pośrednio (co zdarzyło się dwukrotnie), szkoda dla zaufania była znacząca.

W moich fakturach zaopatrzeniowych w InvoiceFlow pokazuję cenę hurtową i marżę otwarcie:

„Zaopatrzenie salonu — koncepcja Pokój Hotelowy 101:

Klienci widzą dokładnie, co zostało kupione, i dokładnie, ile zarabiam na zaopatrzeniu. Przez sześć lat używania tego formatu ani jeden klient komercyjny nie zakwestionował mojej marży, gdy jest ona udokumentowana w ten sposób. Przejrzystość usuwa element sporu z rozmowy.

Rozliczanie podwykonawców, które rozszerzyło moje usługi

Zanim miałam profesjonalne rozliczanie przenoszonych kosztów, wahałam się przed angażowaniem specjalistycznych konsultantów w moich projektach. Złożoność administracyjna zarządzania kolejną relacją rozliczeniową, doliczania marży i przejrzystego przedstawiania tego klientowi była zniechęcająca.

Dzięki formatowi rozliczania przenoszonych kosztów w InvoiceFlow zarządzanie podwykonawcami stało się proste:

„Koordynacja podwykonawców — projekt hotelowy:

Klient otrzymuje oryginalne faktury podwykonawców załączone do mojej faktury koordynacyjnej. Widzi koszt podwykonawcy i moją marżę w jednym profesjonalnym dokumencie. Moja marża jest jasno udokumentowana i uzasadniona pracą koordynacyjną, którą reprezentuje.

Od czasu wdrożenia rozliczania podwykonawców zaangażowałam konsultantów AV, projektantów oświetlenia, konsultantów akustycznych i producentów mebli na wymiar w wielu projektach. Moje projekty są bardziej kompletne, moje relacje z klientami bardziej wszechstronne, a mój przychód na projekt wyższy.

Jak wygląda studio teraz

Moje studio ma teraz mieszankę prac mieszkaniowych i komercyjnych — około 40% mieszkaniowych i 60% komercyjnych, mierzone przychodem. Przejście na komercję nastąpiło, gdy moje rozliczenia stały się na tyle profesjonalne, by spełnić wymogi klientów komercyjnych.

Bieżące projekty obejmują trzy butikowe obiekty hotelowe, dwa wnętrza restauracyjne i wykończenie biura dla firmy private equity. Wszystkie są fakturowane przez InvoiceFlow z rozliczaniem fazowym, dokumentacją zaopatrzenia i przenoszeniem kosztów podwykonawców.

Całkowity przychód z projektów w tym roku: znacznie wyższy niż cztery lata temu, napędzany niemal wyłącznie pracą komercyjną, której nie mogłabym zdobyć bez profesjonalnej infrastruktury rozliczeniowej.

Projekt hotelowy, który omal mi nie umknął, bo moja faktura w Wordzie nie była wystarczająco dobra — właśnie projektuję ich drugi obiekt.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj swoje szablony rozliczeń fazowych, format faktury zaopatrzeniowej i dokumentację podwykonawców. Zdobądź projekty komercyjne, do których kwalifikuje Cię Twoja praca mieszkaniowa.

Natalie Rhodes jest właścicielką Rhodes Interior Design w Nashville w stanie Tennessee, specjalizującą się we wnętrzach butikowych obiektów hotelarskich, restauracji i biur. Jej studio prowadzi projekty od koncepcji po nadzór nad budową.